Inledning
Ringsekreteraransvarig
Att göra ringsekreterarlista
Korrespondens med ringsekreterare
Ringsekreterarelev och -aspirant
Under utställningen
Praktiska anvisningar till ringsekreterare
Ordonnanser
Checklista ringsekreterarlåda
Bilagor
Inledning
En ringsekreterares arbete innebär att assistera domaren. För officiella utställningar krävs två (2) auktoriserade ringsekreterare i ringen. Utställningskommittén har dock beslutat om generell dispens att använda endast en ringsekreterare vid max 25 hundar i ringen på en utställning.
Ringsekreteraransvarig
Varje läns- och specialklubb bör ha en ringsekreteraransvarig som handhar rekrytering av ringsekreterare och för ett aktuellt register över auktoriserade ringsekreterare i sin region. Registret ska föras i enlighet med dataskyddsförordningen, GDPR. Ringsekreteraransvarig bör givetvis vara väl insatt i gällande Regler och anvisningar för ringsekreterare.
Det är av största vikt att den ansvarige är väl insatt i SKKs Utställnings- och championatbestämmelser, SKKs regelverk och resereglemente samt ringsekreteraretiska regler.
Som ansvarig gäller det att planera i god tid inför utställningarna. Inbjudan bör gå ut minst 3-4 mån innan utställningen beroende på hur andra utställningar i närområden ligger.
Att göra ringsekreterarlista
Arbetet i ringarna ska gå så friktionsfritt som möjligt. Det är därför viktigt att vid tillsättandet av ringsekreterare ta hänsyn till respektive ringsekreterares önskemål, t ex om de vill vara skrivande/inkallande, val av kollega/domare samt eventuella språkkunskaper.
Tänk på att inte placera nyutexaminerade ringsekreterare hos domare som man vet är snabba och oftast har mycket hundar och inte heller två nyutexaminerade i samma ring. Huvudprincipen är att i möjligaste mån sätta ringsekreterare tillsammans med samma kollega och domare båda dagarna vid en tvådagarsutställning. Om det inte går att få ihop med de kontrakterade ringsekreterarna så prioriteras de utländska domarna.
Ringsekreteraransvarig ser till att ringsekreterarlistan kommer med i katalogen.
Återbud från ringsekreterare kan komma fram till utställningsdagen. Av ringsekreteraravtalet framgår vilken typ av skäl som är acceptabelt, detta gäller även från arrangörens sida.
Korrespondens med ringsekreterare
Använd alltid SKKs "Inbjudan/bekräftelse/avtal för ringsekreterare" samt se till att det är arrangerande klubb som betalar telefonsamtal och porton.
Senast 12 dagar före utställning skall ringsekreterarna ha PM och övrig information vad som gäller för tjänstgöringen; vilken domare man ska arbeta för, ringsekreterarkollega, eventuellt boende etc. Ringsekreterarna ska också få information om kontaktperson och mobilnummer till ansvarig på utställningsplatsen. Skriv gärna i detta informationsbrev hur arvodet kommer betalas ut. Då arvodet betalas ut i efterhand underlättar det att få in bankkontonummer från ringsekreterarna redan innan utställningen.
För undvikande av missförstånd kring vad som är avtalat, rekommenderas att arrangör gör en särskild notering på ringsekreteraravtalet under rubriken ‘Särskilda överenskommelser’ som förtydligar exempelvis om traktamente vid övernattning inte ska utbetalas.
Ringsekreterarelev och -aspirant
Ta reda på eventuella tidigare tjänstgöringar och för vem. Elev placeras i ring där de båda tjänstgörande ringsekreterarna arbetat minst fem gånger de senast två åren. Aspirant placeras i ring med minst 40 anmälda hundar och där handledande ringsekreterare arbetat minst fem gånger de senaste två åren. Glöm inte att i god tid tillfråga respektive ringsekreterare om han/hon är villig att ha elev eller aspirant. Välj de ringsekreterare som ska vara handledare till elev/aspirant med omsorg, då det är viktigt att dessa får kunnig handledning och ett bra bemötande.
Tjänstgörande ringsekreterare ska innan bedömningen börjar informera domaren om att elev/aspirant kommer att finnas i ringen. Elev/aspirant ska själv se till att kopia av resultatlista finns i ringen.
Tjänstgöringen godkännes av ringsekreterarna och intyget undertecknas av ringsekreterare och arrangören (lämpligen ringsekreteraransvarige).
Under utställningen
Använd en avprickningslista direkt på morgonen så att du snabbt får kontroll på var eventuella luckor finns. Ett förslag kan vara att sätta upp en lista på samtliga ringsekreterare där var och en kan sätta sin signatur. Det är praktiskt att ha några ringsekreterare i reserv i fall någon skulle bli sjuk, framförallt vid stora utställningar.
Hålls genomgång före utställningen ska ringsekreteraren vara med på denna. Har inte reseräkningarna delats ut tidigare kan detta vara ett bra tillfälle att göra det.
Informera gärna för säkerhets skull även om vilka uppgifter ett veterinärintyg ska innehålla enligt utställningsbestämmelserna, dvs hundens ras, registrerat namn, registreringsnummer, ID-nummer, beskrivning av skada, om den är förvärvad, vad ingreppet avser, åtgärd, anledning till åtgärd och om kroppsdel avlägsnats kommentera dess utseende.
Informera även om vilket intyg om beviljad dispens som gäller (se mer information i bilagor).
Det är bra om det i ringsekreterarlådan finns skriftlig information som tar upp eventuella nyheter och information om eventuella vandringspriser samt annat av vikt, t ex för berörda ringar att mätning av tax och pudel bör ske före bedömningens början (se bilaga) och information om hur man går till väga vid eventuell ommätning. Informationsbladen för domare angående obligatorisk mätning bör
också finnas i ringlådorna för berörda raser. I berörda ringlådor ska utvärderingsblankett för SRD finnas (finns på svenska och engelska), se mer information i avsnittet om SRD under avsnitt Domare. Utvärderingsblankett för SRD ska tillämpas på samtliga länsklubbsutställningar och specialklubbsutställningar.
Ringsekreteraransvarig ska gå runt i ringarna cirka en timme efter start och se efter att allt fungerar. Tveka inte att flytta om personal i ringarna om det skulle kärva i samarbetet.
Löpande under utställningsdagarna är det praktiskt att tömma ringsekreterarlådorna allt eftersom de kommer in. Om klubben vid tvådagarsutställning inte har full uppsättning till båda dagarna packas söndagens lådor efter lördagens bedömningar. Lördagens resultatlistor och kritiker läggs exempelvis i en kartong, kontrollera att allt finns med från alla ringar. Notera det som har tagit slut under dagen så att ni kommer ihåg att köpa in detta till nästa utställning.
Utvärderingsblanketterna för SRD samlar arrangören in för vidare befordran till SKKs kansli. Blanketten kan lämnas in av ringskreterarna tillsammans med ringlådan alternativt att domaren själv lämnar in dem till sekretariatet.
Efter utställningen ska ringsekreteraransvarig kontrollera att resultatlistorna är korrekt förda samt undertecknade av domaren och båda ringsekreterarna.
Praktiska anvisningar till ringsekreterare
Senast 45 minuter, helst en timme, innan bedömningen startar bör ringsekreteraren anmäla sig för tjänstgöring. Ringsekreterare tar med låda och eventuell fikakorg till ringen och förbereder sitt arbete under dagen. Har domaren inte kommit c:a 15 minuter före bedömning meddelas sekretariatet.
För att kunna göra ett effektivt arbete behöver ringsekreteraren tid att förbereda sitt arbete innan bedömningen börjar. Man behöver bl a "prata ihop sig" med ringkollegan om hur arbetet ska läggas upp sinsemellan och kanske behövs också tid att komplettera om något saknas i ringen, exempelvis bord för små hundar eller mätsticka/måttband tax/mätbåge pudel.
Ringsekreterarna ska gå igenom rutinerna med domaren innan bedömningen börjar, som t ex var han vill ha ett eventuellt bord, var placeringsskyltarna ska stå med mera. Informera gärna domaren fortlöpande under dagen om hur bedömningen ligger till tidsmässigt. Om gångmattor och trimbord ska användas, måste det kontrolleras att dessa är placerade så att bedömningen kan flyta smidigt. Inget onödigt får störa domarens koncentration under bedömning.
Ordonnanser
Även om det optimala vore att ha en egen ordonnans i varje ring, så kan det vid stora utställningar vara praktiskt svårt att genomföra, och då får i stället några ordonnanser dela upp ringarna mellan sig. Uppgiften är att hjälpa ringsekreterarna med ärenden, t ex att hämta rosetter/priskort, att lämna snabbresultatlappar till resultatservice samt "övriga ärenden". Lämpligt är att alla ringar får ett besök varje halvtimme, med förfrågan om det är något de vill ha utfört/behöver.
Checklista ringsekreterarlåda
- Domarkritiker, även tomma
- Resultatlistor - snabbresultatlappar
- Ringfördelning/PM/tidsprogram
- Kataloger (minst 3 st)
- Inplastade priskort
- Priskort; CACIB, R-CACIB (vid Internationella utställningar)
- Funktionärskokarder
- Rosetter BIR/BIM, eventuellt även andra rosetter beroende på vad arrangören har beslutat ska utlämnas respektive får köpas
- Anteckningsblock
- Kulspetspennor, inklusive röd för rättelser
- Handsprit eller motsvarande
- Gem
- Bajspåsar, plastpåsar för skräp och hushållspapper
- Mätsticka / mätbåge (pudel) / måttband 1 cm (tax)
- SRD-häftet i berörda ringar (svenska eller engelska beroende på domarens nationalitet)
- Utvärderingsblankett för SRD i berörda ringar (svenska eller engelska beroende på domarens nationalitet)
- Samt en mapp med information om:
- Specifikt vad som gäller på just denna utställning
- Mätningsdokument till berörda ringar (länk till blanketten)
- Blankett för rapportering av oacceptabelt beteende (länk till blanketten)
- Blankett olämplig förvaring (länk till blanketten)
- Skillnad Disqualified respektive Cannot be judged
Övrigt
- Trimbord
- Eventuell bedömningsramp för exempelvis basset hound eller liknande raser
- Kompostgaller (till prisrosetter)
Funktionärsfärger
Så här är kokardfärgerna vanligtvis kopplade till funktionerna:
- Domare: gul/blå
- Domarelev-/aspirant: blå
- Ringsekreterare: röd
- Ringsekreterarelev/-aspirant: röd/vit
- Bestyrelse: vit
Bilagor Ringsekreterare