Ansökan om att anordna utställning
Klubbens profil
Organisation
Ansvarsfördelning
Samordning med andra klubbar
Avtal och kontrakt
Tillstånd - myndigheter
Veterinär
Utställningsplats/ -lokal
Handräckningsfunktionärer
Förtäring
Uppföljningsmöte
Dokumentation
Bilagor
Ansökan om att anordna utställning
För länsklubbar ska ansökan om utställning ske cirka tre år i förväg till SKK, exempelvis ansöker länsklubbar senast 30 april 2019 för utställningsprogram år 2022. Länsklubbar som önskar anordna större arrangemang, exempelvis 3 x utställningar, ska ansöka om det senast 28 februari (dvs två månader före ordinarie länsklubbsansökan). I exemplet ovan skulle det alltså innebära senast 28 februari 2019 för utställningar år 2022.
För specialklubbar ska ansökan om utställning ske cirka två år i förväg till SKK, exempelvis ansöker specialklubbar senast 28 februari, 31 maj eller 31 oktober 2020 för utställningsprogram år 2022. Respektive specialklubb sänder själva ut ansökningshandlingar till sina rasklubbar, distrikt eller avdelningar.
För att få arrangera en officiell utställning är det krav på att varje utställningsarrangemang ska ha avtal med en certifierad utställningsarrangör (CUA). CUAs roll är att vara uppdaterad i SKKs regler, vid behov kunna ge råd och information till arrangerande klubb samt att stå som garant för att arrangemanget håller kvalitet och genomförs i enlighet med SKKs bestämmelser. CUA ska vara tillfrågad av arrangör och ska efter överenskommelse anges med namn i ansökan om utställning från respektive arrangör. Ansvarig CUA avgör i samråd med arrangör om CUA behöver finnas på plats på själva utställningsdagen eller inte. De klubbar som omfattas av beslutet är samtliga läns- och specialklubbar med därtill hörande rasklubbar, distrikt- och lokalklubbar som är behöriga att arrangera officiell utställning. Detta gäller även de till SKK hörande avtalsanslutna rasklubbar som är i steg II eller steg III (dvs har rätt att arrangera officiell certutställning).
Mer information om CUA finns i ”Regler och riktlinjer för CUA och CUA-H”.
Observera att länsklubbar redan vid ansökan ska ange gruppfördelning och i samband med det ska tänka på att grupp 4 och 6 ska tävla samma dag på grund av att dessa två grupper enligt beslut av SKK/CS tävlar i gemensam gruppfinal.
Länsklubb kan efter särskild prövning tilldelas så kallad “dubbelutställning” (två utställningar dagarna efter varandra med alla raser båda dagarna), skriftlig motivering vid ansökan krävs. I första hand ska ett sådant arrangemang anordnas fredag-lördag, alternativt söndag-måndag, så att en av helgdagarna hålls ledig för specialklubbar som vill arrangera utställning samma helg. Länsklubbar kan vid ansökan ange eventuellt önskemål om att i efterhand få ändra till lördag-söndag i det fall ingen specialklubb har ansökt samma datum inom 30 mils radie.
Länsklubb kan i samband med ansökan om internationell utställning ansöka om Svensk Vinnarutställning de år Nordisk Vinnarutställning arrangeras på Stockholm Hundmässa.
För information till länsklubbarna tillåter inte FCI internationella utställningar samma dag inom en radie av 30 mil fågelvägen. Detta innebär att FCI kan avslå internationell utställning som ansöks om i Sverige om t.ex. en internationell utställning hålls i Finland, Danmark eller Norge samma helg. Länsklubbar som berörs rekommenderas därför att hålla kontakt med respektive arrangör i annat land för att undvika att ansöka om samma helg. Arrangör kan, i förekommande fall, undgå problemet om skriftligt medgivande inhämtas från grannlandet med överenskommelse om att gruppfördelning läggs motsatta dagar. Ett sådant avtal ska om möjligt skickas till SKK i samband med ansökan, i annat fall så snart det upprättats eller på begäran från SKK/UtstK.
Ansökningarna sammanställs av SKKs UtstK som meddelar färdigt program för ansökt år. Special- och länsklubb får inte hålla utställning för samma raser samma dag om inte avståndet överstiger 30 mil. Raser/rasgrupper måste i annat fall omfördelas.
Om ni trots ett väl genomtänkt beviljat utställningsprogram skulle behöva korrigera utställningsdatum och/eller -plats, ska detta göras skriftligen till UtstK. För länsklubbar krävs mycket särskilda skäl för att få ändring godkänd, gäller även ändring av gruppfördelning. För specialklubb ska ansökan om ändring göras på denna blankett senast 1 oktober året innan utställningen. Tänk på att ansökan om ändring ska göras gemensamt om utställningen är ett samarrangemang med annan/andra klubb/ar.
Ansökning om utställning görs av ansvarig i klubben genom webbprogrammet Arrangera utställning. Frågor om Arrangera Utställning besvaras av SKKs tävlingsavdelning; tavling@skk.se.
Klubbens profil
Som utställningsarrangör finns förutom ambitionen att göra en "tekniskt bra" utställning även en önskan att göra något speciellt. Denna speciella profilering är viktig och trevlig. Det finns ett antal arrangörer i dag som gör många extra arrangemang. Alla dessa kanske inte kan uppfattas av utställaren, men oavsett vem som kan se det där lilla extra kommer det ändå utställarna till del i form av en speciell stämning kring arrangemanget. Det här lilla extra kan till exempel vara att domare, funktionärer samt utställare tas om hand speciellt bra, extra fina priser till grupptävlingarna, rosetter till flera klasser, bärhjälp från parkeringen eller liknande.
Det kan även gälla ett väl genomtänkt tema i allt från utställningskatalog till entrébiljetter eller en utställning med en speciell inriktning.
Oavsett vad klubben vill göra med sin utställning gäller att det finns ett klart uttalat budskap från styrelsen. Budskapet kan vara mycket enkelt; hundutställningar ska vara trivsamma. Sedan genomför man en utställning där alla bemöts glatt och trevligt. Utställarna kommer att åka från utställningen med känslan av att det har varit en lyckad dag.
Det första rådet klubben får är således att ta fram klubbens specialitet och bygga en profil kring detta. Har klubben en fantastisk utställningsplats gäller det att förstärka denna för att arrangera en lyskraftig utställning. Har man inte en fantastisk utställningsplats gäller det att hitta andra fördelar till exempel en välkomponerad och intressant domarlista. Vi kan göra de tekniska arrangemangen lika men vi kommer alltid att vara olika beroende på vad vi gör vid sidan om.
Organisation
Beroende på klubbens storlek behövs olika typer av organisation. Att arrangera hundutställning handlar i hög grad om organisation och god planering. Det gäller att göra rätt saker i rätt tid. Nedan finns en organisationsmodell för arbetet på utställningen. Som arrangör är det viktigt att hitta den bästa organisationen för just er utställning. Detta beroende på vilka förutsättningar som finns i klubben vad gäller personer, storlek på utställningen och andra faktorer som kan påverka.
Ansvarsfördelning
Det är klubbens styrelse som har det övergripande ansvaret för planering, genomförande, ekonomiskt resultat samt uppföljning av en utställning. Planeringen av utställningen påbörjas cirka 3 år i förväg.
Av Utställningsbestämmelserna framgår att arrangerande klubb, till utställning, ska utse bestyrelse och kommissarie.
Styrelsen ansvarar för erforderlig planering inför utställningen fram till dess nedanstående funktioner tillsatts:
- Bestyrelse för utställningen
- Kommissarie
Det är också att rekommendera att man i god tid utser ansvariga personer för följande funktioner:
- Sekretariat
- Resultatcentral
- Ansvarig för övriga funktionärer
Tidpunkten för när bestyrelse utses varierar mellan klubbarna. Många klubbar utser bestyrelse relativt sent, andra klubbar arbetar efter modellen att kontrakt skrivs med bestyrelse och kommissarie inför en utställning relativt tidigt. På detta sätt finns personer ansvariga för en utställning oavsett eventuella förändringar i styrelsen.
Några klubbar har utställningskommittéer, som löpande redovisar till styrelsen, och vars ledamöter senare kan ingå i bestyrelse alternativt kan ta uppdraget som kommissarie, en lämplig konstruktion kan vara att någon från styrelsen ingår i bestyrelsen.
Samordning med andra klubbar
Specialklubbar kan med fördel anordna sina utställningar i samband med länsklubbsutställningar eller i samband med annan specialklubbsutställning. Det kan finnas fördelar med att dela domare mellan klubbarna när möjlighet ges. Kostnaden för klubbarna blir lägre, och klubben kan på köpet få extra domare som kanske kan behövas om anmälningssiffrorna blir högre än väntat eller vid ett eventuellt domaråterbud. Ofta brukar samverkan mellan läns- och specialklubbar leda till högre anmälningssiffror för båda klubbarna. En del länsklubbar har också möjlighet att erbjuda specialklubbar möjlighet att låna ringar, tält etc.
Vid samarrangemang mellan två eller flera klubbar är det viktigt att upprätta avtal där det tydligt framgår vilka överenskommelser klubbarna kommit överens om, exempelvis gällande kostnader och eventuell avbokning.
Avtal och kontrakt
Andra avtal som ska tecknas gäller olika typer av funktionärer, ringsekreterare, speaker, veterinär etc. Ofta görs detta enbart med en skriftlig bekräftelse om uppdraget. Ska utställningen ha en egen sponsor, bör även detta avtalas i god tid.
Skriv kontrakt på utställningslokalen/-platsen. Boka hotell och måltider - använd innevarande års rumsbehov samt boka måltider på hotellet. Kontakta eventuellt det lokala tryckeriet om ni har för avsikt att anlita detta.
De avtal som beskrivits ska ha varit föremål för offertförfarande. Innan avtal med hotell, utställningslokal, tryckeri etc. träffas, ska ni infordra offerter. Offerten ska innehålla så exakta uppgifter som möjligt.
Exempelvis:
- Tryckning av kataloger med X antal sidor.
- X antal enkelrum och X antal dubbelrum samt middag för X antal personer. Menyförslag med prisuppgifter. Exempel på specialkost.
Anledningen till att vi begär in offerter är dels att få svar på om bokningen är möjlig och vad priset är, dels att få veta vem som lämnar lägsta pris vilket ger oss möjlighet att välja den för oss bästa offerten.
Offerten ligger också till grund för beräkning av preliminär budget alternativt prissättning av annonser i katalog, supéavgifter etc.
Tillstånd - myndigheter
Den lokala polismyndigheten ska alltid underrättas om att ni ämnar arrangera utställning. Vid utställning på "offentlig plats" (dvs kommunens mark) ska ansökan på särskild blankett "Ansökan om tillstånd" göras, vilket oftast tillstyrks. Tillståndet medför dock en avgift. Vid utställning på annan plats räcker det med att anmäla till polisen att ni har utställning så de är medvetna om att ett stort antal bilar/människor kommer att finnas på platsen.
Är det fråga om inomhusutställning kan det till exempel dessutom vara aktuellt att begära tillstånd av brandmyndigheten.
Ta reda på brandvägar och dylikt genom kontaktperson för utställningshallen.
Veterinär
Länsstyrelsen, Länsveterinärexpeditionen, ska underrättas om utställningen och vilken veterinär som är besiktningsveterinär. Tänk på att smittläget för sjukdomar i ert område kan vara sådant att länsveterinären inte tillstyrker att hundutställning får arrangeras.
I bilaga 2E kan du läsa Jordbruksverkets anvisningar om veterinärbesiktning vid hundutställningar.
Arrangören vet inte alltid förrän efter anmälningstidens utgång om veterinär medverkan krävs eller ej (veterinär krävs vid fler än 400 hundar per dag). Detta hindrar inte att klubben preliminärt avtalar med veterinär. Om traditionell veterinärbesiktning inte krävs, meddela veterinären omgående.
Utställningsplats/ -lokal
I god tid före varje utställning skall avtal om utställningsplats/-lokal för utställningen skrivas. En god regel är att lokal finns bokad samtidigt som ansökan för att arrangera utställning lämnas till SKK.
När avtal ska skrivas, bör det gås igenom noga. Diskutera gärna med upplåtaren vad avtalet innebär och ta in så mycket som går i kontraktet. Vid eventuella oklarheter efter en utställning är det bra att ha skriftligt på vad man kommit överens om. Ett muntligt avtal är bindande, men det kan vara svårt att bevisa när ord står mot ord. Se till att acceptabla klockslag är angivna för förberedelsedagar och utställningsdagar. Dvs. tid för att bygga, genomföra och avveckla utställningen. Begär att få en utrymningsplan för lokalen. Skulle det börja brinna på utställningen, ska ni veta hur utrymning kan ske och ni har också ansvaret för utrymning (kommissarien).
Beroende på hur lokalen ser ut och den utrustning som finns där bör man undersöka möjligheterna att utnyttja befintlig utrustning, alternativt börja upphandling för att hyra på annat ställe. Se vidare vad ni behöver under avsnittet om utrustning under rubrik Kommissarie.
Inomhuslokal
Grovplanering av utställningsplatsen innefattar att man utifrån lokalens beskaffenhet undersöker hur veterinärinsläpp, publikinsläpp och eventuella funktionärsinsläpp kan göras. Inventera också hur elförsörjningen ser ut; var eluttagen ligger, var säkringsskåp finns och vilka säkringar som behövs. Etablera en god kontakt med lokalens ordinarie vaktmästare. Diskutera igenom med denne vilka behov som finns och hur man kan lösa eventuella problem, t ex hala golv. Titta på områden utanför lokalen och tänk på hur parkeringsfrågan ska kunna lösas. Glöm inte bort att många utställare har hundar i burar med skrymmande utrustning varför utställningsinsläppet inte bör vara för smalt och ha för stora nivåskillnader eller för många trappsteg. Ju mer ni vet om lokalen, desto större är förutsättningarna att lyckas.
Om en ny utställningslokal ska användas är det en god idé att besöka lokalen vid andra arrangemang när publik finns på platsen för att få en uppfattning om var eventuella flaskhalsar i lokalen finns. Det som i tomt tillstånd ser ut som ett jättehav, ser helt annorlunda ut när publiken finns på plats. Titta också hur eventuell skyltning kan te sig i en lokal full av människor och anteckna vad som ska göras.
Utomhusområde
Tänk på att besiktiga området i snöfritt tillstånd, gärna på motsvarande tid som utställningen ska hållas. Vad händer på området när det regnar? Vart tar vattnet vägen, finns det några sanka ytor och var verkar det vara mest torrt? Det finns utomhusutställningar som förvandlats till leråkrar och det vill vi undvika. Titta efter alternativa lösningar i händelse av regn, var tält kan sättas upp och inventera om det finns lokaler i anslutning till området som skulle kunna användas.
Regnförsäkring kan vara något att tänka på. Kontakta ert försäkringsbolag för närmare upplysningar.
Handräckningsfunktionärer
Många utställningsarrangörer har valt att samarbeta med andra klubbar för att tillgodose behovet av vakt- och servicepersonal (handräckning). Dessa klubbar får ofta uppgifterna att svara för parkering, entré, veterinärbesiktning, katalogförsäljning. Arbetsuppgifterna framgår av de kontrakt som utsedd utställningsansvarig tecknat med anlitad klubb.
Kommissarien svarar för att anlitad klubb får de instruktioner och den information som behövs, gärna i skriftlig form, för att de i sin tur ska kunna informera sina funktionärer om vilka arbetsuppgifterna är.
Förtäring
Förutom den externa försäljningen/serveringen ska arrangerande klubb ha följande service:
- Förtäring till ringar och arbetsställen i form av korg eller liknande. Eventuellt kan beställningsblankett användas, så alla får det de behöver/vill ha. Oavsett vem som svarar för förtäring, underlättar det om klubben har egna te- och kaffetermosar. Ringarna kan då ta kaffepaus när det passar bedömningen. Packa korgarna med termos, smörgås, godbit, dricka, servetter, muggar etc.
- Lunch till domare, ringsekreterare och övriga funktionärer. Antingen efter bedömningens slut eller med lunchavbrott. Domaren avgör. Länsklubbarna som har ett strikt tidschema, meddelar ringsekreteraren vilken tid som gäller för lunchen. Tänk på att servera en rejäl lunch, efter en lång arbetsdag räcker det inte alltid med korv med bröd eller en sallad.När avtal för lunchtider görs med lunchrestaurangen för funktionärer måste ni tänka på att ringsekreterarna har efterarbete med bl.a. kontrolläsning av resultatlistor och kritiker, vilket innebär att lunch måste serveras fram till 30 minuter - 1 timme efter att finalerna har börjat.
Uppföljningsmöte
Förutom det ovan beskrivna arbetet skall man efter utställningen genomföra ett uppföljningsmöte med samtliga som varit inblandade i utställningen. För att förbättra utställningsverksamheten är det självklart att utvärdera och följa upp genomförda utställningar. Det är viktigt att fånga upp signaler från utställare och mer systematiskt sätta erfarenheter på pränt.
En sådan uppföljning kan göras mer eller mindre ambitiöst. Det viktiga är att uppföljning görs. I uppföljningsmötet ska bestyrelse, kommissarie, ansvarig för sekretariat, kassör och andra med ett direkt funktionsansvar kallas. Det är även viktigt att en ordentlig resultatuppföljning görs.
Rapporteringen till styrelsen ska lämnas i skriftlig form och om styrelsen inte deltar i mötet ska någon från mötet svara för föredragning i styrelsen.
Dokumentation
Ett tips kan vara att samla all korrespondens, brev, annonsförslag/manus, tidsprogram etc. från utställningen. Förutom att pärmen behövs på utställningen får ni mallar till nästa utställning och ni kan snabbt kontrollera vad som skrivits eller överenskommits.
Bilagor Planering