Ekonomisk planering
Budgetarbete
Annonser och monterhyror
Reseräkningar, förarbete
Likvida medel
Dagen före utställningen
Under utställningen
Reseräkningar under utställningen
Kassatjänst efter utställningen
Bilagor
Ekonomisk planering
Kassören bör få till uppgift att utifrån inkomna offerter föreslå styrelsen pris på kataloger, katalogannonser etc. Eventuella beställningar av rosetter kan göras under lågsäsong. Detta gäller även för tryckning av de biljetter som behövs under en utställning, t ex entré-, parkerings- och fribiljetter samt biljetter för klubbens måltider och eventuella rekvisitioner.
Budgetarbete
Budgetarbete inför en utställning ska alltid underställas styrelsen för godkännande. Då det kan vara svårt att göra en realistisk budget långt i förväg, kan det vara lämpligt att göra en rambudget för utställningen. Det innebär i korthet att styrelsen fastställer det ekonomiska utrymmet för utställningen och eventuella kringarrangemang. Ett förslag kan vara att överskottet från tidigare utställningar får användas till extra arrangemang vid kommande utställningar.
Basen för budgetarbetet är de planerade anmälningssiffrorna och övriga beräknade intäkter. Domarnomineringen bör till viss del samordnas med budgetarbetet, då domare med höga reskostnader (långa avstånd) kanske leder till höga anmälningssiffror.
Finns det inte något annat underlag, kan föregående utställningars ekonomiska utfall utgöra basen för nästa utställningsbudget.
Annonser och monterhyror
Betalning från försäljare och eventuella annonsintäkter sätts in på klubbens bank- eller plusgiro. Meddela löpande kommissarie eller annonsackvisitör att betalning inkommit. Notera betalningarna för avräkning vid slutlikvid under utställningen.
De försäljare som inte förskottsbetalt monterhyra bör uppmärksammas på att de kan nekas tillträde till utställningsplatsen om inte full likvid erlagts. Annonser som bokats men inte betalats kan lyftas ut ur utställningskatalogen.
Reseräkningar, förarbete
Reseräkningarna kan förarbetas genom att namn och adress fylls i i förväg.
OBS! Se till att alla skattskyldiga fyller i personnummer och rätt adress! Dessa behövs vid redovisningen av kontrolluppgifter till skattemyndigheterna vid årets slut.
Ringsekreterarnas reseräkningar kan skickas med det avtal för tjänstgöring som går ut tillsammans med PM/ringfördelning.
Domarnas reseräkningar kan lämnas på hotellrummet tillsammans med välkomstbrev. Be att få reseräkningarna redan på lördagen för utbetalning lördag eftermiddag eller söndag morgon.
För att slippa hantera likvida medel rekommenderas utbetalning via konto.
Likvida medel
Beräkna behovet av växelkassor. Behåll föregående utställnings växelbeställning.
Växel och pengar för att betala reseräkningar och små fakturor/utlägg, ska finnas på utställningen. Beräkna hur mycket pengar som går åt, och vad ni räknar med att få in. Tänk på att beställa olika valörer.
Beställ växelkassan i god tid före utställningen och hämta lämpligen dagen innan. Gör i ordning växelkassorna kvällen före för utkvittering på utställningsmorgonen.
Dagen före utställningen
Fyll i kvittenser för utlämning av kataloger och respektive växelkassa och biljetter.
Kontrollräkna katalogerna, ta undan sekretariatets kataloger. Beroende på utställningens storlek läggs 100-200 kataloger undan till sekretariatet.
Under utställningen
Detta bör kassören ha med sig på utställningen:
- Kassaskrin
- Pengaväska och servicepåsar/insättningspåsar och kvitton
- Kvittensblock
- Räknare med slagremsa
- Reseräkningar
- Valutaguide
- Reseersättningsbestämmelser
- Häftapparat
- Sedelbanderoller/gummisnoddar
- Mynthylsor
- Hålslag och gem
- (Checkhäfte, kontokort)
- Lunch, parkerings- och entrébiljetter
- Kollegieblock/noteringsblock
- Pennor
- Fingertuta/svampkopp
- Kuvert för kvitton
Utställningskassören ska ha ett eget låsbart utrymme/rum samt tillgång till kom-radio och telefon för att snabbt kunna tillkalla hjälp. Går inte det, en undanskymd men ändå central plats på sekretariatet. På grund av säkerhetsskäl bör det alltid finnas personer i kassafunktionen under utställningen. Kassörens namn ska ej stå i katalogen.
Lämna ut handkassor samt eventuella kataloger direkt på morgonen. Be att få reseräkningar och annat som skall betalas så snart som möjligt.
Löpande under dagen ska kassören antingen hämta kassor eller ta emot redovisningar från entré respektive katalogförsäljning. Försök att alltid räkna bort hela växelkassan vid första redovisning av pengar. Lämpligt är att man under dagen gör flera insättningar i servicebox eller anlitar ett vaktbolag för detta.
Ett allmänt råd är löpande notera inlämnade summor för den interna avstämningen. Redovisning och avstämning underlättas om du under dagen för "in- och ut-"kassa. Rent generellt är det en fördel att betala så mycket som möjligt under utställningen.
På första utställningsdagens kväll görs avstämning av entréer under dagen mot utlämnade biljetter. En deposition görs av pengar i er banks servicebox. På större utställningar kan det vara nödvändigt att göra det flera gånger per dag. Aktuellt kan även vara att anlita ett vaktbolag.
Reseräkningar under utställningen
Räkna ut ersättningarna på reseräkningarna så snart ni fått in dem. Förutom normalbelopp (se aktuellt traktamente här), behöver ni uppgift om vad lunchen på utställningen kostar och antal måltider som respektive domare äter. Om faktisk kostnad understiger normalbelopp ska avdrag göras med faktisk kostnad.
När reseräkningen är färdig, gör ni - om kontant utbetalning ska göras - i ordning ett kuvert med pengar och den ounderskrivna/kvitterade reseräkningen. Efter betalning kvitteras reseräkning, pengarna och en kopia på reseräkningen lämnas. Originalet sätts in i pärm för betalda räkningar. Finns tid kan ni passa på att kontera reseräkningen direkt.
För att slippa hantera likvida medel rekommenderas utbetalning via konto.
Ersättning för resa med egen bil är skattepliktig för den ersättning som överstiger av Riksskatteverket fastställd norm (2017 är denna gräns 18,50 kr/mil).
Arvodet är skattepliktigt och inkomstuppgift ska lämnas till skattemyndighet senast 31 januari nästkommande år. Kom ihåg att skicka ut kontrolluppgifter. Vid skattepliktig inkomst överstigande 1 000 kr ska även arbetsgivaravgift erläggas.
Enligt gällande praxis betalas alla ersättningar ut i Svenska kronor om inte domaren i avtalet gjort upp med klubben om utbetalning i annan valuta. Arrangerande klubb ska inte heller betala eventuella växlingsavgifter.
Återbetalning för "dragna" hundar bör inte ske på utställningen, det är bättre att vänta till efter utställningen med tanke på att man bör ha möjlighet att stämma av med resultatlistorna samt att det kan vara mer praktiskt att göra samtliga återbetalningar vid samma tillfälle. Den som "drar" sin hund skall återlämna sin nummerlapp. Kom ihåg att räkna bort den administrativa avgiften.
Kassatjänst efter utställningen
Dagen efter utställningen försöker du göra en avstämning av betalningar och insättningar å ena sidan och växelkassor och inbetalningar å andra sidan.
3-4 veckor efter utställningen gör du den preliminära redovisningen. Be att utställningsansvarig räknar antalet hundar som ej deltog respektive antal valpar för att bestämma preliminär stamboksavgift. FCI-avgifter erläggs på samtliga katalogförda hundar på internationell utställning.
Kopior på hederspriser etc. utgör underlag för kostnadsberäkning. Om du har en detaljbudget görs avstämning mot denna. Finns det stora avvikelser t ex stor förlust eller jättevinst, meddela då detta omedelbart till bestyrelsen och styrelsen.
Om möjligt bör den preliminära sammanställningen kunna redovisas vid uppföljningsmötet.
Bilagor Kassör