Inledning
Före utställningen
Kommunikationsfrågor
Monterhyrare
Veckorna före utställningen
Att bygga utställningen
Byggnationer
Parkering
Insläpp
Veterinärbesiktning/vaccinationskontroll
Under utställningen
Finaltävlingar
Efter utställningen
Städning
Utrustning
Bilagor
Inledning
"Kommissarien ansvarar för de tekniska arrangemangen och ordningens upprätthållande."
En av de viktigaste funktionerna vid utställningen är kommissarien. Att tekniskt ansvara för utställningens genomförande är en tung och ansvarsfull arbetsuppgift. Kommissarien bör besitta förmåga att tänka taktiskt och strategiskt, snabbt kunna fatta beslut samt vara väl insatt i utställningsbestämmelserna.
Kommissarien har arbetsledningsansvaret för:
- planering och byggnation av utställningsringarna
- monterplanering
- insläpp
- veterinärbesiktning
- parkering
- ordna kommunikation mellan utställningsfunktioner
- städning
- att avsluta utställningen
Kommissarie får inte föra hund vid utställningen och skall vara medlem i SKKs organisation.
Kommissarien ska anges i utställningskatalogen.
Före utställningen
Gör en planering över utställningsområdet, hur ringarna ska vara placerade, var insläpp och veterinärbesiktning ska placeras. Märk ut var försäljarna får placera sina montrar. Ordna lämpliga utrymmen för övriga funktioner på utställningen.
Ta kontakt med anlitad klubb som tillhandahåller handräckningspersonal, för personalplanering.
Se över utställningsmaterialet och komplettera det som behövs.
Kommunikationsfrågor
Gör en planering av de kommunikationer som behövs inklusive högtalaranläggning.
Se över det totala behovet av kommunikationsutrustning. De krav vi ställer är att högtalaren ska höras över hela området. Högtalarutrustning måste normalt hyras (förslagsvis hos kommunen eller radiohandlare). Walkie-talkiesystem eller mobiltelefoner mellan utställningens huvudaktörer ska ordnas (ett tips är Jaktradio). Undersök tillgången på fasta telefoner för sekretariat, notera i förekommande fall telefonnummer och lämna till utställningsansvarig.
Monterhyrare
Till försäljarna skickar ni bekräftelse om bokad plats, alternativt ett vänligt nej tack. Informera om vad som gäller på just er utställning. Notera även de generella regler SKK har angående icke tillåten försäljning/marknadsföring (se länk).
När platsen är betald och PM är tryckta skickar ni en omgång med PM samt parkerings- och entrébiljetter till försäljarna och hälsar dem välkomna. Om det inte framgår av PM:en bör ni skriva när kommissarien finns anträffbar på utställningsplatsen dagen före utställningen. Placera in försäljarna så attraktivt som möjligt, men se till så att de inte orsakar en flaskhals på utställningen. Genom att ni har kontroll över vilka som kommer ska kommissarien också anvisa platser och bestämma vem som ska stå var (det är inte principen "först till kvarn..." som gäller).
Förslag på inbjudan, bekräftelse, inflyttnings-pm mm, se bilagor längst ner på sidan.
Veckorna före utställning
Grovplanering av utställningsplatsen bör göras. Om ni inte vill rita kan ni ändå gå igenom området så att ni har en uppfattning om hur utställningen ska byggas.
Under denna tid kontrollerar ni också att material är beställt och eventuellt kompletteringsbeställer sådant som saknas.
Detaljritning av utställningsområdet bör om möjligt ske före den slutgiltiga fördelningen av respektive raser. Planera gärna ringarnas numrering tillsammans med utställningskommittén. Detta kan tidsmässigt ske efter anmälningstidens utgång fram till tre veckor före utställningen. Självfallet kommer ni att råka ut för domar-/ringändringar, så ha alternativa planer i beredskap. Om ringarna får samma nummer båda dagarna underlättar det informationen och eventuell ombyggnad lördag eftermiddag. Planera även in finalring och uppsamlingsring.
Kommissarien ska givetvis ha fortlöpande kontakt med upplåtaren angående diverse frågeställningar. Dagarna innan utställningen besiktigas området tillsammans med upplåtaren. Kontrollera eventuella gräsytor och annat underlag. Begär att upplåtaren klipper gräsmattor och eventuellt rensar området från glassplitter.
Att bygga utställningen
Följande krav bör ni ha i åtanke när ni bygger; Ringarna bör placeras i löpande nummerordning och vara tydligt skyltade så att det blir logiskt och lätt att hitta till respektive ring. Mellan ringarna bör finnas utrymme för åskådare och utställare som väntar på sin tur. Ringnummerskyltar bör placeras åt samma håll och på samma ställe i ringarna samt på tillräcklig höjd för att synas.
Om ni detaljritat området är det i princip klart att börja bygga. Normalringen bör minst vara 12 x 15 meter med flexibla sidor så att ni snabbt kan öka respektive minska ringens mått. Det är lämpligt att anpassa storlek efter de raser som ska tävla i ringen. Försök om möjligt att ha minst tre sidor fria för utställare och publik. Förslag till placering av bord/tält ska finnas med även om omdisponering kanske måste göras beroende på väder och vind, men huvudprincipen på placeringen ska finnas med.
Om underlaget tillåter lägger man banden på marken och fäster med isoleringsmattspik. Är underlaget t ex asfalt kan man använda koner eller annan typ av "hörnmarkering" och fästa ringbanden nära marken (lätt att kliva över för utställaren och det skymmer inte sikten för åskådare som sitter vid ringside). Sätt ett extra ringband utanför det vanliga för att markera avståndet som ska vara fritt från tält.
Burar och hagar bör, om utrymmet medger detta, placeras minst 2 m från ringarna och utställares tält får ej placeras närmare än 2 m från ringarna. ”Tänk på publiken!” Det är kommissariens uppgift att tillse att denna regel efterlevs.
Försök att lägga trim- och pälsraser i utkanten av utställningsområdet och placera ringarna så att det inte trimmas/klipps i mittgångar och liknande.
Rastplatsen och toaletter ska utmärkas och skyltas väl. Placera tillräckligt antal soptunnor på rastplatsen. Fördela toaletterna på flera ställen på utställningsplatsen. Kontrollera under utställningen att rastplatsen ser städad ut.
Sista arbetsuppgiften är att kontrollera skyltningen till utställningsområdet och parkeringen.
Byggnationer
De funktionärer som ska bygga upp, bygga om och packa ihop utställningen har sitt arbete förlagt till fredagen före utställningen, lördag eftermiddag och söndag eftermiddag. Beslutar kommissarien att eventuella tält ska sättas upp först på utställningens första dag, tillkommer ett arbetspass på lördag morgon. Generellt är rådet att göra allt klart kvällen innan, och vid behov reparera på morgonen. Funktionärerna arbetar efter de instruktioner som lämnas av kommissarien. Eventuell skiss över området med måttangivelser underlättar arbetet.
På utställningens sista dag rivs ringar allt eftersom bedömningen avslutas.
Parkering
Parkeringen ska bemannas senast en timme före insläppet öppnas. Då ska också ansvarig funktionär kontrollera skyltningen så att utställarna lätt kan köra direkt till parkeringen. Behövs växelkassa ska denna kvitteras ut tillsammans med biljetter från kassören. Antalet funktionärer beror på hur parkeringsutrymmet ser ut och på antalet anmälda hundar. Tillströmningen av utställare är störst kl. 07.00 - 10.00. Antalet parkeringsfunktionärer kan minskas efter det att insläppet stängts. Parkeringen ska också bevakas, speciellt sommartid; tänk på hundar i varma bilar. Om klubben tar betalt för parkering medföljer ett bevakningsansvar.
Är det långt mellan veterinärbesiktning och parkering bör utställare som t ex har burar/mycket packning få möjlighet att lämna dessa nära besiktningen för att slippa släpa och dra långa sträckor. Markera ett utrymme för i- och urlastning för utställare. Vid vissa utställningar finns det funktionärer som hjälper till med att dra/bära in hundburar och dylikt, vilket är en fin service till utställarna.
För att stå på handikapparkering fordras särskilt tillstånd. Dessa parkeringar får inte blockeras utan ska lämnas fria.
För funktionärer på utställningen upplåts ett parkeringsområde så nära entrén som möjligt. Många klubbar använder speciella parkeringskort. Används dessa ska parkeringsfunktionärerna veta hur korten ser ut och var funktionärerna ska parkera.
Insläpp
Funktionärerna ska hämta växelkassa och biljetter hos kassören. Ska kataloger försäljas hämtas dessa på samma ställe. Vid entrén ska skylt med entré- och katalogpriser sättas upp.
Det bör finnas särskild skylt med ringarnas placering vid insläppen. Denna kan även finnas i katalogen. Funktionärerna ska även ha instruktioner, se förslag i bilaga 5H.
Ansvarig för insläpp ska göra en lista på avbytare och hur bemanningen på respektive arbetspass ska vara. Det är viktigt att göra klart innan hur länge entréavgift ska betalas av publiken. De flesta klubbar tar betalt så länge rasbedömning pågår.
Funktionärerna ska löpande under dagen redovisa pengar till kassören, och när entrén stänger slutredovisa biljetter och kataloger.
Insläpp för utställare bör särskiljas från insläppet för publik.
Veterinärbesiktning / vaccinationskontroll
Insläppet för hundar öppnas i den tid som står i PM. Insläppet kan gärna markeras med en fångarm, så att eventuell kö blir ordnad. Den bör bemannas med 3-6 funktionärer så att risken för köbildning minskas.
Om det har blivit domarändring i sent skede på någon ras ska detta anslås utanför insläppet samt vid ringen. Utställare kan i så fall upplysas om att de kan gå till sekretariatet innan bedömningen av rasen börjar för att få tillbaka anmälningsavgiften. Många klubbar vill dock inte ha kontanthantering på plats på utställningen och i så fall görs återbetalning till konto efter utställningen.
Vid utställning understigande 400 hundar behövs inte veterinär, dock ska vaccinationskontroll enligt bestämmelserna göras. Där omständigheterna så medger samt där det är mer ändamålsenligt kan veterinärbesiktning ske med hjälp av så kallade stickprovskontroller (se bilaga under flik 2).
Följande material bör tas med till hundinsläppet:
- PM / ringfördelning
- katalog
- bajspåsar / hushållspapper
- scanner
samt vid veterinärbesiktning även:
- veterinärbesiktningsbord
- eventuellt desinfektionsmedel
- sköljvatten
- pappershanddukar
- våtservetter och handsprit
Veterinären bestämmer vilken besiktning som ska göras. Det är lämpligt att kommissarie eller bestyrelse i god tid talar med veterinären om hur besiktningen ska ske, så att antalet funktionärer kan anpassas.
Personalen vid hundinsläppet ska kontrollera att hundarna har giltiga vaccinationer och fungera som medhjälpare till eventuell veterinär. Vaccinationsbestämmelser framgår bl a i PM.
Saknar hund giltigt vaccinationsintyg ska, i de fall veterinär finns på plats, denne tillkallas. Se till att veterinären är förberedd på att utföra eventuella vaccinationer. I annat fall måste tyvärr hunden avvisas från utställningsplatsen.
Hur besökande hundar hanteras fungerar olika över landet. Ett förslag kan vara att låta dessa hundar komma in på utställningsområdet genom att passera vaccinationskontroll och veterinärbesiktning på samma sätt som hundar anmälda till utställningen. Det kan vara en service för de utställare som kanske anmält endast en av sina hundar och det är bättre att ha dessa hundar inne på utställningen än t ex i en varm bil på parkeringen. Tänk dock på att enligt utställningsbestämmelserna får valpar under 4 månaders ålder inte införas på utställningsområdet.
Besökande hundar tillåts komma in så länge insläpp med vaccinationskontroll/veterinärbesiktning är öppet. När detta stängs, innebär det att varken anmälda eller besökande hundar får komma in på utställningsområdet. Det är kommissariens ansvar att se till att erforderliga kontroller görs även för sent anlända hundar.
Hund iförd munkorg får ej vistas inom utställningsområdet.
Under utställningen
Kommissarien är den funktionär som ska vara först och sist på utställningen. Kommissarien bör bära väl synlig namnskylt. Han/hon ansvarar för att lokalen låses upp, belysning tänds etc.
Kommissarien bör också på morgonen ha tid att kontrollera området för att se om några ombyggnationer ska göras och snabbt sätta de funktionärer som kommer i arbete. Parkering och veterinärbesiktning bemannas först, parkering cirka 1 timme före insläppet öppnas. Den viktigaste uppgiften för kommissarien under utställningen är att finnas till hands. Kommissarien får inte ha några andra fasta uppgifter under utställningen. Han/hon ska löpande hålla kontakt med bestyrelse, sekretariat, insläpp, parkering och eventuella övriga arbetsstationer. När bedömningen ringarna börjar bli klar för dagen kan kommissarien förbereda eventuell omskyltning eller eventuell rivning/flyttning av ringar, bygga om stora ringen och göra i ordning uppsamlingsringen.
Finaltävlingar
Dukning av stora ringen sköts troligen av sekretariatet, men kommissarien avdelar funktionärer som bär ut det som ska vara med i finaltävlingarna. Uppgiften som kommissarie är att ansvara för att uppsamlingsringen fungerar, antingen genom att själv delta i arbetet eller genom att delegera till annan funktionär. Samla grupperna och pricka av hundarna. Huvudsakligt hjälpmedel är de listor som resultatservice förser kommissarien med, samt program för dagens tävlingar med information om i vilken ordning grupperna går. Förslag hur finalringen och uppsamlingsringen placeras bifogas, liksom förslag till hur ringmaster ska leda in hundarna och var placeringsskyltarna ska vara.
Finaltävlingarna kräver ett samtränat team för att grupperna ska flyta smidigt. Samråd med speakern, som kallar grupperna till uppsamlingsringarna, så att ni är överens om arbetsgången innan grupptävlingarna startar. Förhandsgranskning av grupperna ska ske för att själva finalerna ska kunna flyta snabbt och smidigt. Rutinerna för utplockning i stora ringen bör ske efter enhetlig mall. Ni får gärna vara originella jämfört med andra arrangörer, bara alla grupper behandlas likadant. Om inget annat överenskommits, ska raserna ställas upp i den ordning som listorna har, på så vis vet speakern i vilken ordning raserna kommer in i finalringen.
Efter första dagens finaler görs utställningen klar till dag två. Grovstäda området och töm fulla sopkärl. Lås och stäng och kontrollera skyltningen än en gång. Komplettera det som saknas.
Efter utställningen
Se till att utställningsområdet blir städat.
Besiktiga utställningsplatsen tillsammans med uthyraren. Har några skador uppstått, är det bra om parterna är överens om vad som eventuellt är skadat och hur stor skadan är. Allt material som hyrts/lånats återlämnas. Skicka iväg, alternativt se till att returpackning av priser etc. skickas till SKK. Avtala gärna med den fraktare som lämnat materialet.
Notera vad som varit bra, vad som ska förändras och hur ni ska göra på nästa utställning.
Städning
På utställningsområdet ska sopsäckar/tunnor ställas ut. Det kan också vara nödvändigt att hyra container för att få plats med allt skräp. Efter första utställningsdagen bör grovstädning av området göras. Tänk på att utställarna dag två vill komma till en ren utställning. Bästa städtipset är att förebygga städning.
Rastplatsen ska utmärkas och skyltas väl. Placera tillräckligt antal soptunnor på rastplatsen samt se till att där finns bajspåsar. Kontrollera under utställningen att rastplatsen ser städad ut.
Utrustning
Följande utrustning behövs:
- Bänkar för publik
- Biljettält/-kur/-bord inklusive stolar
- Tält
- Flaggor och flaggstänger
- SKK-flagga eller dylikt
- Eventuella flaggor från de länder domarna kommer från
- Sågspån
- Sopkärl, sopsäckar, städmaterial och sopcontainer (detta kan med fördel hyras av kommunernas gatukontor). Beställs för leverans fredag före utställning.
- Hygienartiklar inklusive handsprit till veterinär
- Tejp
- Märkpennor, skyltkartong (pilar i självlysande färger finns att köpa på kontorsvaruhus)
- Häftpistol och klammer
- Verktyg (hammare, spik, skruvmejsel etc)
- Ringband
- Bajspåsar
- Funktionärsmarkering (namnskyltar/kokarder)
- Skarvsladdar
- Proppar (kontrollera att propparna håller för belastning)
- Skivor (för mätning av vissa raser på gräs)
- Sjukvårdsutrustning
- Trafikdirigeringsmaterial (koner och dylikt)
- Spik för fastsättning av ringrep på marken (isoleringsmattespik)
- Blommor och dekorationer
- Bord och stolar till varje ring (minst ett bord och tre stolar)
- Trimbord för bordsbedömning
- Ev. bedömningsramp (för tunga, lågställda raser, t.ex. basset hound)
- Mätstickor / måttband (1 cm brett för tax) / mätbåge (pudel)i samråd med sekretariat och ringsekreteraransvarig
- Mattor/underlag vid hala golv
- Bord och stolar till sekretariat, priser och plaketter samt finaltävlingarna.
- Veterinärbesiktningsbord och stolar till veterinärinsläppet.
- Godkänd scanner (länsklubbsutställning)
Vid special- och rasklubbsutställningar är inte allt ovanstående nödvändigt, men detta är ändå en bra mall att utgå från.
Bilagor Kommissarie