Årsmöten för två verksamhetsår

Beslut om att skjuta upp mötet

Beslut om att ställa in års- eller fullmäktigemötet bör fattas av styrelsen så fort som möjligt, men som senast före den sista tidpunkten för kallelse. Det beslut som närmast överordnad klubb fattat avseende sista tidpunkten för årsmöten under 2021 gäller framför den tidpunkt som stadgarna anger. Om den överordnade klubben inte fattat något sådant beslut är sista dagen att genomföra årsmöte under 2021 den 30 juni enligt beslut från Föreningskommittén.

Kommittén har dock beslutat att sista dagen för att fatta beslut om att ställa in årsmötet är den 15 maj, detta för att ge medlemmar och revisorer godtagbar tid att bedöma situationen och, enligt nedan, eventuellt begära att årsmöte ändå genomförs. Det är därför bäst att fatta beslutet så tidigt som möjligt. Beslutet ska delges medlemmarna via hemsida och post eller e-post.

Beslut om att skjuta upp årsmötet gäller inte om en tredjedel av medlemmarna (vid fullmäktigemöte en tredjedel av delegaterna) begär att årsmötet ska hållas, eller om sådan begäran kommer från revisorerna eller den närmast överordnade klubben i organisationen.

Möjlighet att ändra beslutet

Om situationen förändras under 2021, antingen i samhället eller i föreningen, finns möjlighet att ändra beslutet att ställa in årsmötet och kalla till ordinarie årsmöte, ett sådant beslut måste då fattas innan sista möjliga dagen för kallelse eller som senast den 15 maj. Uppstår behov av ett extra årsmöte under året kan styrelsen istället kalla till ett sådant.

Ekonomisk redovisning och verksamhetsberättelse

Det centrala kravet för att få skjuta sitt årsmöte ett år är att revisorerna har lämnat en ren revisionsberättelse över klubbens ekonomi och förvaltning. Det betyder att revisorerna inte ska ha gjort några anmärkningar på styrelsens förvaltning i revisionsberättelsen, varken små eller stora. Om revisorerna har tillsänt styrelsen revisions-PM med anmärkningar på förvaltningen är det inget hinder mot att skjuta på årsmötet, men om revisorerna anser att möte ska hållas kan de alltjämt se till att så sker.

För att revisorerna ska kunna genomföra sin revision krävs att styrelsen tillhandahåller sedvanligt underlag, det vill säga balans- och resultaträkning (resultatet för det gångna året balanseras i ny räkning) samt styrelseprotokoll och det ytterligare underlag revisorerna efterfrågar för att granska styrelsens förvaltning.

Föreningskommittén rekommenderar att årsmöteshandlingarna färdigställs i så stor utsträckning som möjligt även fast året inte behandlas förrän vid nästa årsmöte, det är lättare att skriva verksamhetsberättelse över året som gått än över förrförra året.

De medlemmar som önskar ta del av styrelsens redovisning och revisorernas berättelse bör beredas möjlighet att göra det efter samma principer som gäller för tillhandahållande av protokoll från styrelsemöten.

Första årsmötet efter det inställda årsmötet

Redovisning av två år

Vid det årsmöte som kommer närmast efter ett inställt årsmöte ska två verksamhetsår avhandlas. Den ekonomiska redovisningen ska ske årsvis med beslut om att fastställa redovisningen för respektive år.

Verksamhetsberättelsen kan antingen föredras årsvis eller sammanhängande över en tvåårsperiod. Verksamhetsberättelsen är styrelsens dokument och utgör underlag för årsmötet att fatta beslut om ansvarsfrihet, den ska aldrig fastställas eller godkännas av mötet, däremot brukar man fatta beslut om att anse den föredragen.

Ansvarsfrihet

Beslut om ansvarsfrihet fattas för hela perioden sedan föregående årsmöte, det vill säga med ett beslut. Om ansvarsfrihet inte beviljas ska mötet precisera på vilka grunder ett sådant beslut fattas, alltså, vilket eller vilka beslut eller handlanden det är som styrelsen inte får ansvarsfrihet för.

Val

Enligt beslut av SKKs Föreningskommitté innebär ett inställt årsmöte att samtliga mandattider i styrelsen förlängs med ett år. Är det årsmötet 2021 som ställs in ska alltså årsmötet 2022 genomföra de val som skulle ha genomförts året dessförinnan.  För det fall någon avgått från sitt uppdrag ska fyllnadsval ske för den tid personen eventuellt hade kvar på sitt mandat.

Rösträtt

Rösträtt tillkommer den som är medlem vid tidpunkten för årsmötet. Vid fullmäktigemöten ska antalet delegater för respektive medlemsorganisation beräknas på det sätt som stadgarna anger, utan särskild hänsyn till att mötet avser två verksamhetsår.

Exempel på dagordning

Ordinarie årsmöte

Vid årsmöte som avser två verksamhetsår ska följande ärenden förekomma:

1. Justering av röstlängd.
2. Val av ordförande för mötet.
3. Styrelsens anmälan om protokollförare vid mötet.
4. Val av två justerare som tillsammans med mötesordförande ska justera protokollet. De valda justerarna är dessutom rösträknare.
5. Beslut om närvaro- och yttranderätt förutom av klubbens medlemmar.
6. Fråga om mötet blivit stadgeenligt utlyst.
7. Fastställande av dagordningen.
8. Styrelsens verksamhetsberättelse med balans- och resultaträkningar, redogörelse för arbetet med avelsfrågor samt revisorernas berättelser.
9. a) Fastställande av balans- och resultaträkning för 202X
   b) Fastställande av balans- och resultaträkning för 202X samt beslut om uppkommen vinst eller förlust.
10. Styrelsens rapport om de uppdrag föregående årsmöte givit till styrelsen.
11. Beslut om ansvarsfrihet för styrelsen för 202X och 202X.
12.  A.      Beslut om styrelsens förslag till verksamhetsplan.
    B.       Beslut om avgifter för kommande verksamhetsår.
    C.       Beslut om styrelsens förslag till rambudget.
13. Beslut om antalet ledamöter och suppleanter enligt § 8 dessa stadgar
14. Val av ordförande, ordinarie ledamöter och suppleanter i styrelsen enligt § 8 samt beslut om suppleanternas tjänstgöringsordning.
15. Val av två revisorer och två revisorssuppleanter enligt § 9 i dessa stadgar.
16. Val av valberedning enligt § 10 i dessa stadgar.
17. Beslut om omedelbar justering av punkterna 13 – 16.
18. Övriga ärenden som av styrelsen hänskjutits till årsmötet eller som senast …….... anmälts till styrelsen. Anmälan av sådant ärende ska vara skriftlig. Till ärendet ska styrelsen för behandling på årsmötet avge utlåtande och lämna förslag till beslut.

Väcks vid ordinarie årsmöte förslag i ett ärende som inte finns medtaget under punkt 17 kan, om årsmötet så beslutar, ärendet tas upp till behandling men inte till beslut.

Förenklat årsmöte

Vid förenklat årsmöte som avser två verksamhetsår ska följande ärenden förekomma:

1. Justering av röstlängd
2. Val av ordförande för mötet
3. Styrelsens anmälan om protokollförare vid mötet
4. Val av justerare
5. Beslut om närvaro- och yttranderätt
6. Fråga om mötet blivit utlyst enligt gällande regelverk
7. Fastställande av dagordningen
8. Redovisning av verksamhetsåren 20XX och 20XX
9. Fastställande av balans- och resultaträkning
   a)      För 20XX
   b)      För 20XX
10. Beslut om ansvarsfrihet för styrelsen för verksamhetsåren 20XX och 20XX
11. Beslut om rambudget
12. Val av styrelse
13. Val av revisorer
14. Val av valberedning
15. Beslut om omedelbar justering av p. 12-14