Frågebanken

I Frågebanken har föreningskommittén samlat frågor som kommit in till kommitttén och som kan vara av intresse för andra som arbetar i styrelser.

Frågorna är sammanställda efter ämnesområde, klicka nedan för att komma vidare till frågorna inom respektive område. Du kan även ta del av hela Frågebanken i pdf-format.

Frågor och svar i Frågebanken är sammanställda av Föreningskommittén och allmänt hållna. Innan du söker efter svaren här bör du läsa den aktuella klubbens stadgar. (Om dessa stadgar strider mot SKKs stadgar, gäller SKKs stadgar.)

Frågebankens texter får användas fritt i oförändrat skick av klubbar anslutna till SKK. De kan alltså publiceras på webbplatser och i klubbtidningar och användas vid kurser, föredrag och så vidare, så länge inget är förändrat i förhållande till originalet.

Allmänna frågor

Klicka på ett ämne nedan för att komma till frågorna.

Fråga: Kan en officiell utställning anses vara giltig om inbjudan ej presenterats för klubbens medlemmar via klubbens medlemstidning eller per brev till samtliga? Utställningen hade endast utannonserats på annat sätt t ex genom Hundsport el dyl. Alla klubbmedlemmar är ej medlemmar i länsklubb och får därmed ej Hundsport.

Svar: Till all officiell verksamhet måste medlemmarna inbjudas på lämpligt sätt. Om inbjudan inte skett på lämpligt sätt kan arrangemanget ställas in (med ekonomiska konsekvenser som följd).

Fråga: Hur går man tillväga när man vill bilda rasklubb?

Svar: De som är intresserade av att bilda rasklubb bildar först en interimsstyrelse. En interimsstyrelse fungerar inte som en vanlig styrelse, dess inledande uppgift är att analysera vilket intresse som finns att bilda klubben. Interimsstyrelsen skall förbereda ett årsmöte där beslut om klubbens bildande skall tas. Till årsmötet skall bl.a. stadgeförslag, anpassat efter SKKs typstadgar, presenteras. Vidare skall en tänkt verksamhetsplan, budget samt övriga vanliga årsmötesfrågor föreläggas.

Därefter ansöker klubben hos aktuell specialklubb, eller hos SKK om det rör sig om en klubb som kan få en s.k. avtalsanslutning, om att få bli godkänd rasklubb.

Observera dock att det inom SKK-organisationen endast kan finnas en godkänd rasklubb per ras. Frågan ovan berör alltså endast de raser där det ännu inte finns någon godkänd rasklubb.

Fråga: En styrelseledamot väljs av sin klubb som delegat till Kennelfullmäktige (KF). Under KF väljs sedan vederbörande in i SKKs Centralstyrelse. Kan vederbörande sitta kvar som KF-delegat fram till nästa KF?

Svar: Nej, delegat som under pågående KF väljs som ledamot till SKKs Centralstyrelse, kan inte fortsätta som delegat. Vederbörande måste avträda som delegat med omedelbar verkan och suppleant i klubben skall tillträda.

Av resultat- och balansräkningen skall tydligt framgå intäkter och kostnader rörande klubbens större verksamheter, samt klubbens kapital. Årets vinst eller förlust skall också tydligt framgå. Det tillhör inte god ordning att vid ett årsmöte presentera en obearbetad datalista eller en alltför hårt komprimerad sammanställning.

Fråga: Bättre förberedda sammanträden, bättre pålästa ledamöter och en stringent ordförande. Hur fixar man det?

Svar: Handlingar och beslutsunderlag sänds ut i god tid före sammanträdet. Ordförandeklubban har stor inverkan. Kräv mötesordning, vilket bl.a. innebär att ledamot skall begära ordet innan han/hon börjar tala.

Fråga: Från en medlem inkommer klagomål mot annan medlem, lokalklubb inom klubben, kommitté osv. Styrelsen begär yttrande/synpunkter från den som klagomålet riktar sig mot. Skall/bör yttrandet alltid sändas till den klagande för kännedom? Om ja, räcker det att kopia bifogas protokollutdraget till den klagande?

Svar: Svårt att ge entydigt svar! Måste avgöras från fall till fall. Generellt kan sägas att om styrelsen anser sig behöva ytterligare information från den klagande, bör svaret sändas ut för kännedom och yttrande innan styrelsen går till beslut. Om styrelsen anser sig ha tillräckligt underlag för beslut, räcker det att ”den anklagades” yttrande bifogas protokollutdraget.

Fråga: Kan en styrelse besluta om sitt eget arvode eller att andra förmåner ska utgå till styrelseledamöterna, t.ex. gratis deltagande vid klubbens aktiviteter?

Svar: Beslut om arvode för styrelseuppdrag eller andra förmåner till styrelsen måste tas av årsmötet och styrelsen bör tänka på att även förmåner ska beskattas. I det fall det gäller andra uppdrag som styrelseledamöter kan åta sig, exempelvis funktionärsuppdrag, är det viktigt att styrelseledamoten som ska vara funktionär inte ska vara med och ta beslut om arvodet. Huvudprincipen är att ledamöterna inte ska fatta beslut som gynnar dem själva.

Fråga: Skall SKKs revisorer granska Kennelfullmäktige?

Svar: Nej.

Fråga: En medlem sänder till styrelsen ett klagomål på hur styrelsen och avelskommittén sköter sina uppgifter och begär att avelskommitténs ledamöter skall anmälas till SKKs Disciplinnämnd. Skall sådana frågor anmälas till Disciplinnämnden?

Svar: En styrelse kan alltid tillsätta arbetskommittéer, men kommittéerna skall återrapportera till styrelsen och det är alltid styrelsen som har det slutliga ansvaret för arbetet. Klagomålet skall behandlas och problemet eventuellt åtgärdas av styrelsen. Det finns inget skäl att anmäla sådant ärende till Disciplinnämnden eftersom nämnden endast prövar anmälan om brott mot organisationens fastställda regelverk (stadgar, grundregler, registreringsbestämmelser osv.) och inte hur arbetet i klubbarna bedrivs.

Fråga: Kan en icke medlem lämna in en anmälan eller protest mot någon del av SKK-organisationen och förvänta sig få den behandlad?

Svar: Avseende Disciplinnämndens ärenden framgår av SKKs stadgar att medlemskap krävs. Även vad avser klagomål och/eller protester i övriga sammanhang skall medlemskrav råda.

Styrelseledamöter kan deltaga från två eller flera platser genom 3-partssamtal eller konferenssamtal med högtalartelefoner. Styrelsen är beslutför då en majoritet av ledamöterna finns på samma plats eller närvarar genom 3-parts eller konferenssamtal. Antalet beslutföra ledamöter är relaterad till antalet ordinarie styrelseledamöter. Som styrelsens beslut gäller den mening som de flesta ledamöterna förenar sig om. Vid lika röstetal gäller den mening som biträds av tjänstgörande ordförande.

Uttalande: Det börjar bli allt vanligare att styrelsemöten sker via telefon. Det är viktigt att noggranna protokoll förs och vederbörligen justeras.

Sekreteraren (och i ännu högre grad övriga ledamöter) uppfattar inte vilket beslut som fattats – eller rättare sagt: de närvarande uppfattar beslutet på olika sätt.

Förslag: Ordföranden repeterar beslutet före klubbslaget – och att klubbslag verkligen konsekvent nyttjas så att alla tydligt uppmärksammas på att ett beslut fattats! Särskilt viktigt torde detta vara vid omedelbar justering. Man bör följa vad som anges i boken ”Föreningsteknik” dvs. att man alltid skriftligen dokumenterar beslutet innan man klubbar omedelbar justering.

Uttalande: Propositionsordningen är viktig! Ordföranden kan ajournera mötet i några minuter för att formulera propositionsordningen

Fråga: En klubb har genom brand förlorat stora delar av sitt klubbmaterial. Vad gör man i denna situation?

Svar: Följande kan göras: Begära utdrag från bank och postgiro. Lyssna hos ledamöter/suppleanter, både nuvarande och tidigare, om vad som kan finns arkiverat i privathem och be att få ta kopior. På samma sätt lyssna med nuvarande och tidigare revisorer. Ta kontakt med huvudklubb (specialklubb eller SKK) och höra efter om vad som finns arkiverat och som kan kopieras. Höra med det lokala föreningsrådet om något kan finnas arkiverat där.

Fråga: En lokal kennelklubb, som är godkänd av länsklubben, har inte längre en fungerande verksamhet. Det går inte att få tag i den senast valde ordföranden och ej heller i revisorerna. Hur skall länsklubben gå vidare i denna fråga?

Svar: Regleras i stadgar för lokal kennelklubb § 3 mom 1 – Upphörande av lokalavdelning.

Fråga: En lokalavdelning inom ras-/specialklubb läggs ned p.g.a. bristande verksamhet. Hur hanteras verksamhetsfrågor, t ex tävlingar, för området när denna situation uppstår.

Svar: Huvudstyrelsen bör ta beslut om temporär ändring av geografiskt upptagningsområde av verksamhet.

Fråga: En medlem som lånat originalhandlingar av klubben återlämnar inte handlingarna, trots påminnelser. Hur kan klubben agera?

Svar: Om det är ställt utom allt tvivel att handlingarna tillhör klubben och att alla möjligheter är uttömda, d.v.s. vare sig styrelse eller revisorer (eller närmast övergripande klubb om det rör sig om en ras- eller lokalklubb) har lyckats tala medlemmen tillrätta, finns möjligheten att vända sig till Kronofogdemyndigheten för att begära handräckning.

Fråga: En klubb åtog sig ett uppdrag som ligger utanför klubbens normala verksamhet. (Bevakning med hund.) Ersättning betalades utan kvitto. Vid årsmötet framkom att ordföranden handhaft kassan för uppdraget. Redovisning till styrelsen skedde muntligt. Någon skriftlig redovisning fanns inte. Någon misstanke om ”fiffel” med pengarna fanns inte, däremot påpekades vid årsmötet olämpligheten att klubben överhuvudtaget åtagit sig detta uppdrag, bl.a. med tanke på att klubbens försäkringar inte gällde vid detta tillfälle och att ungdomar också deltog i arbetet. Styrelsen kände till uppdraget och hade ”tyst” godkänt uppdraget och den ekonomiska hanteringen. Hur borde dels årsmötet och dels revisorerna agera?

Svar: Det beskrivna fallet handlar bl.a. om skattebrott! Uppdrag utanför klubbens egen verksamhet får på detta sätt inte utföras! Revisorerna skall om de får vetskap om detta, ta kontakt med styrelsen.

Fråga: När bör en rasklubb kunna vilandeförklaras och hur gör man?

Svar: När ingen aktiv verksamhet bedrivs i en rasklubb, kan klubben vilandeförklaras. Klubbens handlingar samt ekonomiska tillgångar överförs till specialklubben (närmast övergripande klubb) för förvaring/arkivering och förvaltning. Förnyad prövning om rasklubbens fortsatta existens bör göras inom 5 år.

Ett vanligt problem torde vara att man inte känner igen/kommer ihåg tidigare beslut, dvs. man tar upp en fråga som varit uppe tidigare och som man helt eller delvis redan beslutat i.

Förslag: Upprätta ett ”ärenderegister” vilket borde vara lätt i dag genom att i datorn klippa och klistra till fortlöpande register med fasta ärenderubriker. 

Uttalande: Bra förslag om att upprätta någon form av sakregister

Frågor om årsmöte

Klicka på ett ämne nedan för att komma till frågorna.

(Ansvarsfrihet = styrelsen följt den ram för uppdraget som den fått av årsmötet. Ramen utgörs normalt av: klubbens stadgar, arbetsordning, verksamhetsplan, ekonomisk förvaltning.)

Fråga: Styrelsen ges ej ansvarsfrihet vid årsmötet. Måste en polisanmälan göras? Vem skall i så fall göra det? (Revisorerna?) Hur hanteras annars situationen?

Svar: Polisanmälan måste inte göras. Om årsmötet ändå beslutar att anmälan skall göras är det den tillträdande styrelsens uppgift. Anmälan skall göras till åklagarmyndigheten. Styrelsen bör vända sig till en jurist för att få hjälp att utreda. Observera att hela styrelsen har ett solidariskt ansvar, vilket i princip innebär att även den styrelseledamot som inte är närvarande vid något möte, innehar ansvar för beslut tagna vid mötet.

Fråga: Kan en person undantas från ansvarsfrihet? Ex. Kassören stoppar en del av klubbens pengar i egen ficka. Den ekonomiska redovisningen under verksamhetsåret är gjord på ett sådant sätt att det varit svårt för styrelsen att upptäcka förskingringen. Förskingringen upptäcks först efter lång tid av revisorerna. Årsmötet vill ge hela styrelsen utom kassören ansvarsfrihet.

Svar: Hela styrelsen beviljas eller beviljas ej ansvarsfrihet. Enda sättet att undantas från att ej beviljas ansvarsfrihet, är att reservera sig vid viss aktuell fråga. I ovan angiven situation kan hela styrelsen medges ansvarsfrihet, kassören polisanmäls för utredning av brottslig verksamhet.

Fråga: Årsmötet beviljar styrelsen ansvarsfrihet MEN på begäran av en revisor beslutar årsmötet att styrelsen skall publicera vissa ekonomiska förtydliganden i nästa nummer av medlemstidningen. Detta är också styrelsens avsikt, men trots uppmaningar agerar ej kassören som är den i styrelsen som har kännedom om uppgifterna och förfogar över materialet, utan hänvisar till tidsbrist m.m. Årsmötesbeslutet uppfylles därför ej! Hur och när bör övriga ledamöter i styrelsen och revisorerna agera?

Svar: Styrelsen kan vid särskilda fall (t.ex. om förutsättningarna ändrats) underlåta att följa årsmötets beslut. I ovan angiven situation kan styrelsen omkonstituera kassörsposten (såvida inte denna valts av årsmötet!). I övrigt kan/bör revisorerna kräva att handlingarna skall tas fram för publicering.

Fråga: Av vilken art/dignitet måste ett ärende vara för att ansvarsfrihet ej ska beviljas av ett årsmöte?

Svar: Styrelsen har inte ”hållit sig inom ramen” för uppdraget.

Fråga: Om ansvarsfrihet ej beviljas men anledningen därtill i ett senare skede får en godtagbar lösning, när upphör då ansvaret att gälla? Skall nytt ställningstagande då göras av klubbens medlemmar och i så fall när?

Svar: Skadan är som regel redan skedd, dvs. styrelsen har avgått. Såvida inte anmälan har gjorts till åklagare inträder ansvarsfrihet "inom tid och rum".

Fråga: När bör en polisanmälan göras?

Svar: Polisanmälan bör göras när misstanke om brott föreligger. Om frågan kommer upp på årsmötet och i samband med beslut om ansvarsfrihet, så är det vanligt att den berör ekonomiska oegentligheter.

Fråga: Skall årsmötet besluta om budget?

Svar: Årsmötet beslutar om en ”rambudget” vilket innebär att styrelsen presenterar en rambudget utifrån den verksamhetsplan som presenteras vid årsmötet. Årsmötet fattar beslut om målsättningen, d.v.s. verksamhetsplanen. Styrelsen får vid årsmötet uppdraget och ansvaret att driva verksamheten enligt rambudget och beslut om verksamhetsplanen. Ordet ”rambudget” har av SKK/FK använts för att peka på att man om möjligt skall undvika att detaljdiskussioner runt budgeten uppstår vid årsmötet.

Fråga: Kan/får kallelse till årsmötet göras endast via hemsidan?

Svar: Ja, om det rör sig om en läns- eller lokalklubb eller om special- verksamhets- eller rasklubben anpassat sina stadgar till SKKs typstadgar efter 2016-01-01.

Fråga: Vad innebär de olika majoritetsbegreppen i samband med röstning på årsmötet?

Svar: Enkel majoritet. Denna typ av majoritet är den mest använda. Den kallas också absolut majoritet. Det innebär att minst en mer än hälften har röstat för ett förslag. Det är den särklassigt mest använda formen av majoritet då den används i alla sakärenden.

Kvalificerad majoritet. Vid kvalificerad majoritet krävs fler röster än vid enkel majoritet för att ett beslut ska äga laga kraft. De ärenden som ska avgöras med kvalificerad majoritet finns alltid angivna i stadgan, till exempel stadgeändring, klubbens upphörande med mera. Hur viktigt och angeläget ett ärende än är, kan det aldrig ställas krav på att det ska avgöras med kvalificerad majoritet om inte stadgan föreskriver detta.

Frågor som avgörs med kvalificerad majoritet är således alltid frågor som ska avgöras av årsmöte/fullmäktigemöte. Storleken på majoriteten finns också angiven i stadgan, i SKKs typstadgar anges t ex ¾.

Relativ majoritet. Relativ majoritet är kanske den form av majoritet man minst reflekterar över. Denna majoritet ”tillämpas alltid” vid personval. Den kandidat som får flest röster blir vald oavsett hur många kandidater som det finns att ta ställning till.

Fråga: Vad innebär en motion till ett årsmöte? Kan vilka frågor som helst inlämnas som motion? Kan styrelsen avvisa en inlämnad motion om man anser att ärendet bör behandlas i annan ordning?

Svar: En motion är ett förslag till årsmötet från medlem. Styrelsen skall behandla motionen och kan föreslå avslag, men får inte neka att ta upp motionen på årsmötet.

Fråga: En person som är medlem i läns- och/eller specialklubb lämnar in ett antal motioner till klubbens årsmöte. Innan årsmötet avhålls blir vederbörande utesluten ur klubben. Kan/ska årsmötet behandla motionerna och fatta beslut, eller skall motionerna utgå?

Svar: Ja, årsmötet kan och ska behandla motionerna och styrelsen skall före årsmötet yttra sig på sedvanligt sätt.

Fråga: Vid årsmötet behandlades inkommen motion. Motionen avslogs medan ett tilläggsyrkande till motionen bifölls. Är detta riktigt?

Svar: Nej, detta är inte korrekt. Stor försiktighet och restriktivitet bör råda avseende tilläggsyrkanden.

Fråga: Är styrelsen skyldig att föra en inkommen motion vidare till årsmötet?

Svar: Ja, inkommen motion skall föras till årsmötet, kompletterad med styrelsens förslag till svar.

Fråga: En motion sänds in till styrelsen i god tid före motionstidens utgång. Motionären är dock inte medlem, medlemsavgift betalas in först i samband med motionstidens utgång. Är motionen giltig?

Svar: Om motionären inte är medlem när motionen sänds in, men betalar in medlemsavgift så att avgiften finns bokförd på föreningens konto när motionstiden går ut, är motionen att betrakta som giltig. Om medlemsavgiften betalas in så att den bokförs på föreningens konto efter motionstidens utgång, är motionen ogiltig.

Fråga: En motion sänds in till styrelsen. Tre personer uppges som motionärer, men bara två av dem säger sig vara vidtalade. Är motionen giltig?

Svar: Ja, motionen är giltig, men den personen som inte varit vidtalade skall strykas.

Fråga: Två personer sänder in en motion inför årsmötet. Endast den ena av de två är medlem i klubben. Är motionen giltig?

Svar: Ja, motionen är giltig, men den person som inte är medlem skall strykas.

Fråga: Behöver motioner som inkommer vara underskrivna i original och måste då samtliga motionärer ha undertecknat motionen för att den ska vara giltig?

Svar: Frågan om motionen måste vara undertecknad i original avgörs av stadgarna. En motion är fortfarande giltig så länge någon av motionärerna har undertecknat den, motionen anses då komma från den eller de som har undertecknat. Även en digital signering bör godtas.

Fråga: Kan man under pågående årsmöte göra tilläggsyrkanden till en motion?

Svar: Mötesordförandens roll är att leda fullmäktige – årsmöte – enligt vad som framgår av klubbens stadgar. Ordföranden bör efter mötets öppnande, gå igenom de formalia – t ex ordningsfrågor – som kan bli aktuella under mötet. Om mötet godkänner ordförandens förslag till ordningsfrågor, gäller dessa under hela mötet. Ordföranden skall under genomgången informera om han/hon har för avsikt att godkänna tilläggsyrkanden eller ej. Om mötet beslutar att tilläggsyrkanden skall medges, skall tydligt anges vad som gäller för dessa.

Det är viktigt att motioner formuleras på ett tydligt sätt så att tveksamheter inte uppstår. Tydliga alternativ kan formuleras, prioriteringsordning skall då anges. Det förberedande arbetet kan omkullkastas om tilläggsyrkanden som väsentligt avviker från huvudmeningen i motionen bifalls.

Tilläggsyrkanden som väsentligt avviker från motionens huvudinnehåll, bör ej godkännas.

Fråga: Kan ett årsmöte i efterhand ogiltigförklaras om det visar sig att ett större antal medlemmar ej erhållit kallelse till årsmötet och därför ej deltagit på mötet? Årsmötet ansågs av de närvarande vara behörigen utlyst, men samtliga dessa hade fått kallelse.

Svar: Hur utlysning av årsmötet skall gå till skall framgå av stadgarna. Om kallelse gått ut i laga ordning och det, utöver styrelsen, infunnit sig en medlem är mötet behörigt att besluta. Om kallelse sänts ut något för sent eller om styrelsen glömt att ange tid för mötet (allt annat är OK) så är dessa exempel inte fullgoda skäl att förklara mötet ogiltigt.

Fråga: Före årsmötets formella öppnande bad en medlem att få framföra synpunkter. Synpunkterna innehöll kraftig kritik mot styrelsen och framförallt dess ordförande. Mötesdeltagarna upplevde detta som mycket otrevligt och obehagligt. Var det formellt riktigt att tillåta medlemmen att ta till orda före mötet?

Svar: För att förhindra olämpligt uppträdande – påhopp/angrepp mot enskild person/personer – samt för att säkerställa ordning och demokrati i samband med årsmötet, äger ordföranden rätt att neka medlem att före årsmötets öppnande framföra synpunkter och även rätt att avbryta någon som på eget initiativ tar till orda.

Fråga: Är det ordföranden som helt ensam kan bestämma propositionsordningen?

Svar: Ja, men ordföranden bör uppträda lyhört.

Fråga: Vilka personer skall justera ett årsmötesprotokoll?

Svar: Av årsmötet vald mötesordförande samt av årsmötet valda justeringspersoner skall justera årsmötets protokoll.

Fråga: Behöver paragrafen som berör valen omedelbart justeras?

Svar: Ja, denna paragraf skall alltid justeras omedelbart.

Fråga: Vid fullmäktigemöten utses oftast två justeringsmän. Antag att ordföranden samt en justeringsman har en gravt avvikande uppfattning. Vad gäller?

Svar: Se under Klubbstyrelsen, Protokoll, frågor 2, 3 och 4.

Fråga: Vid revision inför årsmötet upptäcks att föregående års revision inte var korrekt. Det finns dock inga misstankar om oegentligheter. Vad gör revisorerna i denna situation? Spelar det någon roll att det är samma kassör som suttit båda åren?

Svar: ”Rör inte onödigtvis i grytan”. Att felet upptäckts bör noteras, men inte föranleda någon annan åtgärd. Om det visar sig att felet beror på att kassören varit uppenbart slarvig eller oaktsam, bör ny kassör väljas.

Fråga: Till ett medlemsmöte har inkommit en skrivelse. Skrivelsen, som innehåller kritik mot ett styrelsebeslut av mindre ekonomisk art, är undertecknad av ett antal medlemmar. Två av dem som undertecknat är klubbens revisorer. Medlemsmötet avvisar skrivelsen och stödjer styrelsens beslut. Några av de personer som sände in skrivelsen, varav en av revisorerna, reserverar sig mot medlemsmötets beslut. En av mötesdeltagarna frågar revisorerna hur de framgent, t ex vid revisionen inför kommande årsmöte, tänker hantera denna fråga. De svarar att ”i denna fråga är vi medlemmar, inte revisorer”. Revisorernas roll i en sådan fråga? Är inte en revisor ”alltid revisor” i klubbens sammanhang?

Svar: Ja, revisorer är alltid revisorer i klubbens sammanhang. Revisorerna bör inte inta någon annan roll inom klubben. I beskrivet fall kan kritik framföras mot revisorerna vid klubbens årsmöte.

Fråga: Hur bör en revisor agera om en kassör ej avger av revisorn begärda uppgifter för uppdragets utförande? Några misstankar om oegentligheter föreligger inte men revisorn anser att redovisningen är diffus och alltför svårbegriplig för att medlemmarna på årsmötet skall ha en möjlighet att förstå och därmed ta ställning till den ekonomiska förvaltningen.

Svar: Om det är ställt utom allt tvivel att handlingarna tillhör klubben och att alla möjligheter är uttömda, d.v.s. vare sig styrelse eller revisorer (eller närmast övergripande klubb om det rör sig om en ras- eller lokalklubb) har lyckats tala kassören tillrätta, finns möjligheten att vända sig till Kronofogdemyndigheten för att begära handräckning. Om kassören inte lämnat ifrån sig materialet till årsmötet, måste årsmötet skjutas upp/ajourneras.

Fråga: Kan en revisor yrka ”ej ansvarsfrihet” för:

  1. Hela styrelsen om det inte fanns ekonomiska brister men han anser att verksamheten inte skötts på rätt sätt?
  2. För enskild ledamot, t ex ordföranden?

Svar:

  1. Ja.
  2. Egentligen inte, ansvaret är gemensamt i styrelsen.

Fråga: Kan ett årsmöte låta bli att följa revisorernas förslag betr. ansvarsfrihet för styrelsen?

Svar: Ja, årsmötet är suveränt.

Fråga: Kan båda revisorerna vara ”icke medlemmar” och ändå kunna ha synpunkter på verksamheten?

Svar: Ja.

Fråga: Vid årsmötet påpekades att revisionsberättelsen inte var undertecknad av båda revisorerna, utan bara av den ena. Årsmötet beslöt särskilt att detta skulle åtgärdas. När justeringsmännen senare fick protokollet för justering fanns revisionsberättelsen med som bilaga, dock var den fortfarande bara undertecknad av den ena revisorn. År det justeringsmännens uppgift att tillse att detta åtgärdas innan de lämnar sin justeringsunderskrift? Om inte, vem är ansvaret?

Svar: Det är i första hand revisorernas skyldighet att tillse att berättelsen kompletteras med underskriften, i andra hand är det den tillträdande styrelsen som skall tillse att årsmötesbeslutet uppfylls. Justeringsmännen har inget ansvar för detta.

Fråga: Vad bör göras vid årsmötet om båda revisorernas underskrifter saknas? Man kan tänka sig att revisionsberättelsen sänds in via e-post, underskrifter saknas ju då.

Svar: Revisionsberättelsen skall vara undertecknad av revisorerna.

Fråga: Revisionsberättelsen har intill dagen före årsmötet inte inkommit till styrelsen. Kan årsmötet genomföras?

Svar: Ja, årsmötet kan genomföras, men frågor runt balans och räkenskaper bordläggs och upptas till behandling vid ett extra årsmöte.

Fråga: Inför årsmötet i en länsklubb finns förslag om två revisorer, en ”vanlig” medlem och en auktoriserad revisor. Vid årsmötet framförs synpunkter om att den auktoriserade revisorn är för dyr. Han väljs därför inte. Årsmötet uppdrar i stället till den tillträdande styrelsen att utse auktoriserad eller godkänd revisor. Rätt eller fel?

Svar: Fel! Stadgebrott eftersom revisorer enligt stadgarna skall väljas av årsmötet.

Fråga: Hur går s.k. postomröstning till?

Svar: Sedan omröstning avslutats kallas av fullmäktige vald ordförande och valda justeringsmän in och räknar inkomna röster och fastställer resultatet av omröstningen.

Fråga: Är s.k. taktisk röstning tillåten?

Svar: Taktikröstning vid personval innebär att man röstar på färre antal personer än de antal som skall väljas. Sådan röstning är tillåten om mötet så beslutar.

Fråga: Vid lokalavdelningens årsmöte utsågs representanter/delegater till huvudklubbens fullmäktige. Delegaterna fick uppdraget att i en viss fråga rösta på visst sätt. Vid fullmäktige röstade delegaterna på annat sätt än vad som uppdragits till dem. Som skäl angav de att förutsättningarna vid fullmäktige var annorlunda – hade förändrats – efter lokalavdelningens årsmöte.

  1. Har delegaterna begått stadgebrott?
  2. Borde delegaterna ha röstat ”blankt”?

Svar:

  1. Nej, stadgebrott föreligger i normalfallet inte.
  2. Nej, det finns ingen generell regel som anger ”blank” röst. I allmänhet måste anses att en delegat får ett uppdrag/förtroende att på bästa sätt agera för klubben vilket i normalfallet innebär att det beslut som årsmötet vid lokalavdelningen ”skickar med” delegaterna, skall anses vara vägledande.

Fråga: Kan en person (medlem) som uppträder störande avvisas från årsmötet?

Svar: I första hand bör medlemmen informeras/talas tillrätta. Ytterst kan medlemmen avvisas från mötet av mötesordföranden.

Fråga: Medlem som ringer och ber att få handlingarna inför årsmötet tillsänt sig, får svaret att handlingarna inte kan sändas ut eftersom styrelsen är försenad med någon del av handlingarna. Är inte styrelsen skyldig att sända ut handlingarna till medlem som så begär före årsmötet?

Svar: Klubbar som avhåller fullmäktigemöten, har i sina stadgar oftast text som anger att handlingarna ska sändas ut till delegaterna inom viss tid före fullmäktige. Orsaken till detta är att delegaterna skall ha möjlighet att diskutera frågor som skall behandlas vid fullmäktige, med sin styrelse.

Klubbar som avhåller ett vanligt årsmöte har inte skyldighet att göra utskick före årsmötet. För de sistnämnda räcker det alltså att sent iordninggjorda handlingar presenteras i samband med årsmötet.

Det kan vidare vara en kostnadsfråga. I den mån klubbarna anser sig ha möjlighet, bl.a. ekonomiskt sett, kan varje klubb enskilt besluta om i vilken mån medlemmar före årsmötet kan beställa handlingar.

Fråga: Valberedningen har inför årsmötet haft svårt att inom (ras-)klubben finna lämplig person till kassörsposten. Man har dock funnit en person med stor kassörsvana från annan (hund-)klubb. Denna person är dock inte intresserad av att vara medlem i aktuell klubb om han/hon inte skulle bli vald. I klubbens stadgar finns endast noterat att ”person som väljs för funktion i klubben måste vara medlem”. Inget anges att avgiften måste vara erlagd före mötet. Vid årsmötet informerar valberedningen angående medlemsfrågan.

Årsmötet accepterar denna person som kassör, mötet ajourneras, medlemsavgifter erläggs för den tilltänkta kassören, mötet återupptas, personen väljs som kassör.

En av justeringspersonerna gillar inte beslutet (personlig uppfattning) och gör en personlig justeringsanteckning i protokollet att han har avvikande åsikt. Han reserverade sig inte öppet vid årsmötet.

  1. Har valberedningen och årsmötet handlat riktigt?
  2. Har justeringspersonen handlat riktigt? 
  3. Om svar på fråga B) är nej, hur borde då mötesordföranden hanterat justeringsanteckningen?

Svar:

  1. Ja. Ett alternativt hade varit att låta den tilltänkta kassören adjungeras till styrelsen.
  2. Nej, justerarens uppgift är att notera om han uppfattat att annat beslut tagits.
    Det är ordförandens protokoll och han kan kräva att justeringsanteckningen tas bort.

Fråga: Det justerade protokollet från en lokalavdelning innehåller ingen punkt om val av revisorer. Man påstod från avdelningsstyrelsen att revisorer hade valts. Vad göra?

Svar: Man bör kalla till extra årsmöte eftersom revisorerna ej valts på årsmötet.

Fråga: Är det godtagbart att en styrelse av årsmötet uppdras att utse en valberedning? Om ej, hur ska årsmötet agera om det ej går att få fram en valberedning eller annan viktig post som t ex revisorer på årsmötet? Är det tvunget att ha ett extra årsmöte?

Svar: När det gäller valberedning kan styrelsen föreslå, men beslut tas på årsmöte eller extra årsmöte. Beträffande revisorerna så skall de granska styrelsen, därför får aldrig styrelsen lägga sig i förslag eller val av revisorer.

Fråga: Det visar sig på årsmötet att det inte finns något förslag på revisorer som accepterat.

  1. Måste extra årsmötet kallas in för denna fråga?
  2. Kan man ha skriftligt val då valberedningen har fått fram förslag?
  3. Är det den ”gamla” valberedningen eller den nya som skall ta fram nytt förslag?

Svar:

  1. Ja.
  2. Ja i princip, men det kan uppstå problem med identifikation. Samtliga röstberättigade ska tillskrivas, protokoll skall föras. 
  3. Den nya valberedningen ska arbeta.

Fråga: Valberedningen har misslyckats totalt. Det finns inga namn föreslagna och ingen i valberedningen kommer till årsmötet. Kan årsmötet gå till val på enbart namn som föreslås under mötet?

Svar: Ja! Det är viktigt att de som väljs är tillfrågade och tackat ja, oavsett om personerna finns i lokalen eller tillfrågats per telefon.

Fråga: Hur bör klubben agera när valberedningen inför årsmötet inte kunnat finna några personer som är villiga att ställa upp i styrelsen, och när avgående ledamöter inte är villiga att ställa upp för omval.

Svar: Om någon meningsfull verksamhet inte bedrivs i en klubb, bör klubben i normalfallet upphöra. Det kan å andra sidan vara praktiskt att låta vilandeförklara klubben. Möjligheten till att åter starta upp klubben är då betydligt bättre. Även om en valberedning inför ett årsmöte inte lyckas tillsätta alla poster, skall klubben ändå kalla till och avhålla årsmöte, detta med tanke på att förslag till olika poster kan komma fram under pågående årsmöte.

I det fall man vid årsmötet inte kan tillsätta någon ny styrelse, är det årsmötet som skall besluta om upphörande eller vilandeförklarande av klubben. Moderklubben skall vid en sådan situation återta rasansvaret för i klubben aktuell/a ras/er. Om beslut tas om upphörande eller vilandeförklarande, ska medlemmarna enligt den sista medlemsförteckningen tillskrivas med information om beslutet.

Fråga: Kan någon väljas som ännu inte tillfrågats?

Svar: Nej.

Fråga: Om vald person avsäger sig före tillträdandet, skall då nytt val äga rum eller platsen vara otillsatt?

Svar: Om avsägandet sker under årsmötet, återgår mötet till punkten för val av aktuell post. Om avsägandet sker efter årsmötet, träder suppleant in.

Fråga: Kan en av årsmötet vald kommitté (ledamöterna i kommittén) avgå med omedelbar verkan? Om ja, hur skall styrelsen agera därefter?

Svar: Javisst kan en kommitté avgå. Styrelsen bör antingen kalla in ett extra årsmöte eller adjungera person eller arbetsgrupp.

Fråga: Valberedningen begär att få närvara vid styrelsens samtliga sammanträden. Är det lämpligt?

Svar: Nej det är inte lämpligt. Det vanliga är att valberedningens ordförande deltager vid ett eller några sammanträden i samband med att valberedningen påbörjar sitt arbete. Ordföranden lämnar då lämpligen en redogörelse för valberedningens arbete samt föredrar valberednings förslag innan detta offentliggörs för medlemmarna.

Fråga: Får en valberedning ta kontakt med enskilda ledamöter för att höra deras åsikt om styrelsens arbete och sammansättning?

Svar: Ja.

Fråga: Kan varje enskild ledamot i valberedningen besöka var sitt sammanträde?

Svar: Valberedningen kan närvara vid styrelsesammanträde, men som regel representeras valberedningen av sammankallande vid ett sammanträde. Syftet med valberedningens närvaro vid ett sammanträde är dels att söka reda ut om styrelsen besitter den kompetens som krävs för ett styrelseuppdrag, dels utröna om styrelsens ledamöter kan samarbeta.

Fråga: Får valberedningens representant som närvarar vid ett styrelsemöte ställa frågor eller yttra sig under mötet?

Svar: Under ett möte kan diskussion med valberedningens representant föras. Denne brukar närvara vid hela mötet.

Fråga: Får/bör valberedningen före årsmötet diskutera sitt förslag med styrelsen?

Svar: Valberedningen kan före årsmötet presentera sitt förslag till styrelsen och förklara – motivera – sitt förslag.

Fråga: Det har förekommit att ledamot/ledamöter i valberedningen är make/maka till t ex ordföranden eller annan ledamot i styrelsen. Är detta korrekt?

Svar: Valberedningens ledamöter skall inte ha någon anhörigrelation till person som är ledamot i styrelsen eller till person som kommer att föreslås till styrelsen. I vissa fall kan det ändå vara förståeligt om valberedningen föreslår person som är anhörig till någon i valberedningen. Valberedningsledamoten bör vid dessa tillfällen avsäga sig beslutsansvaret i denna del. I ett protokoll anges t ex: ”X deltog ej i detta beslut”. Risk för att jävsituation uppstår skall undvikas så långt möjligt.

Fråga: Inför årsmötet i en lokal kennelklubb fanns tillräckligt antal personer som var villiga att åta sig styrelseuppdrag. Ingen av dem var dock beredd att åta sig ordförandeposten. Hur skall man agera vidare?

Svar: En lokal kennelklubb skall i första hand vända sig till sin länsklubb för att söka hjälp. Detta gäller generellt; lokala klubbar, rasklubbar, avdelningar osv. skall i första hand vända sig till sin huvudklubb.

Fråga: Flera namnförslag till olika poster har inkommit till valberedningen. Förslagen genomgås noga. Några av förslagen anser valberedningen är bra förslag och tar kontakt med personerna och hör efter om de är beredda att åta sig någon post. Efter att ha fått svar ”ja” från dessa personer sätts de upp på valberedningens förslagslista.

Övriga föreslagna personerna anser inte valberedning i passar till någon post. Man sätter därför inte upp dem på sin förslagslista och har inte heller tagit kontakt för att efterhöra om de eventuellt skulle vara intresserade av att arbeta i klubben. Under årsmötet får valberedningen ta emot hård kritik för att de underlåtit att kontakta alla föreslagna personer. Finns det något skäl för valberedningen att ta kontakt med personer som de ändå inte har för avsikt att sätta upp på sin förslagslista inför årsmötet.

Svar: Nej.

Fråga: Måste ledamot av valberedningen vara medlem i klubben?

Svar: Ja.

Fråga: Klubbens valberedning har fått in många förslag, betydligt fler än vad det finns lediga poster. Valberedningen vill till årsmötet lämna samtliga förslag, utan att göra någon egen beredning. Är detta möjligt?

Svar: Nej. Valberedningens uppgift är att samla in förslag på personer till lediga poster samt bereda och lämna förslag till årsmötet för de poster som är ledigförklarade.

Fråga: Årsmötet för en rasklubb beslöt göra ändringar i drygt 10 år gamla verksamhetsberättelser avseende utmärkelsen ”Årets Uppfödare”. Är detta rimligt och korrekt?

Svar: Det måste anses felaktigt att efter så lång tid som tio år ändra ett årsmötesbeslut och verksamhetsberättelser. Årsmötet är suveränt, ändringar av årsmötesbeslut skall göras endast i undantagsfall, exempelvis när ekonomiska oegentligheter uppdagas efter årsmötet.

SKK/FK enades vid sitt sammanträde 1998-12-09 att som riktlinje bör inte ärenden som är äldre än två år tas upp till förnyad behandling.

Fråga: Skall årsmötet besluta om verksamhetsplanen?

Svar: Ja, verksamhetsplanen är en av de frågor som årsmötet skall besluta om.

Fråga: Vilken är skillnaden mellan begreppen årsredovisning och årsbokslut?

Svar: Föreningar som har fler än 10 anställda eller tillgångar som överstiger 24 mkr skall upprätta årsredovisning, föreningar som unders

Frågor om styrelsearbete

Klicka på ett ämne nedan för att komma till frågorna.

Fråga: AU inom en klubb har behörighet att genomföra beslut som AU fattat. Det visar sig dock senare att AU inte varit enigt i sitt beslut. Gäller beslutet ändå?

Svar: Ja, majoritet gäller. Den i AU som har avvikande mening bör reservera sig. AU bör föra protokoll, rapport skall avläggas vid nästa styrelsesammanträde för konfirmation. Styrelsen har slutlig beslutanderätt. Delegeringsordning bör upprättas (vad AU/VU har rätt att besluta om). AU och VU har samma funktion.

Fråga: En sekreterare som avgått ur styrelsen vägrar att lämna ifrån sig klubbens material. Hur kan klubben gå tillväga?

Svar: Om alla möjligheter är uttömda, d.v.s. vare sig styrelsen eller revisorerna (eller närmast övergripande klubb om detta rör sig om en ras- eller lokalklubb) har lyckats tala sekreterare tillrätta, finns möjligheten att vända sig till Kronofogdemyndigheten för att begära handräckning. Klubben kan också vända sig direkt till domstol. I sådant fall bör dock klubben ta hjälp av advokat, vilket kan vara förenat med höga kostnader.

I båda fall bör klubben kontrollera att man har korrekta uppgifter, bl.a. rätt adress. Det är också en fördel om man har tillgång till personnummer. Hjälp med att ta fram uppgifter kan man få via folkbokföringsenheten vid Skattemyndigheten.

Fråga: Flera styrelseledamöter, däribland ordföranden, har samarbetssvårigheter med en ledamot. Flera styrelseledamöter förordar att denna ledamot skall avsättas. Vid ett styrelsemöte beslutar styrelsen att avsätta ledamoten. Rätt eller fel?

Svar: Nej, styrelsen får inte avsätta ledamot som är vald vid årsmötet. Notera att varje mandat kan väljas om vid årsmötet, alltså även de poster där vald person har ett år kvar av sin mandattid.

Fråga: I SKKs stadgar finns angivet att styrelsen är beslutför när X antal ledamöter är närvarande. Avser antalet X ordinarie eller ordinarie och suppleanter?

Svar: Här avses ordföranden och övriga ordinarie ledamöter och tjänstgörande suppleanter.

Fråga: Vad är delegationsordning?

Svar: En delegationsordning är en form av ansvars-/arbetsfördelning. Utöver vad som anges i stadgarna så reglerar den vilka uppgifter som åligger styrelsen, kommittéer, AU/VU osv. Delegationsordning och Arbetsbeskrivning bör upprättas i en förening.

Fråga: Inför en avelskonferens utsågs en kontaktperson, som fick i uppdrag att anordna och genomföra konferensen. Konferensen inställdes sedermera på grund av för få anmälda deltagare. Kontaktpersonen avbröt sitt åtagande och underlät bl.a. att avboka konferensanläggningen, varav följde att klubben fakturerats ett större belopp. Vilket ansvar har klubben respektive kontaktpersonen i denna situation?

Svar: Ett ansvar aldrig kan delegeras, ansvaret ligger följaktligen kvar hos klubben. Tillsättande av kontaktpersoner, arbetsgrupper o.s.v. bör ske med stor försiktighet och noggrannhet. Vidare bör ett uppdrag av denna art inte delegeras till en person, utan till minst två personer. Uppföljning av hur arbetet fortskrider skall ske vid styrelsesammanträden. Kontaktpersonen har genom sitt handlande skadat klubben och har därigenom ett personligt ansvar för detta.

Fråga: Räcker det med att man efter årsmötet till post/bank lämnar in protokollutdrag på vilka som äger rätt göra firmateckning?

Svar: Protokollutdrag räcker för att ange vilka som äger rätt att göra firmateckning, men glöm inte att annullera tidigare uppgift om firmatecknare.

Fråga: Kan en ordförande också fungera som redaktör och ansvarig utgivare?

Svar: Det är olämpligt och felaktigt om en ordförande också påtar sig uppdrag som sekreterare, kassör el dyl. Det finns dock inget hinder att ordföranden också åtar sig uppdraget som redaktör och ansvarig utgivare.

Fråga: Finns några generella regler eller bestämmelser inom SKK-organisationen?

Svar: Ja, SKK har upprättat en webbpolicy med regler samt anvisningar för upprättande av hemsida som finns tillgänglig på SKKs hemsida.

Fråga: Medlemmar i en klubb vill att styrelsens protokoll skall läggas ut på klubbens hemsida. Styrelsen är emot detta. En medlem erbjuder sig då, mot styrelsens vilja, att skriva av protokollen och lägga ut dem på sin egen hemsida. Är detta tillåtet och vilka konsekvenser kan det bli?

Svar: Den som äger en hemsida ansvarar för vad som läggs ut på hemsidan. Är man medveten om att styrelsen är emot publicering av styrelseprotokollen, är det olämpligt att protokollen läggs ut på privat hemsida. Den som ändå väljer att lägga ut ett klubbprotokoll på egen hemsida, kan bli ansvarig för innehållet enligt personuppgiftslagen (1998:204).

Fråga: Kassören avgår före årsmötet, Vad bör styrelsen göra:

  1. Om kassören vägrar att lämna ifrån sig materialet?
  2. Om kassören kräver att få lämna materialet till viss person, t ex en av revisorerna?

Svar:  

  1. Om det är ställt utom alla tvivel att handlingarna tillhör klubben och att alla möjligheter är uttömda, d.v.s. vare sig styrelse eller revisor (eller närmast övergripande klubb om det rör sig om en ras- eller lokalklubb) har lyckats tala kassören tillrätta, finns möjligheten att vända sig till Kronofogdemyndigheten för att begära handräckning.
  2. Revisorerna är skyldiga att ställa upp i en sådan situation.

Om kassören inte lämnat ifrån sig materialet innan årsmötet, måste årsmötet ajourneras i frågor som är kopplade till redovisningen.

Fråga: Valberedningen har inför årsmötet föreslagit en ung flicka som kassör. Man har, utan att kontrollera, utgått från att hon var 18 år. Hon väljs som kassör. Efter årsmötet framkommer att hon endast är 16 år. Vad bör man göra?

Svar: När kassören väljs av årsmötet bör styrelsen tillse att kassören ”tecknar firma” i förening med en eller två personer inom styrelsen. När kassören tillsätts efter konstituerande möte inom styrelsen, kan styrelsen konstituera om sig.

Fråga: Vid konstituerande möte efter årsmötet beslöt styrelsen att tillsätta person utanför styrelsen till kassörsposten. Denna person utsågs även att ingå i AU. Är detta korrekt?

Svar: Om inget annat framgår av klubbens stadgar möter inget hinder för styrelsen att adjungera person till kassörsposten. Det finns inte heller något formellt hinder att denna person ingår i AU, dock är adjungerad person ej beslutför. Ansvaret gentemot medlemmarna ligger hos styrelsen.

Fråga: En medlem sänder till styrelsen ett klagomål på hur styrelsen och avelskommittén sköter sina uppgifter och begär att avelskommitténs ledamöter skall anmälas till SKKs Disciplinnämnd. Skall sådana frågor anmälas till Disciplinnämnden?

Svar: En styrelse kan alltid tillsätta arbetskommittéer, men kommittéerna skall återrapportera till styrelsen och det är alltid styrelsen som har det slutliga ansvaret för arbetet. Klagomålet skall behandlas och problemet eventuellt åtgärdas av styrelsen.

Det finns inget skäl att anmäla sådant ärende till Disciplinnämnden eftersom nämnden endast prövar anmälan om brott mot organisationens fastställda regelverk (stadgar, grundregler, registreringsbestämmelser o.s.v.) och inte hur arbetet i klubbarna bedrivs.

Fråga: Vilken rätt har ansvarig utgivare att neka ta in annonser/artiklar från t.ex. en inofficiell rasklubb.

Svar: Den ansvarige utgivare beslutar, ofta i samråd med redaktören, om vilka annonser/artiklar som kan föras in i klubbens tidning. Klubbar inom SKK-organisationen bör alltid neka att ta in annonser/artiklar som berör inofficiella klubbar, oavsett i viket land dessa klubbar verkar.

Fråga: I samband med klubbens fullmäktigemöte, som pågår under två dagar, kallar ordföranden den nyvalda styrelsen till möte under lördagskvällen. Under mötet genomförs dels konstituering av styrelsen, dels behandlar man ett ärende. Är detta korrekt?

Svar: Inom SKK-organisationen tillträder den nyvalda styrelsen först efter att fullmäktige eller årsmötet avslutats, i detta fall alltså först på söndagseftermiddagen. Styrelsen borde alltså inte ha konstituerat sig under lördagskvällen och följaktligen inte heller behandlat ett ärende.

Fråga: Av årsmötet vald sekreterare avgår före sin mandattids utgång. Styrelsen sätter in en av suppleanterna som sekreterare. Är detta korrekt eller måste klubben kalla till extra årsmöte/medlemsmöte för att där formellt välja in en av suppleanterna eller annan person?

Svar: Formellt skall extra årsmöte kallas. Mer praktiskt är att annan person i styrelsen tillsätts fram till ordinarie årsmöte. Detta gäller, av kostnadsskäl, i synnerhet om det endast är kort tid kvar fram till ordinarie årsmöte.

Om flera ledamöter avgår vilket innebär att styrelsen ej blir beslutsför, kan de i styrelsen kvarvarande ledamöterna endast verkställa tidigare fattade beslut och får ej fatta nya beslut. I denna situation och om det är lång tid kvar till ordinarie årsmöte, bör extra årsmöte kallas av styrelsen. Om styrelsen ej gör detta, ska revisorerna kalla till extra årsmöte. Revisorerna ska också ta kontakt med valberedningen för att ”starta upp” deras arbete.

Fråga: Kan en medlem vara styrelseledamot i två eller flera klubbar inom SKK, t ex i två olika specialklubbar, två olika ras- och/eller lokalklubbar?

Svar: Det föreligger från SKKs sida inget hinder att medlem väljs som styrelseledamot i flera klubbar. Det kan ibland dessutom vara positivt eftersom man lättare kanske kan skapa samarbete mellan klubbarna. Det är dock viktigt att personen ifråga har förmåga att agera/uppträda lojalt i respektive klubb/styrelse.

Fråga: En ordinarie ledamot har fått uppdraget att hantera försäljning av bingolotter. Redovisningen av lottförsäljningen till styrelsen fungerar inte tillfredsställande. Efter ett tag visar det sig att ledamöter ”lånar” pengarna för eget bruk. Vad göra?

Svar: I första hand bör ordföranden kontaktas. Om inget tillfredsställande resultat uppnås vänder man sig till revisorerna. Om inte heller detta leder till något resultat bör frågan anmälas till årsmötet.

Fråga: Är det lämpligt att en person som bor utomlands väljs in i en styrelse?

Svar: Formellt finns inga hinder, men ofta är det olämpligt. Att få ett förtroendeuppdrag i förening innebär att man skall vara aktiv, vilket kan vara svårt om man bor utomlands.

Fråga: Gäller åldersgränsen 16 år endast vid röstning vid årsmöten och dylikt, eller gäller åldersgränsen även vid val till t ex styrelse?

Svar: Åldersgränsen 16 år gäller endast vid röstning.

Fråga: Ordföranden är familjemedlem. Mitt under verksamhetsåret går familjemedlemskapet ut, huvudmedlemskapet utgår månaden efter. Avgiften för familjemedlemskapet erläggs efter ca en månad, avgiften för huvudmedlemskapet erläggs efter ytterligare en månad. Ordföranden är alltså under en dryg månad inte medlem i klubben. Under denna period hålls ett styrelsemöte. En medlem får vetskap om ordförandens bristande medlemskap och kräver att styrelsemötet skall ogiltigförklaras. Övriga styrelseledamöters medlemskap är helt OK. Vad gäller?

Svar: Om styrelsen i övrigt är beslutsför så kan inte styrelsemötet ogiltigförklaras.

Fråga: I många klubbar begär man omedelbar justering för att beslutet omgående skall kunna verkställas. Någon separat justering görs ej. Är det riktigt?

Svar: Nej, omedelbar justering innebär att paragrafen skall skrivas och justeras (undertecknas) under mötet.

Fråga: Ett vanligt problem torde vara bristande beslutsunderlag, kanske särskilt i frågor som väckts vid bordet och allra helst om detta sker vid ett telefonmöte där informationsmöjligheterna och diskussionsutrymmet är begränsat. Hur hanterar man detta?

Svar: Det är dessvärre ganska vanligt med dålig beredning av frågor inför styrelsemöten. Om styrelsen accepterar bristande underlag, bör det ställas krav på att en noggrann föredragning göras av varje ärende. I princip skall inga avgörande beslut fattas i frågor som ej finns upptagna på dagordningen.

Fråga: Efter ett styrelsesammanträde skriver sekreteraren protokollet och sänder till ordföranden och justeringspersonen för justering. En eller båda dessa har uppfattat ett beslut på annorlunda sätt än vad sekreteraren gjort. Kan sekreteraren hävda sin uppfattning (sin text) och kräva att ordföranden och/eller justeringspersonen i stället gör justeringsanteckning i protokollet? Är det någon skillnad om sekreteraren är vald av årsmötet eller adjungerad till styrelsen med enda uppgift att föra mötesprotokoll?

Svar: Det är ordförandens mening som gäller. Om sekreteraren har annan uppfattning än ordföranden får sekreteraren göra en justeringsanteckning.

Fråga: Sammanträdesprotokollet undertecknas av protokollföraren och justeras av ordföranden och justeringsmannen. Ifall någon har avvikande uppfattning om vad som beslutats, vilken uppfattning gäller då? Rent teoretiskt kan man hamna i en låst situation där ett ärende blir liggande p.g.a. villrådighet.

Svar: Det är ordförandens mening som gäller. Övriga får göra justeringsanteckning.

Fråga: Hur hanterar man situationen om exempelvis sekreteraren och ordföranden är överens om en protokollsformulering, men justeringsmannen inte godkänner denna formulering?

Eller om ordföranden, sekreteraren och justeringsmannen är överens, men styrelsen som helhet vid ett senare möte har en annan uppfattning?

Svar: Det är ordförandens mening som gäller. Frågan bör dock tas upp vid nästa styrelsemöte.

Fråga: Måste man i styrelseprotokollet skriva ut namn på de personer som ev. diskuteras och vad saken gäller?

Svar: I protokollet bör ärendebeskrivning, förslag till bedömning samt beslut tas in. Det kan ibland, i känsliga ärenden, vara tveksamt att namnge personer, men om det är möjligt bör namn anges.

Fråga: Kan suppleant begära att få ”avvikande mening” antecknad till protokollet även då denna inte har rösträtt? Finns över huvud taget ”avvikande mening” eller skall det alltid vara reservation?

Svar: Tjänstgörande suppleant har rösträtt och har då rätt att få avvikande mening antecknad. Suppleant som ej är tjänstgörande har inte rösträtt och ej heller rätt att få avvikande mening antecknad. Avvikande mening och reservation är samma sak.

Fråga: Måste reservation alt. ”avvikande mening” alltid röra sig om ekonomiska frågor? Det kan ju lika gärna vara en ”brottslig” verksamhet som inte har med ekonomi att göra.

Svar: Reservation kan göras i anslutning till alla beslutsärenden.

Fråga: Om styrelsen måste tillgripa röstning i någon fråga, måste då röstetalen skrivas i protokollet även om röstningen beror på osäkerhet och inte votering?

Svar: Om votering tillgrips ska röstetalen skrivas in i protokollet.

Fråga: Är det någon gång tillåtet att i protokollet skriva t ex ”N.N. uttalade sig positiv till förslaget”?

Svar: Ja, tillåtet men inte nödvändigt.

Fråga: Beslutsprotokoll missuppfattas ofta så att endast ärendebeskrivningar finns med, men inte de olika förslagen. Är det acceptabelt?

Svar: De olika förslagen som ligger till grund för propositionställande skall anges i protokollet.

Fråga: Är ett protokoll ogiltigt om justeringsmännens och ordförandens initialer ej finns på varje sida förutom sista?

Svar: Signaturer skall finnas med på varje sida. Om signatur saknas har protokollet inget bevisvärde. Det kan hävdas att någon eller några sidor har bytts ut.

Fråga: Vilka obligatoriska uppgifter bör/skall ingå i ett mötesprotokoll?

Svar: Ett mötesprotokoll skall alltid ange vilken grupp som möts t ex SKK/CS, vilket möte i ordningen där är t ex 3/99, plats, dag för mötets avhållande samt vilka som deltagit under mötet. Har någon deltagit enbart under del av mötet bör detta anges t.ex. NN tom § 13. Det är vidare brukligt att ange vilka som är ordinarie ledamöter, suppleanter, adjungerade samt vilka som anmält förhinder.

Hur man väljer att paragrafsätta ett protokoll är valfritt, två huvudprinciper finns:

  1. paragraferna löper under ett år, dvs. första paragrafen i protokoll nr 2 blir en naturlig följd av den sista paragrafen från första mötet,
  2. varje möte börjar med § 1.

Ett mötesprotokoll bör alltid inledas med mötets öppnande, val av justeringspersoner, fastställande av dagordning och därefter föregående protokoll. Protokollet avslutas med att mötet förklaras avslutat.

En god ordning, och som även underlättar läsbarheten, är att tydligt markera: Beslut, Uppdrag samt Konstateranden. Varje ny paragraf bör även tydligt markeras med att en kort ledtext som underlättar för läsaren att hitta det man söker.

Fråga: Måste alla ledamöter som deltar vid ett telefonsammanträde justera protokollet?

Svar: Protokoll som förs vid ett telefonsammanträde där samtliga varit uppkopplade och samtliga har hört vad alla andra sagt i diskussionen justeras inte på annat sätt än ett vanligt protokoll. Någon enighet behöver heller inte föreligga vid beslut på ett telefonsammanträde. Dock bör för formens skull alltid frågan om enighet ställas. Föreligger inte enlighet kan votering tillgripas och majoritetens uppfattning blir beslutet.

Fråga: Räcker det med att endast ordföranden justerar styrelsens protokoll?

Svar: Praxis är att minst en justeringsperson utses att jämte ordföranden justera styrelsens protokoll.

Fråga: På vilket vis skall protokollen i en klubb hållas tillgängliga och gäller skyldigheten i alla klubbar inom SKK-organisationen.

Svar: Enligt SKKs stadgar § 11 (2012 års upplaga) ska protokoll hållas tillgängliga för medlemmarna. Detta gäller samtliga klubbar i SKK-organisationen.

Protokoll kan hållas tillgängliga genom att kopior sätts i en pärm i klubblokalen om sådan finns. Vidare genom att finnas med vid styrelse-, medlems- och årsmöten. Medlem bör också kunna få protokollkopia tillsänd mot ersättning för kopierings- och portokostnader.

Fråga: Ibland vill enskild medlem och/eller klubbar få ut kopior av underlag till styrelses beslut. Har klubben skyldighet att tillhandahålla kopior?

Svar: Inom SKK gäller att protokollen är offentliga och skall tillhandahållas till medlem, klubbar o.s.v., däremot är underlag som ligger till grund för beslut inte är offentliga.

Fråga: Klubbens stadgar anger att två revisorer och två revisorssuppleanter skall utses vid årsmötet. Valberedningen hade lyckats skaffa fram två revisorer, men inga personer till suppleantposterna. Inte heller vid årsmötet lades några förslag fram. Årsmötet beslutade därför bara om två revisorer. Under verksamhetsårets gång avgår den ena revisorn. Vad gör styrelsen nu?

Svar: Den enda som blir kvar får göra jobbet själv.

Fråga: En eller båda revisorerna vill alltid närvara vid styrelsemötena. Kan de få det?

Svar: Nej! Revisorerna kan i så fall påverka styrelsen i dess arbete, vilket innebär att jävssituation kan uppstå.

Fråga: Kan en styrelse be en revisor vara behjälplig som rådgivare i en besvärlig ekonomisk fråga?

Svar: Ja, styrelsen kan be revisorerna om råd i alla sorters frågor.

Fråga: Kan en revisor vara nära anhörig till en styrelseledamot?

Svar: Om man med ”nära anhörig” menar familjemedlemmar eller ingifta personer får detta inte förekomma p.g.a. risk för jäv.

Fråga: I en lokal specialklubb finns två ordinarie revisorer samt två revisorssuppleanter. En av de ordinarie revisorerna har dessutom åtagit sig ansvar för en uppgift som ligger i en av kommittéerna under styrelsen, hennes make är ansvarig/ordförande för två kommittéer. Medlemmar har ansett detta olämpligt eftersom revisorn i denna situation skall ”syna” dels sitt eget arbete i en kommitté och dels sin makes verksamhetsområde.

Är detta bara olämpligt eller direkt felaktigt?

Svar: En revisor eller dennes närmaste anhörig skall stå helt fria från andra uppdrag i föreningen då det annars föreligger jäv. I beskrivet fall är det direkt felaktigt att revisor skall granska sig själv och sina närmaste anhöriga.

Fråga: Redan nu förekommer telefonsammanträden. På senare tid har det allt oftare föreslagits att styrelsesammanträden genomförs ”över nätet”. Är det lämpligt med ”nätmöten”, hur bör sådana sammanträden i så fall genomföras? Hur vet man att det är rätt person vid tangenterna? Begränsas inte yttrandemöjligheten, vilka krav ställs på dem som väljs till styrelse (tillgång till dator och Internet t ex), hur hanterar styrelsen konfidentiella frågor o.s.v.?

Svar: Sammanträden över nätet är förmodligen en kommande form av klubbarbete. Både telefon- och ”nätsammanträden” bör dock endast användas som komplement och i undantagsfall för snabba beslut. Noggrann protokollföring är viktig! Det är viktigt att ledamöterna i en styrelse träffas!

Fråga: Vid klubbens årsmöte valdes suppleanterna utan inbördes suppleantordning utsågs. Hur hanterar styrelsen den uppkomna situationen?

Svar: Det finns flera ”nödlösningar”. Om en av suppleanterna sitter kvar sedan föregående period och de övriga suppleanterna är nyvalda kan styrelsen utse den suppleant som finns kvar sedan föregående period som 1:e suppleant. Styrelsen kan också utse suppleantordningen vid konstituerande möte genom beslut eller lottning. Det förekommer också att den till levnadsår äldsta suppleanten utses som 1:e suppleant. Om styrelsen inte vill besluta om suppleantordning, kan suppleanterna växelvis tjänstgöra som 1:e suppleant fram till nästa årsmöte.

Fråga: Kan medlem eller ledamot i klubb på begäran få ta del av underlag – handlingar – korrespondens i ett ärende som skall handläggas eller har handlagts inom t.ex. SKK/FK.

Svar: Nej, kommittéprotokollen är offentliga, underlagen för beslut är däremot inte offentliga.

Relaterade sidor

  • Föreningspaketet

    För att underlätta klubbarnas arbete har Föreningskommittén tagit fram ett paket med dokument som beskriver föreningsarbete och SKK-organisationen.