Styrelsearbete

Läs mer om styrelsearbete; att tänka på inför första styrelsemötet, arbetsordning, utskott och kommittéer mm.

Styrelsearbete

Klicka på respektive rubrik för att läsa mer

  1. Gå igenom klubbens stadgar
  2. Läs ”Att verka som förtroendevald inom SKK-organisationen”
  3. Arbetsordning för styrelsen (se exempel ”Arbetsordning för klubbstyrelse”)
  4. Konstituering, rollfördelning, vem ska göra vad?  
  5. Sammanträdesplan för det kommande året
  6. Protokoll från årsmötet
  7. Verksamhetsplan för året, godkänd av årsmötet
  8. Rambudget för året

Samtliga ovanstående punkter finns mer utförligt beskrivna i exemplet ”Arbetsordning för klubbstyrelse” nedan.

En styrelses arbetsordning är ett klargörande av vilka uppgifter som åligger klubbstyrelsen och hur arbetet i styrelsen ska bedrivas för att säkerställa mötes- och medlemsdemokrati. Styrelsens arbetsordning kan inte jämföras eller jämställas med dagordningen/agendan för ett styrelsemöte. Dagordningen är ett rättesnöre för mötets genomförande, där det ska framgå vilka punkter/sakfrågor som ska behandlas, i vilken ordning och som styrelsen vid mötets inledning fastställer.

En arbetsordning för en klubbstyrelse kan innehålla följande rubriker:

Styrelsemöten

Här beslutas om antalet styrelsemöten, tider och platser med mera. Styrelsen fastställer en sammanträdesplan.

Klubbmöten

Även klubbens medlemsmöten bör ingå i sammanträdesplanen. Det är också viktigt att vid mötesplanerandet ta hänsyn till vad stadgarna säger ex vis när årsmötet skall hållas, samt vad övriga led inom organisationen (SKK), på riks-, läns- och kommunalplan har planerat in. Det gäller allt från kampanjer till SKKs fullmäktige.

Suppleanter

Det är praxis inom SKK-organisationen att suppleanterna kallas till sammanträden och deltar i styrelsens arbete.

Kallelse

Hur och vem kallar till styrelsemöten och klubbmöten? Och vad ska kallelsen innehålla? Ska dagordningen alternativt verksamhetsberättelse och/eller andra handlingar bifogas? Det underlättar för styrelsens ledamöter att fatta beslut om de fått sätta sig in i vilka frågor som ska behandlas och kunnat ta del av ev. underlag. Gängse ordning brukar vara att styrelsens sekreterare på uppdrag av styrelsens ordförande skickar ut kallelsen. Om man beslutar sig för att kalla på annat sätt än via brev (posten), till exempel via e-post eller telefon, är det viktigt att det finns ett protokollfört beslut om detta.

Protokoll

Protokollet är det dokument som visar vilka ärenden och beslut en styrelse behandlar och fattar. Protokollen blir också klubbens historieskrivning, samt utgör de underlag för revisorerna i deras arbete. I protokollet ska det framgå vilka som närvarat, tid och plats för mötet, samt vilka frågor som behandlats och vad styrelsen beslutat. Inom SKK skall det justerade protokollet, det vill säga. när det undertecknats av styrelsens ordförande och av mötet utsedd justerare, enligt stadgarna hållas tillgängligt för medlemmarna. Det betyder att alla klubbens medlemmar har rätt att ta del av protokollets innehåll! Många anslår styrelseprotokollen på klubbens hemsida. Detta gör att utformningen av protokollen är av största vikt. Det mest fördelaktiga sättet att föra protokoll, och som samtidigt gör informationen om styrelsens arbete och fattade beslut lättillgängligt, är rena beslutsprotokoll. Se exempel.

Styrelsens befogenheter

Vad får styrelsen fatta beslut om och vad ska behandlas av årsmötet? Dessa frågor regleras vanligtvis i klubbens stadga. Där beskrivs målsättningen med klubbens arbete, vilken verksamhet som skall bedrivas samt vad styrelsen respektive klubbmötet skall besluta om.

Firmatecknare

Vem/vilka i klubbstyrelsen ska kunna ta ut pengar från klubbens bank- och/eller postgiro? Ska enbart kassören, eller kassör och ordförande i förening kunna göra detta, eller kanske kassör och ordförande var för sig, eller någon annan styrelseledamot? Här är det viktigt att väga in problematiken med stora avstånd mellan de olika uppdragsinnehavarna. Klubbens firmatecknare är också den som har rätt att underteckna kontrakt och fatta bindande överenskommelser å klubbens vägnar.

Attesträtt

Vem godkänner klubbens utbetalningar? Ett sätt är, att den som ansvarat för en aktivitet som medfört kostnader, intygar att en faktura upptar korrekt belopp, och att någon av firmatecknarna därefter attesterar och ombesörjer utbetalning.

Utåtriktad information och klubbens korrespondens

Vem/vilka ska ansvara för klubbens utåtriktade information, såsom klubbtidning, hemsida, kontakter med media och så vidare? Vem ska underteckna brev och skrivelser ifrån klubben? Vanligt är att sekreteraren är den som undertecknar skrivelser ifrån klubben och tar emot korrespondens. Men även sekreteraren eller annan ledamot, kan efter uppdrag av ordföranden, underteckna brev och skrivelser.

Tänk på att ta kopior på klubbens utgående korrespondens. Korrespondensen ska ju avrapporteras för att godkännas på nästkommande styrelsemöte och en kopia på skrivelsen bör då biläggas protokollet.

Ekonomi och bokföring

Vilka rutiner ska gälla för den löpande bokföringen? Hur ska kassören informera den övriga styrelsen om klubbens ekonomi? Ska kanske delårsbokslut upprättas, eller räcker det med balans- och resultatrapporter till styrelsens möten? Ett sätt att komplettera balans- och resultatrapporter under en period, är att göra en särredovisning för varje genomförd aktivitet, till exempel. Utställningen där och där, avelskonferensen då och då, senaste numret av klubbtidningen och så vidare.

Arbetsutskott

I klubbstyrelsen är det möjligt att inrätta ett arbetsutskott, som kan bestå av ordförande, sekreterare, kassör. Arbetsutskottet kan då behandla och förbereda frågor mellan styrelsemötena. De beslut ett arbetsutskott tagit måste sedan upp på nästkommande styrelsemötes dagordning för godkännande. Styrelsen kan också i en separat skrivning/arbetsordning för arbetsutskott, besluta om vilka frågor arbetsutskottet har rätt att behandla.

Arbetsgrupper/kommittéer

Ett sätt att engagera fler medlemmar och göra fler delaktiga i klubbens arbete, är att tillsätta kommittéer och bilda arbetsgrupper. En styrelseledamot kan vara sammankallande i arbetsgruppen/kommittén. På så sätt får man en naturlig rapportering till styrelsen av gruppens/kommitténs arbete. Exempel på sådana arbetsgrupper/kommittéer är – utställnings- och avelskommittéer, redaktionsråd (för klubbtidningen), webbansvariga, med flera.

Styrelsen kan även inför en särskild fråga, besluta om att till sig adjungera person, som i denna fråga, kan bidra med information för att styrelsen ska kunna fatta ett korrekt beslut.

Verksamhetsplan och budget

Verksamhetsplan och budget fastställs av årsmötet. Verksamhetsplanen redogör för de aktiviteter klubben skall genomföra och budgeten utgör den ekonomiska ramen för vad aktiviteterna får kosta. Om särredovisningar görs, efter varje genomförd aktivitet, är det enkelt för styrelsen att jämföra verksamhetsplan och fastställd budget med vad de verkliga kostnaderna blev.

Inför varje årsmöte upprättas en ny verksamhetsplan och en ny budget.

Verksamhetsberättelse

Inför årsmötet ska styrelsen skriva en verksamhetsberättelse. Verksamhetsberättelsen ska redogöra för vad som hänt i klubben under det gångna verksamhetsåret, samt också redogöra för vad aktiviteterna kostat, det vill säga, redogöra för klubbens ekonomi.

Protokollen ifrån föregående klubbårsmöte och årets styrelsemöten, av årsmötet beslutad verksamhetsplan och fastställd budget, samt verksamhetsårets balans- och resultaträkningar för klubben och eventuella ”aktivitetssärredovisningar”, är nödvändiga underlag för verksamhetsberättelsens framtagande. Dessa utgör också underlag för klubbens revisorer som de behöver för att kunna fullgöra sitt revisionsarbete.

Stadgarna för klubben anger vad som ska gälla i klubben beträffande flertalet av punkterna ovan. Det är viktigt att läsa sin klubbs stadgar och att stadgarna alltid finns till hands vid styrelsens och klubbens möten!

(Se SKKs typstadgar för specialklubb, § 8 mom. 1 st. 6)

Verkställande utskott/arbetsutskott

Ett verkställande utskott (VU) eller arbetsutskott (AU) kan inrättas om styrelsen anser det nödvändigt för verksamheten. Utskottet, som måste bestå av styrelsemedlemmar och vanligtvis utgörs av styrelsens presidium (ordförande, vice ordförande och sekreterare), har som huvudsaklig uppgift att bereda ärenden och lägga förslag till beslut inför styrelsen.

Genom att upprätta en delegeringsordning kan utskottet även ges viss, begränsad, beslutsbefogenhet. Alla eventuella beslut som fattas av AU ska bekräftas vid kommande styrelsemöte då styrelsen alltid har det yttersta ansvaret för beslutet.

Du kan läsa mer om VU/AU på sidan 71 i boken ”Föreningsteknik”

Kommittéer

Utöver det verkställande utskottet kan styrelsen, inom eller utom sig, utse kommittéer eller arbetsgrupper för att handlägga sådana arbetsuppgifter som styrelsen bestämmer. En välfungerande kommitté kan både minska styrelsens arbetsbörda och bidra till att engagera fler medlemmar i klubbens arbete. För att tydliggöra vilka uppgifter som åligger kommittén kan styrelsen upprätta en arbetsordning.

En styrelseledamot kan med fördel vara sammankallande i kommittén. På så sätt får man en naturlig rapportering till styrelsen av kommitténs arbete. Exempel på kommittéer är – utställnings- och avelskommittéer, redaktionsråd (för klubbtidningen), webbansvariga, o.s.v.

Värt att notera är att kommittéer lyder under styrelsen, det vill säga, det är styrelsen som ansvarar för beslut i de frågor som handläggs av kommittén. Styrelsen kan även avskaffa kommittéer och byta ut dess ledamöter om den anser att sådana åtgärder är nödvändiga.

 

Per capsulam är latin för ”genom en kapsel”. Ett beslut per capsulam ska bara användas då en fråga inte kan vänta till nästa styrelsesammanträde. Ledamöterna behöver inte befinna sig på samma plats eller stå i direkt kontakt med varandra då beslutet fattas.

Då ett beslut ska fattas per capsulam tillhandahåller förslagsställaren underlag för beslutet till samtliga styrelseledamöter och presenterar den föreliggande frågan. Ledamöterna tar därefter ställning till frågan och meddelar förslagsställaren sina beslut. Förslagsställaren sammanställer därefter svaren från ledamöterna och skickar omgående resultatet till samtliga ledamöter. Vid nästkommande styrelsemöte protokollförs eventuella beslut per capsulam och läggs till handlingarna, det ska anges i protokollet att beslutet är fattat per capsulam.

SKKs Föreningskommitté beslutade vid sitt sammanträde den 17 februari 2015 att, efter en genomförd prövotid och utvärdering av försöket, permanent öppna möjligheten till justering av styrelsemötesprotokoll på distans genom elektronisk signatur. Kommittén beslutade även att det står respektive klubb fritt att bestämma vilken teknisk lösning man vill tillämpa för förfarandet.

Miniminivån för justering på distans är att en personlig namnteckning tillförs protokollet så att justeringen är jämförbar med traditionell justering.

Följande utgör exempel på godtagbara metoder:

  • Att skriva ut, skriva under, scanna in och skicka vidare protokollet via e-post anses uppfylla de krav som ställs under prövotiden.
  • I gratisprogrammet Adobe Reader finns en signaturfunktion (Echo Sign) som kan användas att lägga till sin namnteckning på dokumentet. Detta tillvägagångssätt uppfyller de krav som ställs under prövotiden förutsatt att man använder funktionen ”placera signatur”. Läs mer
  • Nyare versioner av Microsoft Office erbjuder lösningar för signaturer. För att signaturen ska uppfylla de krav som ställs krävs det att man scannar in sin handskrivna signatur vilken sedan läggs till dokumentet med signaturverktyget i Office. Läs mer

Det finns ett stort antal andra lösningar som går att använda utöver de exempel som anges ovan, även dessa måste dock uppfylla den miniminivå som anges ovan.

Frågor har uppstått rörande varför det både i typstadgar för specialklubb och stadgar för länsklubb finns en prövningsrätt för styrelsen att bevilja medlemskap.

Denna rätt för styrelsen att pröva om man ska anta en persons medlemsansökan eller inte, kom till som en effekt av ett domstolsutslag på 1980-talet där SKK var part i målet.

I det konkreta fallet skedde ett akut omhändertagande av ett stort antal hundar varav huvuddelen avlivades på plats av polis. Efter tillslaget – som skedde med stor medial uppmärksamhet – ville personen ifråga bli medlem i SKK, vilket SKKs dåvarande styrelse inte ville acceptera. SKK stämdes inför Stockholms tingsrätt och förlorade delar av målet med innebörden att om SKK ska kunna vägra medlemskap, måste detta tydligt framgå av stadgarna.

Enligt den ordning som gäller inom SKK skall SKKs disciplinnämnd, DN, endast pröva händelser som skett under den tid du varit medlem. I det konkreta fallet så ägde händelsen rum när personen inte var medlem och skulle därför inte ha drabbats av någon disciplinär påföljd vid eventuell prövning hos DN. För att ge klubbarna rätt att skydda sig mot medlemsansökningar från personer som allvarligt riskerar skada klubbens rykte och renommé infördes denna skyddsklausul även om den mycket sällan kommer användas i den praktiska verksamheten.

Motsvarande skyddsklausuler i SKKs stadgar är force majeure-paragrafen, samt skiljeklausulen.

Se vidare i protokoll SKK/FK nr 1-2008, § 20.

Vad är egentligen en verksamhetsplan? Hur skriver man den, och hur fyller man den med vettigt innehåll? Och inte minst viktigt, hur undviker man att verksamhetsplanen glöms bort så fort den klubbats igenom på årsmötet? Många verksamhetsplaner har skrivits genom åren bland SKKs klubbar och ingen klubbs plan har varit någon annans lik. De har skilt sig åt i både utformning och innehåll. En del har varit mycket ambitiösa, andra motsatsen; en del har varit kraftfullt ideologiska, andra drömmande och utsvävande; en del har varit korta och kärnfulla, andra svamligt utbredande. Men hur ska det vara, då? Hur ser en bra verksamhetsplan ut?

Var realistisk

Till att börja med ska verksamhetsplanen vara realistisk. Det som står där ska genomföras under verksamhetsperioden, såvida inget speciellt inträffar som omöjliggör det. Kartlägg vilka resurser ni har, och vilka krafter ni kan knyta till er utanför klubben och styrelsen.

Täck in alla områden

Verksamhetsplanen ska täcka de arbetsområden som klubben omfattar. Fundera alltså igenom vilka ansvarsområden som er klubb har – detta skiljer sig ju beroende på om det är en länsklubb, stor eller liten specialklubb, rasklubb, jakthundsklubb etcetera. Verksamhetsplanen ska spegla inriktningen på klubben! Ingen förväntar sig att en rasklubb för dvärghundar ska anordna jaktprov.

Här har ni stor hjälp av stadgarna. Under målparagrafen står det vad ni ska åstadkomma, under verksamhetsparagrafen står det enkelt uppradat vad ni ska ha för ramverksamhet. Sammanfattningsvis handlar det om att:

  • informera (både internt och externt)utbilda (hundar, uppfödare, instruktörer,
  • hundägare – allt beroende på klubbens inriktning)
  • anordna tävlingar, prov och utställningar
  • förvalta klubben

För att göra klubbens medlemmar medvetna om vad verksamheten ska grunda sig på, kan det vara vettigt att inleda med att citera mål- och verksamhetsparagraferna! För en länsklubb skulle alltså verksamhetsplanen inledas med:

I stadgarnas § 1 Mål, står följande att läsa:

För SKK och medlemsorganisationerna gäller det gemensamma målet att kontinuerligt skapa goda förutsättningar för hunden, hundägaren och hundägandet genom att

  • Främja och utveckla goda former av hundsport.
  • Väcka intresse för och främja avel av mentalt och fysiskt sunda, bruksmässigt, jaktligt och exteriört fullgoda, rashundar.
  • Informera och sprida kunskap om hundens beteenden, dess fostran, utbildning och vård.Bevaka och arbeta med frågor, som har ett allmänt intresse för hundägaren och
  • hundägandet.
  • Skapa och bevara goda relationer mellan omvärlden och hundägaren och hundägandet.

     

I stadgarnas § 2 Verksamhet, står vidare:

För att nå det uppsatta målet skall SKK:

  • Bevara SKKs profil som hundägarnas riksorganisation, inspirera, stödja och följa medlemsorganisationerna i deras verksamhet samt medverka till god sammanhållning mellan dessa
  • Etablera och bevara goda relationer mellan omvärlden och hundägaren och hundägandet genom att skapa sådana förutsättningar att hundägandet blir en respekterad och självklar livskvalitet i samhället.
  • Följa den kynologiska utvecklingen inom och utom landet samt driva svenska kynologiska intressen i internationella sammanhang.
  • Bedriva och främja forskning inom SKKs verksamhetsområden för att sprida kunskap om hunduppfödning samt hundens beteenden, dess fostran, utbildning och vård.
  • Föra register över de hundar som har rätt till registrering samt över kennelnamn
  • Stödja uppfödarna i arbetet för en god hundavel
  • Verka för att prov, utställningar och tävlingar anordnas
  • Utbilda förtroendevalda samt klubb-, utställnings-, prov- och tävlingsfunktionärer

Styrelsens förslag till verksamhetsplan, baserat på SKKs målbeskrivning enligt ovan, följer här. I stadgarna står det vad ni ska göra. I verksamhetsplanen ska ni formulera hur detta ska göras!

Fresta medlemmarna att delta

Det är ingen idé att skriva en verksamhetsplan som ingen är intresserad av. Ta reda på vad medlemmarna vill ha för verksamhet! Fundera över vad som gjorde den uppskattade delen av verksamheten så framgångsrik, och varför ingen kom på den där föreläsningen om urhundens DNA som ni anordnade.

Det skadar heller inte att texten i en verksamhetsplan är tilltalande i sin utformning. Målet är att medlemmarna redan på årsmötet ska längta efter att få anmäla sig till alla fantastiska aktiviteter.

Ekonomiskt hållbar

Det ska finnas täckning i budgeten för den verksamhet ni planerar. Fundera över hur mycket verksamheten kommer att kosta, och hur stor del som ska finansieras av klubbens ekonomi respektive av egenavgifter. Kanske är det meningen att ni ska gå vinst på en del av verksamheten för att täcka kostnaderna för annan verksamhet?

Många gånger kan det löna sig att samarbeta med Studiefrämjandet eller andra klubbar. Tänk igenom detta innan ni skriver den slutgiltiga versionen av verksamhetsplanen.

Konkret tillvägagångssätt

Avsätt tid till att skriva verksamhetsplanen. Det låter sig i de flesta fall inte göras på 10 minuter av ett styrelsemöte. Läs igenom verksamhetsparagrafen i stadgarna och fundera över vad detta betyder för din klubb. Definiera era målgrupper; vilka är det ni vill nå med verksamheten? Börja ”spåna” på vad ni ska ha för arrangemang. Vad är beslutat sedan tidigare? Vad är årligt återkommande? Var det något som fanns i förra årets verksamhetsplan, och som av någon anledning inte blev gjort? Skriv ner alla idéer, galna såväl som kloka.

Stjäl och återanvänd! Det finns ingen anledning att ”uppfinna hjulet på nytt” varje år. Återanvänd bra idéer, och inte minst strukturer. När ni väl har skrivit en genomtänkt, väl fungerande verksamhetsplan, kan den fungera som underlag flera år framåt. Låt rubrikerna vara kvar och fyll på med nytt innehåll, repetera uppskattade föreläsningar (kanske med några års mellanrum), gör uppföljningar på kurser. Snegla på vad andra klubbar gjort och gör, läs deras verksamhetsplaner, läs länsklubbsrutorna i Hundsport, titta i ras- och specialklubbars medlemstidningar; där finns massor med idéer!

Och slutligen – börja i god tid med verksamhetsplaneringen. Låt det inte bli något man ”slänger ihop” i sista stund innan årsmötet.