Revisorer och valberedning

Revisorer och valberedning

Klicka på respektive rubrik för att läsa mer

Att arbeta som revisor

Slår man upp ordet revisor i Svenska akademiens ordlista kan man läsa att det betyder granskare och att ordet revision betyder granskning. Revisorerna skall se till att verksamheten i en förening eller klubb, bedrivs i enlighet med stadgar, uppsatta mål och fattade beslut.

Som revisor påtar man sig en ansvarsställning, ett förtroendeuppdrag som man valts till av föreningens medlemmar på årsmötet. Revisorerna kan ses som medlemmarnas förlängda arm för ”kontroll av” att styrelsen agerar i enlighet med stadgar och de uppdrag årsmötet och därmed medlemmarna givit dem.

Granska både ekonomi och verksamhet

Revisionen innebär dels en granskning av föreningens ekonomi, dels granskning av själva verksamheten.

Den ekonomiska kontrollen bör genomföras löpande, eller åtminstone halvårsvis, via bokföringen och med avstämning mot verksamhetsplaner, protokoll och fattade beslut.

Verksamhetsgranskningen sker lämpligast via mötesprotokoll. Revisorerna granskar om fattade beslut följs, om styrelsen följer fastställd verksamhetsplan, att beslut fattas i stadgeenlig ordning.

Informera styrelsen om fel och brister i tid

Revisorerna står likaså till förfogande för rådgivning till styrelsen, om sådana tillfällen skulle dyka upp. I enlighet med så kallad god revisionssed, bör revisorerna med jämna mellanrum avrapportera sitt uppdrag till föreningens styrelse.

När fel och brister uppdagas ska revisorerna snarast informera styrelsen om dessa så rättelse kan ske. Denna information kan ges muntligen och om detta inte ger resultat, skriftligen enligt följande:

Först görs ett påpekande (till exempel om det är något kassören bör tänka på),
därefter sker en erinran (som är en påminnelse om det tidigare påpekandet),
sist lämnas en anmärkning (vilket innebär att något omedelbart måste åtgärdas).

Revisionsberättelse på årsmötet

Till årsmötet avger revisorerna en revisionsberättelse, där revisorerna föreslår årsmötet bevilja den avgående styrelsen ansvarsfrihet, eller att avgående styrelse inte beviljas ansvarsfrihet.

OBS! Inom SKK-organisationen är det den avgående styrelsen i dess helhet som beviljas respektive inte beviljas ansvarsfrihet. Enskilda ledamöter kan undantas förutsatt det finns en protokollförd reservation.

En mall för revisionsberättelsen finns på sidan Mallar i Föreningspaketet

Samarbete är viktigt
Det är viktigt att de förtroendevalda revisorerna (oftast är de två) samarbetar med föreningens revision. I en stor förening kan arbetet delas upp mellan revisorerna och när man stöter på tveksamheter kan man rådgöra med varandra och så vidare.

Arbetsordning underlättar
För att underlätta revisionsarbetet kan det vara av värde att revisorerna upprättar en arbetsordning för genomförandet. Exempel på sådan arbetsordning finns i Jan Wigdells bok Föreningsteknik, bilaga I, ”Arbetsordning för revisor i klubbstyrelse”. Föreningsboken, skriven av S Pedersson och L Pedersson, Bilda förlag, kap. 20, ”Revisorn – en garanti för ordning och reda” rekommenderas likaså

Stäng

Att arbeta i valberedningen

Valberedningens arbete startar direkt efter årsmötet och inte, som många tycks tro, några veckor före årsmötet. Först ska man ta reda på vilken uppgift man har som valberedning. Detta framgår av föreningens stadga som man bör införskaffa direkt. Uppgiften brukar vara att förebereda förslag till ordinarie ledamöter och suppleanter i styrelsen, revisorer och eventuella representanter till olika samarbetsorganisationer.

Vidare så ska valberedningen föreslå ordförande till årsmötet. Man ser allt för ofta att ordinarie ordförande i styrelsen även blir vald till ordförande för årsmötet. Här kan man konstatera att det i dessa fall blir frågan om en jävsituation.   

Samsyn om valberedningens uppgift

Som sammankallande i valberedningen är det nu dags att kalla till ett första möte. Här är det lämpligt att diskutera igenom uppdraget (samsyn) samt att fördela arbetsuppgifter. Tänk på att föra mötesprotokoll som alla i valberedningen får ta del av. Om valberedningen känner sig osäker på sitt uppdrag så kan man genomgå en studiecirkel för att få utbildning. Det finns bra studielitteratur i ämnet. Uppgifter som man måste ta reda på är: styrelsens sammansättning och ledamöternas mandattid. De ledamöter som är valda på längre tid än till kommande årsmöte måste tillfrågas om de kommer att sitta kvar under hela mandattiden. Om så inte är fallet får man förbereda ett så kallat fyllnadsval.

Sätt er in i styrelsens arbete!

Man bör noggrant sätta sig in i styrelsens arbete och vilka kompetenser som för dagen finns där. Detta kan ske på några olika sätt: delta vid något styrelsemöte (kom ihåg att anmäla intresse för detta i god tid till ordförande i styrelsen) och därigenom få en uppfattning om arbetet i styrelsen. Man kan vidare intervjua de personer som sitter i styrelsen och höra efter hur de ser på sitt arbete och vad de tycker att just de tillför. Detta kan också göras via en mindre enkät.

Vad säger medlemmarna?

Valberedningen bör också läsa igenom styrelseprotokollen för att förstå vilka frågor som diskuteras. Här får man också se i vilken utsträckning deltagandet är på mötena. Det är också viktigt att delta på klubbens klubbmöten eller motsvarande för att där prata med medlemmar och lyssna efter förslag eller åsikter. Valberedningen kan också sätta in en notis i klubbens tidskrift om vilka som är ledamöter i valberedningen, och att valberedningen önskar få förslag på lämpliga kandidater till valbara platser i styrelsen och som revisor/er inför årsmötet.

Nu är det dags att vaska fram namn

När man sedan fått en tydlig bild över styrelsen så kan man börja fundera på namn till de olika posterna. Här är det viktigt att noggrant se till att ingen av de personer man föreslår är jävig. Till exempel kan man inte sitta i styrelsen och att någon annan i samma familj är revisor. Vidare måste man kontrollera att de personer som man vill föreslå verkligen är medlemmar i föreningen. Undantag kan finnas, det kan till exempel gälla att man måste ha auktoriserad revisor. När man tillfrågar olika personer om uppdrag i styrelsen så är det viktigt att man är så uppriktig som möjligt och beskriver uppdraget på ett korrekt sätt. De personer som kommer att bli valberedningens förslag kan också uppmanas att lämna en CV som med fördel kan skickas ut tillsammans med övriga årsmöteshandlingar.

Lämna ifrån er förslaget i tid

Förslaget från valberedningen skall lämnas till styrelsen inom stipulerad tid vilket framgår av stadgan. Om man vid detta tillfälle har någon vakans i sitt förslag så får man helt enkelt lov att skriva det och sedan arbeta vidare fram till årsmötet med att hitta en kandidat.

Vid själva årsmötet ska någon från valberedningen (vanligen sammankallande) vara på plats för att muntligt lämna valberedningen förslag till de olika valen. Detta är också ett utmärkt tillfälle att berätta hur man har arbetat i valberedningen och hur man kommit fram till sitt förslag.

Lycka till!

Stäng