Kommunikation

Läs om kommunikation inom en förening, vad gäller och vilka policys finns.

Kommunikation

Klicka på respektive rubrik för att läsa mer

Tystnadsplikt innebär att man inte får vidareföra information/uppgifter som man får ta del av i sin tjänst eller genom det uppdrag man har, det vill säga att information inte skall spridas vidare till andra.

Exempel på detta inom föreningslivet är de handlingar som ligger som underlag för styrelsens beslut vid sammanträden eller uppgifter som framkommer under styrelsens diskussion vid sammanträden.

I handlingar som föreligger vid styrelsesammanträde, eller sådant som framkommer under styrelsens dis­kussion, kan förekomma uppgifter som berör enskild person och som kan vara känsliga för den enskilda personen.

Vad som exakt avhandlats under ett styrelsesammanträde och vilka underlag som fanns för besluten, skall alltså ledamöter och suppleanter inte diskutera med andra personer.

Det är också viktigt att protokollet formuleras på så vis att det så tydligt som möjligt framgår vad ärendet innehållit och vilket beslut som tagits, utan att detta kränker eller skadar enskild person.

Vidare skall, såvida inte styrelsen tagit annat beslut, styrelsens beslut inte diskuteras med – meddelas till – person utanför styrelsen, innan protokollet är justerat och protokollutdragen utsända till dem det berör.

Tystnadsplikt omfattar även person som är adjungerad till styrelsen samt revisorer och valberedning. Tyst­nadsplikten gäller även efter att ledamot, revisor, valberedning eller adjungerad person avträtt från sitt förtroendeuppdrag.

Av protokollet skall kunna utläsas vad som avhandlades vid sammanträdet och vilka beslut som togs.

Protokollets huvud skall/bör innehålla:

  • föreningens namn, datum för sammanträdet samt på vilken ort sammanträdet avhölls
    närvarande tjänstgörande ordförande, övriga ordinarie ledamöter och suppleanter
  • vilka ledamöter/suppleanter som ej närvarat vid mötet – anmält förhinder
  • eventuellt adjungerade eller övriga närvarandetjänstgörande sekreterare
  • Samtliga namn ska vara fullständiga – skriv både för- och efternamn!

Paragrafnumrering

Många klubbar väljer att paragrafnumrera från § 1 inom varje protokoll, andra väljer att numrera paragraferna löpande under verksamhetsåret och börjar alltså med § 1 vid det första mötet efter årsmötet, möte nr 2 efter årsmötet börjar till exempel med § 23, möte 3 börjar med § 48 och så vidare.

Paragrafernas innehåll

Som anges ovan skall man kunna utläsa vad som avhandlades vid sammanträdet och vilka beslut som togs.

I det flesta ideella föreningar skrivs så kallade beslutsprotokoll. Dessa upptar för varje behandlat ärende, förutom paragrafnummer med rubrik, kortfattad redovisning av ärendeinnehåll, en kortfattad förslagsredovisning samt vilket beslut som togs.

Skriv gärna ord som till exempel beslöt, uppdrogs, utsågs i fetstil för att de skall vara lätta att hitta. Det är viktigt att protokollen är tydliga men samtidigt kortfattade så att de blir lättlästa. Protokollen är viktiga dels som information till ledamöter som inte var med vid mötet och till klubbens medlemmar, men utgör också ett historiskt dokument över klubben för eftervärlden.

Titta gärna i gamla protokoll för att få exempel på formuleringar. På SKKs hemsida finns alla SKKs protokoll utlagda i vilka det finns många exempel på formuleringar.

Justering

Det är ordförandens protokoll och det är han eller hon som har det slutliga avgörandet över protokollets innehåll. Justerarnas uppgift är att kontrollera att protokollet korrekt redovisar vad som avhandlades och beslöts vid sammanträdet. Om justeraren har synpunkter på innehåll eller formulering, kan denna, i det fall ordföranden inte har samma uppfattning, skriva en separat justeringsanmärkning där han/hon formulerar vad paragrafen bör innehålla enligt hans/hennes uppfattning.

Nästa sammanträde

Försök om möjligt att besluta om sammanträdesdatum för en hel säsong, eller ännu hellre, för hela verksamhetsåret. Det är då lättare att planera arbetet och medlemmarna har en möjlighet att ”passa in” skrivelser eller förslag så att de kommer in i god tid före ett sammanträde.

Exempel på hur ett protokoll kan ställas upp återfinns nedan.

Protokollsutdrag

Det är rimligt att medlemmar som skriver till sin klubb, till exempel lämnar förslag, också skall få skriftligt svar. Protokollutdrag skrivs och skickas när protokollet är justerat.

Exempel på hur ett protokollutdrag kan se ut återfinns på sidan Mallar. 

Protokoll från styrelsemöten ska enligt SKKs typstadgar för special- och rasklubbar hållas tillgängliga för medlemmarna. Det innebär att medlemmarna åtminstone ska ha möjlighet att, i klubbstuga eller på annan plats som styrelsen bestämmer, läsa protokollen från innevarande verksamhetsår.

Medlem har även rätt att få protokoll skickade till sig i pappersformat varvid klubben kan ta ut en avgift om högst 50 kr per protokoll för att täcka kostnader för porto och utskrift.

Tillhandahållande av digitala protokollskopior

SKKs Föreningskommitté beslutade vid sitt sammanträde den 28 mars 2019 (FK 2-2019) att typstadgarnas § 11 st. 2 inte innebär någon skyldighet för SKKs medlemsorganisationer att tillhandahålla digitala protokollskopior. För det fall en klubb inte tillhandahåller digitala protokollskopior ska den information som är av intresse för medlemmarna delges genom en styrelserapport från respektive möte (se exempel här).

Om klubben väljer att tillhandahålla digitala protokollskopior bör det ske på ett sätt som gör att endast klubbens medlemmar kan ta del av dem, exempelvis på en lösenordskyddad del av hemsidan eller via e-postutskick. Protokollet bör vara i PDF/A-format.

Publicering på hemsida

Föreningskommittén avråder SKKs medlemsorganisationer från att publicera styrelseprotokoll öppet på klubbens hemsida. Dels innebär dataskyddslagstiftningen att personuppgifter ska behandlas enligt vissa särskilda regler (läs mer under avsnittet GDPR – Dataskyddsförordningen), vilket ställer mycket höga krav på såväl utformningen av protokollet som klubbens arbete med dataskyddsfrågor. Dessutom kan sådan publicering ge helt utomstående personer tillgång till information om klubbens ekonomi och vem eller vilka som tecknar klubbens firma, uppgifter som kan missbrukas.

Ladda ner SKKs policy för social medier som PDF

Svenska Kennelklubben, SKK, och dess anslutna klubbar har en positiv inställning till att medlemmar uttrycker sina åsikter i sociala medier. SKKs medlemmar är organisationens främsta ambassadörer och de har en viktig roll när det kommer till att sprida information och kunskap om SKK och dess medlemsorganisationer.

I olika sammanhang finns det dock begränsningar såväl avseende vilken information medlemmar får sprida vidare och på vilket sätt medlemmar bör eller får uttrycka sig gentemot varandra. Inom SKK-organisationen ska nolltolerans råda mot all form av diskriminering, trakasserier och kränkande särbehandling.

SKK eftersträvar en god medlemskultur där förtal, förolämpningar, mobbning eller annan kränkande behandling inte förekommer. Grundregel 1:2 innebär att det är varje medlems skyldighet att handla och uppträda på sådant sätt att det inte skadar eller motverkar SKK eller dess medlemsorganisationer, och att inte uttala sig nedsättande om funktionär med uppdrag inom SKK.

Medlemmar som deltar i konversationer i sociala medier bör följa vissa regler. Inom SKK ser vi följande som viktiga ledstjärnor i interaktionen på sociala medier:

Var ärlig och ansvarstagande

Har du gjort ett misstag och lämnat felaktig information – erkänn och rätta omedelbart. Sociala medier ger dig närmast oändliga möjligheter att uttrycka dina åsikter, men med möjligheterna följer ett ansvar. Av SKKs stadgar, § 1 mål, framgår bland annat att SKK ska informera och sprida kunskap om hundens beteenden, dess fostran, utbildning och vård. SKK ska vidare skapa och bevara goda relationer mellan omvärlden och hundägaren. Att du som medlem i SKK är ärlig och visar att du tar ansvar för dina inlägg, även om du skulle göra ett misstag, skapar förtroende både för dig som person och för SKK som organisation.

Använd ett vårdat språk

Var alltid vänlig och artig. Kortfattade meddelanden kan av mottagaren uppfattas som mycket hårdare än vad avsändaren menade, i synnerhet i diskussioner där parterna har skilda uppfattningar. Även om du uppfattar ett påstående om SKK, din klubb eller en enskild medlem som mycket negativt eller felaktigt, undvik att trappa upp konflikten. Försök fundera på om det du skriver är något du hade sagt vid ett fysiskt möte med en person.

Skilj på sak och person

Det är alltid OK att tycka olika, men det är aldrig OK att kränka någon som har en annan åsikt. Var aldrig nedlåtande i tonen när du talar om andra personer och tala inte illa om konkurrenter. Håll dig lugn, tydliggör din ståndpunkt i en fråga så sakligt som möjligt och undvik pajkastning. Tänk på att även en kommentar som du riktar till en viss person ofta läses av många fler. Tänk till en gång innan du postar dina inlägg och använd ditt sunda förnuft.

Respektera andras rätt att uttrycka sig

Yttrandefriheten är en grundläggande rättighet i ett demokratiskt samhälle – men den innebär inte att man har rätt att stå oemotsagd. Det innebär att var och en är i sin fulla rätt att ge uttryck för både positiva och negativa åsikter om SKK och dess medlemsorganisationer. Att människor talar om klubbens verksamhet – och kanske inte alltid i positiva ordalag – är en realitet som varje enskild medlem och även SKK i stort måste acceptera och kunna hantera.

Förtroendevalda har ett extra stort ansvar

Att inneha ett förtroendeuppdrag inom SKK eller någon av dess medlemsorganisationer är ett ansvar som innebär vissa skyldigheter gentemot såväl den egna klubben och dess medlemmar som mot SKK. Den som är förtroendevald har tystnadsplikt och får inte röja, utnyttja eller förmedla information som hen har tillgång till på grund av sin ställning. Det kan till exempel handla om enskilda medlemmars personliga eller ekonomiska förhållanden, diskussioner som förts vid styrelsemöten eller skrivelser som man tagit del av genom sitt förtroendeuppdrag.

Som förtroendevald företräder du din klubb och hela organisationen – även om du inte alltid själv tycker att det känns så. Du bör därför tänka på att dina åsikter kommer att uppfattas som klubbens i sammanhang som ligger klubben nära. Var därför extra försiktig med hur du uttrycker dig och respektera de demokratiska spelregler som gäller i styrelsearbetet. Har du en annan åsikt än övriga styrelsen i någon fråga kan du reservera dig mot ett beslut på formell väg, men du ska avstå från att offentligt kritisera styrelsens beslut så länge du är förtroendevald.

När du publicerar ett inlägg på sociala medier bör du tänka på att det kan uppfattas som om SKK eller din klubb rekommenderar ett visst företag eller står bakom en viss åsikt. Det finns också en risk att innehållet i den sida eller på den webbplats du länkar till ändras till något som SKK inte vill förknippas med. Inom SKK-organisationen råder exempelvis nolltolerans mot sexuella trakasserier och uttryck för rasism. Var därför källkritisk och länka bara till webbplatser som drivs av seriösa ägare.

Det finns ingen särskild lagreglering gällande konfidentiella handlingar i en ideell förening. Det som kommer att bestämma det inbördes förhållandet mellan Svenska Kennelklubben (”SKK”) och de som svarar på de berörda enkäterna är det avtalsförhållande som föreligger mellan parterna. Det blir alltså fråga om avtalad sekretess. Om det tillsammans med enkäten finns uppställt avtalsvillkor som reglerar parternas förhållande, kommer dessa avtalsvillkor att vara bestämmande för SKKs förfogande över enkäterna. Dessutom kommer andra överenskommelser eller dylika handlingar som kan finnas mellan parterna att få betydelse i den utsträckning de behandlar frågor om sekretess, konfidentialitet eller andra spörsmål som kan vara relevanta i detta fall. Sådana handlingar kan till exempel vara SKKs stadgar eller andra medlemsbestämmelser. Även underförstådda avtalsvillkor kan reglera SKKs förfogande över enkäterna. Skulle någon part handla emot en förpliktelse som parten åtagit sig att följa, uttryckligen såväl som underförstådd, kan detta vara att betrakta som avtalsbrott. Avtalsbrott kan leda till skadeståndsskyldighet.

Skydd för företagshemligheter

Lagen om skydd för företagshemligheter kommer med stor sannolikhet att bli tillämplig på de uppgifter om en näringsidkares affärs- eller driftförhållanden som kommer från en uppfödare som bedriver näringsverksamhet. Med företagshemlighet avses sådan information om affärs- eller driftförhållanden i en näringsidkares rörelse som näringsidkaren håller hemlig och vars röjande medför skada för näringsidkaren. Det är ej tillåtet att utnyttja eller röja företagshemligheter. Vidare är det förbjudet att obehörigen bereda sig tillgång till företagshemligheter. Brott mot denna lag kan föranleda skadeståndsansvar samt i vissa fall fängelsestraff.