Arkivering

Här hittar du anvisningar som underlättar klubbens arkiveringsarbete.

Arkivering inom SKK-organisationen

SKKs stadgar och motsvarande läns- och specialklubbars stadgar reglerar att det
är styrelsen i respektive klubb som ansvarar för klubbens arkiv och korrespondens.

SKKs Föreningskommitté har sammanställt nedanstående anvisningar för att
underlätta klubbens arbete med sina arkiv.

Här hittar du foldern  Arkivering inom SKK-organisationen.

Arkivet hos en klubb utgörs av de handlingar som har tillkommit i verksamheten. Det kan t ex röra sig om en brevkopia till någon som bjöds in för att föreläsa, protokoll som förts vid styrelsemöten, fotografier som tagits på en utflykt, flygblad som delats ut vid en demonstration, jubileumsskrifter, medlemsregister, räkenskaper, verksamhetsberättelser m.m. Allt detta tillsammans avspeglar klubbens historia, utgör dess minne. Det är viktigt att vi räddar det för framtiden!

Viktigt för kommande generationer, såväl som för de som är verksamma i organisationerna nu. De senare måste ha tillgång till olika dokument som behövs för verksamheten. För kommande generationer kommer dessa handlingar att utgöra historiska källor – en del av deras kulturarv. Tyvärr är det mycket av just klubbars arkivmaterial som har försvunnit genom åren eller finns utspritt hos (f d) medlemmar.

Några skäl till att ordna och bevara klubbarkivet

  • Rationalitet: I ett välordnat arkiv hittar vi lättare och snabbare den information vi behöver.
  • Arkivet är föreningens minne! Utan det behöver man kanske göra om saker som redan är gjorda/skrivna.
  • Lagstiftningen ställer vissa krav på bevarande och gallring av en förenings arkivhandlingar.
  • Den historiska aspekten: Arkivet speglar klubbens historia och t ex rasens utveckling. I arkivet finns material till den egna jubileumsskriften och till vetenskapligt bedriven forskning.
  • Och till sist: Vill du att framtidens bild av din klubb ska grundas uteslutande på dokumentation som skapats av andra parter?

Några råd för en god arkivvård

  • Utse en arkiv- och dokumentationsansvarig i klubben. Om möjligt, se till att personen får någon form av utbildning.
  • Personen ansvarar sedan för att klubbens handlingar hålls ordnade och samlade, att ingenting av värde slängs eller på annat sätt försvinner, men att inga onödiga handlingar som extra kopior, reklam och dylikt sparas.
  • För att underlätta arbetet kan man utarbeta en arkivbildningsplan innehållande de regler som gäller för klubbens hantering av sin egen dokumentation.
  • Förvara handlingarna så stöld- och brandsäkert som möjligt. Även fukt och mögel utgör en fara – fuktiga källarlokaler är inte lämpliga för förvaring av handlingar. Har klubben själv inte möjlighet att förvara sina handlingar på ett betryggande sätt kan klubben deponera dem hos någon arkivinstitution enligt särskild överenskommelse.
  • För riksorganisationer är riksarkivet mest lämpat och för regionala klubbar de olika landsarkiven, se länkar nedan.
  • Arkivinstitutionerna kan även bistå klubbarna med råd, till exempel vid utarbetande av arkivbildningsplan. Många ordnar även kurser i arkiv- och dokumenthantering för föreningsaktiva, se länk nedan.

Vad ingår i arkivet?

Till de handlingar som bör bevaras hör:

  • Protokoll, till exempel årsmötes-, styrelse- och kommittéprotokoll, 
  • verksamhets- och revisionsberättelser,
  • kopior av viktigare utgående skrivelser, rapporter och cirkulär,
  • medlemsmatriklar och medlemsförteckningar,
  • inkomna skrivelser och korrespondens,
  • handlingar som rör olika ämnen, till exempel stadgar, kurser, konferenser, jubileumshandlingar, historik och dylikt,
  • räkenskaper, huvudböcker, kassaböcker och bokslutshandlingar,
    statistik,
  • eget tryck i ett exemplar, exempelvis medlemstidningar, jubileumsböcker, affischer, flygblad, inbjudningskort och program,
  • fotografier och videofilmer,
  • ljudupptagningar,
  • pressklipp och
  • föremål som fanor, klubbtröjor och klubbnålar.

 

Några länkar

Startsida - Föreningen Sveriges Länsarkivarier (FSLA)

Enskilda arkiv och arkivbildning hos privata aktörer – Riksarkivets information om arkivering för föreningar

Föreningsarkiven i Stockholms län

Rådgivning – Föreningsarkivet i Värmland

Riksarkivets föreskrifter om behandling av personuppgifter för arkivändamål av allmänt intresse

Överlämna enskilda arkiv från privata organisationer

Överlämna föreningsarkiv till Regionarkivet - Regionarkivet - Göteborgs Stad

 

Några lagar som har betydelse vid arkivering

Bestämmelser om upprättandet av handlingar, gallring och bevarande finns bland annat i dessa lagar och förordningar:

Bokföringslag (1999:1078)

Skatteförfarandelag (2011:1244)

För dig som vill läsa mer
Riksarkivets webbutik - Ordning och reda bland föreningens handlingar

Folkrörelsernas arkivhandbok: Arkiv och framtid i förening, utgiven av Folkrörelsernas arkivförbund och civildepartementet.

Ta hand om dina bilder. En hjälp till självhjälp av Mats Sjölin, utgiven av Näringslivets Arkivråd 1989.

Det har blivit allt vanligare att olika handlingar upprättas och lagras digitalt. Klubben behöver fundera över vilka digitala möjligheter man har. Ska klubben spara eller har sparat materialet på externa hårddiskar, USB-minnen eller med en molnlösning?

Klubben behöver också fundera över säkerheten och tillse att programvarorna är uppdaterade (skydd mot säkerhetshål). Tänk också på att spara smart så att möjlighet till sök och enkel gallring finns.

Se även

Föreningshandbokens avsnitt om GDPR 

Riksarkivets föreskrifter om behandling av personuppgifter för arkivändamål av allmänt intresse

Spar smart med rutiner

  • Skapa rutiner från start
  • Spara inte mer än nödvändigt
  • Skapa tydligt och logiskt mappsystem – lätt att hitta
  • Vilka ska ha behörighet till filerna?
  • Redan när filen skapas bör tänket finnas med - ska denna fil arkiveras? Hur länge i så fall?
  • Döp filen smart – lätt att söka
  • Bilder, film: Lägg in metadata om upphovsman, rättigheter, eventuella avtal i filnamnet
  • OBS - inga dubbletter
  • Skapa ett årshjul för arkivhanteringen

Det material som SKK arkiverar för evigt är:

  • Protokoll och underlag från Kennelfullmäktige och centralstyrelsen
  • SKKs medlemstidskrifter
  • SKK-producerade böcker, bilder och film
  • Tidigare versioner av rasstandarder 
  • Kennelnamnsansökningar och beslut
  • Beslut Disciplinnämnden
  • På datamedia alla registreringar avseende enskild hund sedan 1976 (Hunddata)


Vad som finns tillgängligt i SKKs bibliotek

Svenska Kynologiska Akademin har av centralstyrelsen fått i uppgift att bland annat verka för att kunskap sprids om den svenska kynologiska historien. Som ett led i detta finns följande material tillgängligt i SKKs bibliotek:

  • Stamböcker 1893-1946
  • Stamböcker och register 1946-1964
  • Register 1964-1999
  • Registerunderlag t o m 2025
  • SKKs medlemstidskrifter, inbundna sedan 1893 Klubbmaterial (i den mån det har tillhandahållits av klubben)
  • Inbundna, hela årgångar av klubbtidningar
  • Samlingar av klubbtidningar som sträcker sig över 25 år
  • Klubbars årsböcker och jubileumsböcker i fysisk form
  • Klubbtidningar i digital form
  • Dokument och bilder som rör en ras tillkomst eller erkännande
  • Raskompendier framtagna inför exteriördomarkonferenser

Klipparkivet
Arkivet består av artiklar klippta ur klubbtidningar mellan åren 1985 och 2019

Digitalt fotoarkiv
Arkivet innehåller över 25 000 foton från sent 1800-tal till omkring år 2000

SKKs medlemstidskrifter
Inbundna årgångar sedan 1893

och mycket, mycket mer!