Arkivering

Arkivering

Klicka på respektive rubrik för att läsa mer

Arkivering inom SKK-organisationen

SKKs stadgar och motsvarande läns- och specialklubbars stadgar regleras att det är styrelsen i respektive klubb som ansvarar för klubbens arkiv och korrespondens.

SKKs Föreningskommitté har sammanställt nedanstående anvisning för att underlätta klubbens arbete med sina arkiv.

Rädda klubbarkivet

Arkivet – klubbens minne

Arkivet hos en klubb utgörs av de handlingar som har tillkommit i verksamheten. Det kan t ex röra sig om en brevkopia till någon som bjöds in för att föreläsa, protokoll som förts vid styrelsemöten, fotografier som tagits på en utflykt, flygblad som delats ut vid en demonstration, jubileumsskrifter, medlemsregister, räkenskaper, verksamhetsberättelser m.m. Allt detta tillsammans avspeglar klubbens historia, utgör dess minne. Det är viktigt att vi räddar det för framtiden! Viktigt för kommande generationer, såväl som för de som är verksamma i organisationerna nu. De senare måste ha tillgång till olika dokument som behövs för verksamheten. För kommande generationer kommer dessa handlingar att utgöra historiska källor – en del av deras kulturarv. Tyvärr är det mycket av just klubbars arkivmaterial som har försvunnit genom åren eller finns utspritt hos (f d) medlemmar.

Några skäl till att ordna och bevara klubbarkivet

• Rationalitet: I ett välordnat arkiv hittar vi lättare och snabbare den information vi behöver.
• Arkivet är föreningens minne! Utan det behöver man kanske göra om saker som redan är gjorda/skrivna.
• Lagstiftningen ställer vissa krav på bevarande och gallring av en förenings arkivhandlingar.
• Den historiska aspekten: Arkivet speglar klubbens historia och t ex rasens utveckling. I arkivet finns material till den egna jubileumsskriften och till vetenskapligt bedriven forskning.
• Och till sist: Vill att framtidens bild av Din klubb ska grundas uteslutande på dokumentation som skapats av andra parter?

Lagarna och arkivet

Bestämmelser om upprättandet av handlingar, gallring och bevarande finns framför allt i dessa lagar och förordningar:

• Bokföringslagen (SFS 1999:1078)
• Datalagen (SFS 1973:289)
• Personuppgiftslagen (SFS 1998:204)
• Lagen om självdeklaration och kontrolluppgifter (SFS 2001:1227)
• Taxeringslagen (SFS 1990:324)
• Utse en arkiv- och dokumentationsansvarig i klubben. Om möjligt, se till att personen får någon form av utbildning.
• Personen ansvarar sedan för att klubbens handlingar hålls ordnade och samlade, att ingenting av värde slängs eller på annat sätt försvinner, men att inga onödiga handlingar som extra kopior, reklam och dylikt sparas.
• För att underlätta arbetet kan man utarbeta en arkivbildningsplan innehållande de regler som gäller för klubbens hantering av sin egen dokumentation.
• Förvara handlingarna så stöld- och brandsäkert som möjligt. Även fukt och mögel utgör en fara – fuktiga källarlokaler är inte lämpliga för förvaring av handlingar. Har man själv inte möjlighet att förvara sina handlingar på ett betryggande sätt kan man deponera dem hos någon arkivinstitution enligt särskild överenskommelse.
• För riksorganisationer är riksarkivet mest lämpat och för regionala klubbar de olika landsarkiven, exempelvis Göteborgs stadsarkiv.
• Arkivinstitutionerna kan även bistå klubbarna med råd, t ex vid utarbetande av arkivbildningsplan. Många ordnar även kurser i arkiv- och dokumenthantering för föreningsaktiva.

Några råd för en god arkivvård

Vad ingår i arkivet?

Till de handlingar som bör bevaras hör:

• Protokoll, till exempel årsmötes-, styrelse- och kommittéprotokoll, 
• verksamhets- och revisionsberättelser,
• kopior av viktigare utgående skrivelser, rapporter och cirkulär,
• medlemsmatriklar och medlemsförteckningar,
• inkomna skrivelser och korrespondens,
• handlingar som rör olika ämnen, till exempel stadgar, kurser, konferenser, jubileumshandlingar, historik och dylikt,
• räkenskaper, huvudböcker, kassaböcker och bokslutshandlingar,
  statistik,
• eget tryck i ett exemplar, exempelvis medlemstidningar, jubileumsböcker, affischer, flygblad, inbjudningskort och program,
• fotografier och videofilmer,
• ljudupptagningar,
• pressklipp och
• föremål som fanor, klubbtröjor och klubbnålar.

Inte bara papper…

Det har blivit allt vanligare att olika handlingar upprättas och lagras med datorhjälp på hårddiskar, disketter, optiska skivor och dylikt. Dessa utgör naturligtvis också arkivhandlingar som böra bevaras för framtiden så säkert som möjligt. Disketter duger exempelvis inte till längre förvaringstider. Ska man bevara ADB-information är det viktigt att man också bevarar tillhörande systemdokumentation. Ibland är det kanske bäst att ta ut det väsentligaste på arkivbeständigt papper.

Foton, ritningar och mikrofilm är andra arkivhandlingar som kräver speciell hänsyn vid förvaring.

För dig som vill läsa mer

• Föreningsteknik, utgiven av SKK
• Folkrörelsernas arkivhandbok: Arkiv och framtid i förening, utgiven av Folkrörelsernas arkivförbund och civildepartementet.
• Ta hand om dina bilder. En hjälp till självhjälp av Mats Sjölin, utgiven av Näringslivets Arkivråd 1989.
• Spara eller kasta? – Råd och anvisningar vid skötsel av föreningshandlingar är en liten handledning utgiven av Göteborgs stadsarkiv. Finns att ladda ner från Göteborgs stadsarkivs webbplats i form av en pdf-fil.

Vad arkiverar SKK?

SKK arkiverar allt material för all framtid:

• Protokoll och underlag från Kennelfullmäktige och centralstyrelsen
• SKKs tidskrifter
• SKKs utgivna böcker
• Registreringsunderlag för hund
• Kennelnamnsunderlag
• På datamedia alla registreringar avseende enskild hund sedan 1976
• Bokföringsmaterial, taxeringsuppgifter och liknande material i 10 år

I SKKs bibliotek har flera specialklubbar donerat sina inbundna tidskrifter och som bland annat kommit till användning när klubbar börjar fundera kring jubileumstidskrifter. SKKs bibliotek tar tacksamt emot inbundna exemplar av klubbens egna tidskrifter.

Mer information

Har du fler frågor? Vill du ha rådgivning, diskutera konsultinsats, utbildning eller deposition av arkivet hos en arkivinstitution?

Du kan kontakta byrån för enskilda arkiv vid Riksarkivet eller landsarkivet i ditt län. Via Folkrörelsernas arkivförbund kan du få kontakt med de arkivinstitutioner som är anslutna till förbundet.

Sammanfattning, arkiveringsmöjligheter:

Folkrörelsernas arkiv och Föreningsarkiven är ideella föreningar som är specialiserade på att ta emot, ordna, ge rådgivning och tillgängliggöra arkiv från föreningssektorn. Arkiven är oftast uppbyggda som föreningar, där den klubb/förening som önskar få sina handlingar arkiverade blir medlem i föreningsarkivet. En del föreningsarkiv tar betalt för arkivering, några tar ut en fast avgift per år, andra tar ut avgift baserad på medlemsantalet i den förening för vilken man arkiverar material. Andra arkiv tar inte ut någon avgift alls.

En användbar hemsida är www.foark.umu.se där man också kan hitta lämpliga arkiv.

Arkivdatabasen NAD omfattar alla arkiv i Sverige som rapporterat in uppgifter om sitt bestånd och finns på adressen: sok.riksarkivet.se/nad.

Vissa kommunarkiv tar emot lokala föreningars handlingar om dessa är ordnade och gallrade från ovidkommande handlingar.

Regionala folkrörelsearkiv finns enligt följande (för mer info se Folkrörelsernas arkivförbund).

Vissa kommunarkiv tar emot lokala föreningars handlingar om dessa är ordnade och gallrade från ovidkommande handlingar.

Regionala folkrörelsearkiv finns enligt följande (för mer info se Folkrörelsernas arkivförbund).

• Bohusläns föreningsarkiv
• Dalarnas folkrörelsearkiv
• Folkrörelsearkivet för Uppsala län
• Blekingearkivet för folkrörelse- och lokalhistoria
• Folkrörelsearkivet i Västerbotten
• Folkrörelsearkivet i Västernorrland
• Folkrörelsernas arkiv för Värmland
• Arkiv Gävleborg
• Folkrörelsernas arkiv i Norrbotten
• Föreningsarkivet i Jämtlands län
• Folkrörelsernas arkiv i Örebro län
• Föreningsarkiven i Stockholms län
• Föreningsarkivet i Sörmland
• Hallands Arkivförbund
• Jönköpings läns Folkrörelsearkiv
• Kalmar läns arkivförbund
• Kronobergsarkivet
• Skaraborgs läns folkrörelsearkiv
• Skånes Arkivförbund
• Arkiv Västmanland
• Älvsborgs läns föreningsarkiv
• Östergötlands arkivförbund, ÖLFA

Stäng

Spara eller kasta?

Råd och anvisningar vid skötsel av föreningshandlingar, Region- och stadsarkivet Göteborg 2007 med Folkrörelsernas Arkiv.

Svenskt föreningsliv är unikt!

Sverige är det föreningsrikaste landet i världen och därför är också föreningarnas verksamhet och historia en viktig del av det nationella kulturarvet och den svenska historien. Den som befinner sig mitt uppe i dagens händelser ger sig ofta inte tid att tänka på det förgångna - men var tid har skapat sin form av föreningsengagemang och därför har våra folkrörelser och föreningar haft stor betydelse i den demokratiska uppbyggnaden av vårt moderna samhälle. I föreningarnas handlingar möter vi människors åsikter och tankar om viktiga samhällsfrågor, här kan vi nå den lilla människan och hennes engagemang i både stort och smått. Mycket av det som vi idag betraktar som självklar samhällelig service drevs förr i föreningsform, som t ex sjukkassor.

För de verksamma föreningarna idag är det inte bara praktiskt utan även ekonomiskt att hålla sina handlingar i ordnat skick. Det underlättar administrationen, tillgodoser juridiska regler samt gör det möjligt att handlingar av forskningsintresse bevaras för framtiden.

Allmänna råd och tips

Utse alltid en arkivansvarigsom ska se till att föreningens handlingar förvaras samladeoch inte löper risk att skadas eller skingras.

Elektroniska handlingar som skall sparas bör tas ut på papper eller CD-R. Disketter och hårddiskar är inte rätt medier för långtidsförvaring av information. Kontakta oss innan ni för över till CD-R.

När handlingarna sätts i pärmar skall de placeras i kronologisk ordning. Skilj på olika slags handlingar - protokoll, ekonomi, korrespondens etc. Fyll pärmarna – men inte överfulla så de inte går att stänga.

Tänk på att inte förvara cirkulär, arbetsmaterial, kladdar och annat gallringsbartmaterial tillsammans med handlingar som ska bevaras.

Glöm inte att skriva årtalpå viktigare handlingar som: protokoll, kallelser, verksamhetsberättelser. Skriv gärna dessutom på pärmryggen/arkivboxen t ex ”Styrelseprotokoll 1990-1995”.

Använd helst arkiv- eller åldringsbeständigt papper. Även skrivmateriel, telefaxar, laserskrivare osv. bör uppfylla reglerna för Svenskt arkiv, vilket betyder att de är godkända av SP Sveriges Tekniska Forskningsinstitut. Se deras hemsida www.ri.se.

Kom ihåg att rensa bort plastfickor och gemfrån handlingarna innan de arkiveras. Plast och metall skadar papper och skriften på papperet. Använd inte tejp.

Handlingarna måste skyddasmot brand och fukt. Brandklassade arkivskåp eller godkända arkivlokaler kan vara en lösning på förvaringsfrågan (lokaler kan vi bistå med, se nedan).

Tänk på att klubbstugor och möteslokaler ofta utsätts för inbrott och skadegörelse och således är olämpligaför slutlig förvaring av värdefulla arkivhandlingar.

Vad ska sparas?

Vad är det då som är viktigt att bevara? Det är framför allt föreningens egna handlingar, det vill säga sådana som föreningen själv producerar såsom protokoll, verksamhetsberättelser och kassaböcker. Dessutom är det sådana handlingar som är ställda direkt till föreningen, t ex brev från organisationer och enskilda. Däremot är t ex tidningar från riksorganisationer utanför Göteborg oftast av mindre vikt och behöver inte sparas. Här följer några exempel på olika kategorier av handlingar som bör sparas för framtiden:

• Protokoll från den egna föreningen: mötes- och styrelseprotokoll men även sektions- och kommittéprotokoll samt bilagor till dem. Bevara i första hand de undertecknade originalprotokollen.
• Diarier/postlistor om sådana förs.
• Medlemsförteckningar och matriklar är viktiga att bevara både ur praktisk synpunkt och ur forskningssynpunkt.
• Historiker och jubileumsskrifterdokumenterar föreningens historia.
• Register och liggare,t ex biblioteksliggare och dagböcker.
• Korrespondens Inkomna handlingar samt kopior av utgående skrivelser är betydelsefulla då man vill skapa sig en bild av föreningens verksamhet.
• Verksamhets- och revisionsberättelser. Spara alltid två exemplar – det undertecknade originalet och ett ”läsexemplar”.

Handlingar rörande vissa ämnen. Här kommer några exempel på handlingar som bör bevaras:

• Avtal och kontrakt, p.g.a. deras juridiska karaktär
• Handlingar angående fastigheter, p.g.a. deras juridiska karaktär.
• Personalhandlingar som lönekort, anställningsbevis m fl.
• Stadgar och andra handlingar rörande organisationsfrågor.
• Handlingar från tävlingsverksamhet som sammanställningar och resultat.
• Räkenskaper skall enligt bokföringslagen bevaras i tio år. Även ideella föreningar rekommenderas att följa den regeln. Ur forskningssynpunkt är det emellertid angeläget att huvudböcker, kassaböcker, dagböcker och bokslutshandlingar sparas. Även verifikationer tom 1950 bör sparas. Vid bedömning av verifikationer efter 1950 bör ni rådgöra med oss före leverans.
• Statistik. Medlemsstatistik och annan statistik som rör den egna verksamheten.
• Kartor och ritningar på egna fastigheter och anläggningar. Bör helst planförvaras.
• Foto och film från den egna föreningens verksamhet. Förse om möjligt alltid fotografier med datum och plats samt uppgifter om vilka som finns på bilden, annars minskas det framtida forskningsvärdet.
• Trycksaker med direkt anknytning till den egna verksamheten. Spara alltid arkivexemplar av affischer, flygblad, program, medlemstidningar osv. Gäller även föreningens egna utskrifter som gjorts för detta ändamål.
• Tidningsurklipp är värdefulla förutsatt att man anger datum och tidningens namn.
• Bandupptagningar t ex från möten eller intervjuer med enskilda föreningsmedlemmar. Observera att kassettband/rullband inte är godkända medium för långtidsbevarande. Vill man vara säker på att bevara inspelningarna för framtiden är överföring till CD-R ett alternativ. Rådgör med oss!

Vad kan gallras?

Allt som alstras hos en förening är inte lika viktigt. En del har betydelse bara för dagen, annat i något eller några år. Handlingarna måste ändå tas om hand i det dagliga föreningsarbetet. Det gäller därför att ha en plan eller åtminstone några principer för hur kontorsrutinerna skall se ut. Spara hellre för mycket än för lite och tveka inte att ringa oss och fråga. Gallring kan helt överlåtas på oss och då kan ett gallringstillståndfrån föreningens sida vara det bästa alternativet vid inlämnandet. Nedan specificerade handlingar kan utgallras efter angiven tid utan att svårare informationsförluster uppstår:

Typ av handling/När

Dubletter och kopior, om orginalen finns - Vid inaktualitet

Kladdar och minnesanteckningar - Vid inaktualitet

Kontoutdrag, saldobesked, postgirotalonger (postgirotalonger som rör inbetald medlemsavgift kan sparas om medlemsförteckning saknas) - Vid inaktualitet

Rekvisitioner, frakt- och följesedlar - Vid inaktualitet

Verifikationer efter år 1950 - Efter överenskommelse, dock minst 10 år.

Folkrörelsernas arkiv – ett bra alternativ

Folkrörelsernas arkiv är benämningen på de föreningsarkiv som ingår i Region- och Stadsarkivet Göteborg. I Folkrörelsernas arkiv ingår alla slags föreningsarkiv med verksamhet lokalt i Göteborg. Inlämning sker helt på frivillig väg. Hos oss får din förening kostnadsfritt en säker förvaring av sitt arkiv. Vi förvarar och förvaltar det samt gör det tillgängligt för forskning. Det finns möjlighet att lämna handlingarna som gåvatill arkivet eller som deposition. I det senare fallet kvarstår äganderätten hos föreningen, som då också avgör vilka som får utnyttja materialet. Ett gallringstillståndunderlättar för oss på folkrörelsearkivet. Vi arbetar för närvarande mycket med att publicera arkivförteckningar på nätet (se nedan). Om ni motsätter er att er förenings förteckningfinns på Internet i framtiden – var god meddela oss det! Syftet är att öka tillgängligheten för forskare, däremot publicerar vi naturligtvis inga handlingarfrån era bestånd. Har ni frågor om detta, kontakta oss!

Leverans till arkivet

Ta för vana att levereramaterial regelbundet till folkrörelsearkivet. Samla föreningens handlingar, gör en genomgång enligt ovannämnda rekommendationer och ring oss för inlämning. Efter första leveranstillfället kan det vara lämpligt att komplettera med tilläggsleveranser vart tredje till vart femte år eller efter överenskommelse. OBS! Det är lämpligt att det i er stadga nämns att resterande arkivhandlingar förs över till oss vid händelse av att föreningen upphör.

Hjälp och handledning

Av oss på folkrörelsearkivet kan föreningar/organisationer få hjälp och handledning i dokument- och arkivhanteringsfrågor. Vi svarar på frågor och hjälper till att lösa eventuella problem.

Region- och stadsarkivet i Göteborg – med Folkrörelsernas arkiv
Box 2154
403 13 GÖTEBORG

E-post: arkivnamnden@arkivnamnden.goteborg.se
Hemsida: www.arkivnamnden.se

Telefon: 031 - 701 50 00
Fax: 031 - 13 09 96

Besöksadress: Otterhällegatan 5

Öppettider: måndag 9-12, tisdag, onsdag, fredag 9-15, torsdag 9-19 (sept-maj)

Delar av våra arkivförteckningar finner du på www.visualarkiv.se

 

 

 

 

 

Stäng