Årsmöte

Här kan du läsa om hur det går till att hålla årsmöte i klubben.

Årsmöte

Klicka på respektive rubrik för att läsa mer

Många av oss är kanske inte alltför rutinerade årsmötesordförande och det händer att vi blir lite ställda ibland, vilka ”ordsvängningar“ ska vi använda oss av, hur ställer jag frågan till årsmötet, och så vidare. För att underlätta, har jag här exemplifierat hur man som ordförande kan leda mötet, utifrån en årsmötes eller fullmäktigedagordning tagen ur SKKs typstadga. Så varsågoda, håll till godo!

Tänk på att

  • Var inte rädd för att använda klubban!
  • Bekräfta mötets beslut med klubbslag!
  • Var inte för ”snabb” med att klubba, ge mötet en chans att begära votering och så vidare.
  • Vid kontrapropositionsvotering (flera förslag ställs mot varandra), är det alltid styrelsens förslag, eller det förslag styrelsen yrkar bifall till, som ska vara huvudförslag.
  • Fråga alltid mötet om du uppfattat förslagen rätt och om mötet uppfattat din propositionsordning rätt.
  • Var uppmärksam på mötets reaktioner så ingen känner sig missgynnad.
  • Mottot för ett bra möte måste vara att ingen ska behöva gå hem ”opratad”.

§ 1. Justering av röstlängden
Eftersom klubbens ordförande är den som öppnar mötet, så är det också han som ansvarar för dagordningens § 1. Han berättar för mötesdeltagarna, som exempelvis blivit avprickade vid ingången, hur många närvarande röstberättigade deltagare det finns, hur många övriga närvarande det finns och så vidare. När han lämnat den redogörelsen, frågar han mötet om röstlängden därmed kan justeras. Mötet svarar ja, varpå klubban slås i bordet, BANG, och ordföranden finner röstlängden justerad. Notera att röstlängden måste justeras inför varje begärd votering, om någon röstberättigad tillkommit eller lämnat mötet.

§ 2. Val av ordförande för mötet
Här presenterar klubbens ordförande, styrelsens förslag till mötesordförande, alternativt att ordet ges till valberedningens sammankallande, som i sin tur föreslår mötesordförande. Det är olämpligt att klubbens ordförande också leder årsmötet eller fullmäktige! Det är klubbens verksamhet som skall granskas och därmed är ordföranden precis som den avgående styrelsens ledamöter ansvariga och de som granskas av mötet!

När förslag på ordförande presenterats för mötet, frågas om det är nog med förslag, kan mötet välja NN och så vidare. När mötet sagt ja, klubban i bordet, BANG, och så lämnas både klubba och ord över till den ordförande som skall leda mötet.

§ 3. Styrelsens anmälan om protokollförare vid mötet.
Det är viktigt att notera att detta är en anmälan, styrelsens förslag till protokollförare ställs aldrig under proposition, utan klubbas direkt!

§ 4. Val av två justeringsmän tillika rösträknare, som tillsammans med mötesordförande skall justera protokollet.
Här lämnar mötesordföranden ordet till valberedningens företrädare. Ibland har inte valberedningen några förslag på den här punkten, varför man då ber mötet om förslag. När förslagen lämnats, ställs frågan; finns det fler förslag, är det nog med förslag, kan mötet då välja XX och YY till justerare tillika rösträknare…

Jag finner att mötet valt XX och YY till justerare, BANG!

§ 5. Beslut om närvaro- och yttranderätt förutom av vald delegat/klubbens medlemmar och av personer enligt § 7 mom. 6
Om det finns några närvarande enligt § 7 mom. 6, frågas om de får närvara med yttranderätt på fullmäktige/årsmötet. När mötet sagt sitt, klubbas beslutet, BANG.

§ 6. Fråga om fullmäktigedelegaterna blivit stadgeenligt kallade, alternativt om mötet blivit stadgeenligt utlyst.
Mötesordföranden lämnar ordet till styrelsens föredragande, oftast ordföranden, som redogör för hur kallelse till fullmäktige/årsmöte skett.

Efter redogörelsen, ställs frågan; Är det mötets mening att kallelse skett i stadgeenlig ordning? Efter att mötet svarat, klubbslag BANG.

§ 7. Fastställande av dagordningen
De ärenden som ska behandlas på fullmäktige/årsmötet är fastställt i stadgarna där också dagordningen finns.

Ärenden som motioner och andra förslag skall ha lämnats in till den avgående styrelsen i förväg för att kunna behandlas på fullmäktige/årsmötet (hur långt i förväg står i respektive klubbstadga).

Om något förslag läggs som inte kommit in till styrelsen i stadgeenlig ordning, kan om mötet så beslutar, förslaget tas upp till behandling under § 17, men inte till beslut.

När man frågat om det är någon bland de närvarande som har ett sådant ärende som inte förberetts av styrelsen, och i så fall hänvisat det till § 17, så frågas om mötet kan fastställa dagordningen. När mötet svarat ja, klubbas det, BANG!

§ 8. Styrelsens årsredovisning med balans- och resultaträkning, redogörelse för arbetet med avelsfrågor samt revisorernas berättelse.
Fråga om styrelsens föredragande vill föredra årsredovisningen och fråga även klubbens kassör om han vill säga något om balans- och resultaträkningarna, samt klubbens resultat. Låt också avelsansvarig få ordet under punkten redogörelse för arbetet med avelsfrågor.

När samtliga delar av årsredovisningen av mötet anses föredragna, föreslås mötet att redovisningen gås igenom sida för sida, ordet lämnas fritt på varje sida alternativt under varje rubrik, därefter när årsredovisningen är genomgången, lämnas ordet fritt på årsredovisningen i dess helhet. Därefter frågas mötet om årsredovisningen, med balans och resultaträkningarna kan anses som genomgången. Om mötet så beslutar klubbas, BANG!

Är det så mötets mening att med godkännande lägga den verbala delen av årsredovisningen till handlingarna? Svar ja, klubbslag, BANG!

Notera att årsredovisningen är styrelsens berättelse och i den kan inga ändringar göras av mötet, mer än redaktionella ändringar!

Så lämnas ordet till revisorerna som ombeds läsa upp sin revisionsberättelse. Ordet lämnas fritt med anledning av revisorernas berättelse, om ingen önskar ordet frågas om det är mötets mening att även lägga revisionsberättelsen till handlingarna, därefter klubbning BANG!

§ 9. Fastställande av balans- och resultaträkning samt beslut om enligt dessa uppkommen vinst eller förlust.
Mötet tillfrågas: Är det mötets mening att fastställa balans- och resultaträkningarna? Om mötet svarar ja, klubbas BANG! Bifaller mötet styrelsens förslag angående disposition av uppkommen vinst eller förlust? Någon däremot?

Jag finner att mötet beslutat i enlighet med styrelsens förslag. Klubbning, BANG!

§ 10. Styrelsens rapport om de uppdrag föregående fullmäktige/årsmöte givit till styrelsen.
Ordet ges till styrelsens föredragande. Föreligger det inga sådana uppdrag, lämnas punkten. Om det föreligger uppdrag, redogörs för dessa och efter redogörelsen lämnas ordet fritt.

Efter att alla som begärt ordet fått säga sitt frågas om mötet kan godkänna rapporten följt av klubbslag, BANG!

§ 11. Beslut om ansvarsfrihet för styrelsen.
Mötesordföranden hänvisar till revisorernas föredragna berättelse och frågar om mötet är redo för beslut? Någon däremot? Ordet behöver inte lämnas fritt på denna punkt eftersom eventuell diskussion klarats av under § 8.

Beslutar så mötet i enlighet med revisorernas rekommendation att styrelsen beviljas ansvarsfrihet för det gångna verksamhetsåret? Mötet svarar ja och så klubbslag, BANG!

OBS! Den avgående styrelsen deltar inte i besluten under §§ 8–11.

§ 12.
A. Beslut om styrelsens förslag till verksamhetsplan.
Ordet lämnas till styrelsens föredragande som avslutar med att yrka bifall till styrelsens förslag till verksamhetsplan. Därefter lämnas ordet fritt, ingen önskar ordet, mötet redo för beslut.

Beslutar mötet att bifalla styrelsens förslag till verksamhetsplan? Jag finner att mötet beslutat i enlighet med styrelsens förslag – klubbslag, BANG!

B. Beslut om styrelsens förslag till rambudget.
Styrelsens föredragande presenterar förslaget till rambudget och slutar med att yrka bifall till styrelsens förslag.

Ordet lämnas fritt och mötet går till beslut.

Beslutar mötet att bifalla styrelsens förslag till rambudget? Jag finner att mötet bifallit styrelsens förslag – klubbslag, BANG!

C. Beslut om avgifter för kommande verksamhetsår.
Förslag om avgifter för kommande verksamhetsår presenteras av styrelsens föredragande som slutar med att yrka bifall till styrelsens förslag. Ordet lämnas fritt och mötet går till beslut.

Beslutar mötet i enlighet med styrelsens förslag till avgifter för kommande verksamhetsår? Jag finner att mötet bifallit styrelsens förslag. Klubbslag, BANG!

§ 13.Val av ordförande, ordinarie ledamöter och suppleanter i styrelsens enligt § 8 samt beslut om suppleanternas tjänstgöringsordning.
Lämna ordet till valberedningens sammankallande/föredragande. Låt valberedningen presentera valen i tur och ordning, en och en.

Lämna därefter ordet fritt och fråga:

Ni har hört valberedningens förslag, finns det ytterligare förslag?

Nog med förslag?

Är mötet redo för beslut?

Beslutar mötet välja RR till ordförande på 1 år?

Jag finner att mötet valt RR till ordförande på 1 år, klubbslag, BANG!

Så blir det likadant med alla övriga val, men tänk på att först ta de ordinarie valen, därefter fyllnadsvalen, sist suppleanterna och där fastställs också suppleanternas tjänstgöringsordning. Om det kommer fler förslag än vad som ska väljas och ingen sluten omröstning är begärd så börjas det alltid med en försöksvotering.

Fråga först mötet om nomineringen är avslutad? Och klubba, BANG! Inga andra namn än redan föreslagna kan då tas med i omröstningen.

Redogör därefter för samtliga inkomna namnförslag, med valberedningens förslag först, övriga därefter, gärna i den ordning de lämnats till presidiet. Därefter genomförs en försöksvotering med ja-rop alternativt med röstsedlar. Det är då viktigt att påpeka för mötet att nu ropar man bara ja eller sträcker upp sin röstsedel, på exakt de antal namn man vill välja. Övriga namn håller man tyst på och håller sin röstsedel nere! Det är dålig mötesetik att ropa nej! Mötesordföranden uttalar sen hur han anser försöksvoteringen utfallit och gör ett litet uppehåll innan klubbslaget faller, så de som inte tycker ordföranden uppfattat mötet korrekt, kan begära rösträkning.

Om omröstningen fortfarande ska genomföras öppet, det vill säga ingen begär sluten omröstning, så kallas justeringsmännen fram för att bistå med räknandet av uppsträckta röstkort. Om någon begär sluten omröstning, skall valsedlar delas ut och giltig valsedel måste uppta exakt det antal namn som ska väljas och är föreslagna. Valsedlar som innehåller ej föreslagna namn, och/eller fler eller färre namn, är ogiltiga.

§ 14. Val av två revisorer och två…
Lika förfaringssätt som under § 13.

§ 15. Val av valberedning enligt § 10 i dessa stadgar
Mötesordföranden redogjör för antalet ledamöter som ska väljas, ordförande i valberedningen väljs ju alltid på 1 år enligt stadgarna, övriga ledamöter på 2 år med växelvis avgång. Ordet lämnas sedan fritt och mötet föreslår kandidater.

§ 16. Beslut om omedelbar justering av punkterna 13–15
Mötet frågas om punkterna 13–15 kan beslutas omedelbart justerade. Ibland finns ett särskilt blad med, där de valdas namn skrivs in, samt att justeringspersonerna kallas fram för att skriva under. Detta är inte nödvändigt, utan det som är viktigt är mötets beslut om omedelbar justering, samt att det skrivs i mötesprotokollet.

§ 17. Övriga ärenden
Här behandlas motioner, förslag ifrån styrelsen, samt övrigt som väckts av mötet under § 7. Motioner och förslag ifrån styrelsen ställs under proposition, det vill säga här fattas beslut, övrigt som anmälts under § 7 tas inte upp till beslut.

Att tänka på exempelvis vid motionsbehandlingen, är att ge ordet till styrelsens föredragande som inte behöver säga mycket, endast yrka bifall till styrelsens utlåtande över motionen. Därefter lämnas ordet till motionären om han är närvarande, annars lämnas ordet fritt till mötet. Om inte någon yrkar bifall till motionen föreligger det endast ett förslag, bifall till styrelsens utlåtande över motionen. Yrkas bifall till motionen, ställs förslagen mot varande – bifall styrelsen, bifall motionen, och så vidare

Tänk på att som mötesordförande alltid ställa styrelsens förslag först!

Dagordningen är nu genomgången, och mötesordförande tackar för sig och lämnar över klubban till klubbens valde ordförande för mötesavslutning.

Artikeln är skriven av Anso Pettersson på uppdrag av Svenska Kennelklubbens föreningskommitté.

Frågan om ansvarsfrihet för den avgående styrelsen behandlas innan valärendena vid årsmötet. Medlemmarna ska då ta ställning till om styrelsen ska beviljas ansvarsfrihet för det gångna verksamhetsåret eller ej.

Det finns en mängd missuppfattningar om vad beslutet om ansvarsfrihet egentligen innebär, många tror att grunden till beslutet ska vara hur ekonomin har gått ihop under året och ibland används beslutet till och med som en recension av den avgående styrelsens arbete. Det är direkt felaktigt att behandla frågan på detta sätt.

Den bedömning som ska göras i samband med frågans avgörande är om styrelsen hållit sig inom de ramar som finns angivna för dess arbete. Dessa ramar styrs normalt av fyra dokument; stadgan och verksamhetsplanen med rambudget och arbetsordningar.

Om styrelsen spekulerat på börsen med medlemmarnas pengar är det ett typiskt förfarande som bör leda till att ansvarsfrihet inte beviljas, det gäller oavsett om man tjänat stora pengar på spekulationerna eller förlorat alla klubbens tillgångar. Det är alltså inte utfallet som avgör om ansvarsfrihet ska beviljas, utan själva förfarandet.

Om ansvarsfrihet inte beviljas ska den nya styrelsen, företrädesvis med stöd av juridisk expertis, utreda om man ska ställa skadeståndsanspråk eller eventuellt väcka åtal mot den avgående styrelsen. Att inte bevilja ansvarsfrihet är således en synnerligen allvarlig åtgärd som kan rendera enskilda styrelseledamöter mycket allvarliga påföljder. Beslutet får därför absolut inte användas för att ge den avgående styrelsen en ”knäpp på näsan”.

Den direkta följden av att en avgående styrelse inte beviljas ansvarsfrihet är att styrelsen i sin helhet ställer sina platser till förfogande med omedelbar verkan. Det pågående årsmötet måste då ajourneras för att ge valberedningen möjlighet att komma med ett nytt förslag som inte innehåller några av de ledamöter som avgått. Om revisorerna föreslagit ansvarsfrihet och årsmötet gått emot detta förslag är det även tveksamt om dessa kan sitta kvar då de uppenbarligen saknar medlemmarnas förtroende.

I början av året har de flesta av våra läns-, special- och rasklubbar sina årsmöten. Det är då som medlemmarna har en konkret möjlighet att påverka årets verksamhet genom att skriva motioner, som behandlas av årsmötet. I vissa klubbar är motioner sällsynta, andra kan få tillbringa många timmar av årsmötet med att behandla motionerna.

Förtydligande angående inkomna motioner

SKKs Föreningskommitté uttalade vid sitt sammanträde den 9 februari 2023 (FK nr 1-2023) att det är styrelsens ansvar att hjälpa motionärer så mycket som möjligt då detta är medlemmarnas möjlighet att göra sin röst hörd. Styrelsen bör ge motionärer som inte har skrivit under motionen en chans att göra detta och är motionen otydlig bör man efterfråga motionärens avsikt.

Kommittén påpekar att sista dagen för inlämnande av motioner ska hållas så att styrelsen har en chans att behandla motionen. Om en motion har inkommit för sent har styrelsen möjlighet att, med tillåtelse av motionären, göra om en motion till sin proposition.

Kommittén konstaterar att frågan om motionen måste vara undertecknad i original avgörs av stadgarna.

Kommittén konstaterar att en motion fortfarande är giltig så länge någon av motionärerna har undertecknat den, motionen anses då komma från den eller de som har undertecknat. Detsamma gäller om flera har undertecknat motionen men endast en är medlem, motionen anses då komma från den som är medlem.

Kommittén anser att även en digital signering bör godtas.

Motionsstopp

För att motionen ska behandlas av årsmötet ska den vara inkommen i rätt tid. När din klubb har motionsstopp framgår av stadgarna, men också i utlysandet av årsmötet ska det anges när sista motionsdag är, och vart de ska skickas. Motioner kan sändas in via såväl vanlig post som e-post. Om motionen sänds in via e-post och motionen ska vara undertecknad i original enligt stadgarna måste originalet även skickas via vanlig post eller överlämnas personligen, motionen ska i dessa fall anses inkommen den dag e-postmeddelandet kom fram.

Behandling av motionerna

När motionen inkommit ska den behandlas av klubbens styrelse. Styrelsen ska fatta beslut om hur man anser att årsmötet ska behandla motionen. Man ska också avge ett yttrande som ger argument för det förslag man lämnar.

Styrelsen kan föreslå mötet att:

  • bifalla motionen, om man tycker att den är bra
  • avslå motionen om man inte tycker förslaget är bra eller hållbart eller genomförbart
  • anse motionen besvarad om det som tas upp i motionen redan görs eller är under arbete
  • lämna motionen utan åtgärd om det som tas upp i motionen ligger utanför klubbens verksamhetsområde eller utanför årsmötets befogenhet

I det fall motionen innehåller flera olika yrkanden, kan styrelsen lämna olika yttranden för varje yrkande. Man kan alltså välja att föreslå styrelsen att bifalla ett yrkande, avslå ett annat och lämna ett tredje utan åtgärd.

Att skriva en motion

Ibland kommer det in motioner till klubbarna, som är skrivna så att det är näst intill omöjligt att förstå vad motionären egentligen vill, och det finns exempel på att motioner inte har tagits upp för att de saknat yrkanden eller på annat sätt inte varit korrekt formulerade. Det är egentligen inte så svårt att skriva en motion som är både korrekt och lättbegriplig. Följa bara följande enkla tips:

  • Rubrik – redan här ska du ange vad motionen handlar om
  • Brödtext – här förklarar du bakgrunden till ditt förslag, och argumenterar för din sak. Som regel vinner du på att formulera dig kort och kärnfullt!
  • Yrkande – motionen ska avslutas med ett konkret förslag, som årsmötet ska kunna säga ja eller nej till.

Exempel

Motion angående utdelning av vinnardiplom

Jyckeortens Kennelklubb började för några år sedan med utdelande av vinnardiplom till ägare av nyblivna champions. Detta är utmärkt, men varför begränsa det till bara utställnings- och lydnadschampion? Även agilitychampions, jaktchampions och andra borde väl uppmärksammas? Och kanske våra duktiga junior handlers?

Det vore också trevligt om diplomutdelningen kunde ske vid årsmötet. På så sätt kanske vi kan få fler årsmötesdeltagare?

Med hänvisning till ovanstående yrkar jag att vinnardiplomen hädanefter utdelas på årsmötet och att årsmötet ger styrelsen i uppdrag att undersöka vilka andra titlar eller utmärkelser som bör uppmärksammas

Jyckebo 080928 / Sara Nordin

Styrelsens yttrande över motionen:

Styrelsen för Jyckeortens kennelklubb delar motionärens åsikt att vinnardiplomet ska tilldels fler än idag. Däremot tycker vi att utdelningen även i fortsättningen ska ske på vår vinnargala i december.

Styrelsen föreslår årsmötet

  • att avslå motionärens första yrkande
  • att bifalla motionärens andra yrkande

Motionen ska vara underskriven av den eller de som står bakom den. Observera att en motion inte automatiskt får större tyngd bara för att den har många underskrifter!

Om en motion mailas eller faxas till styrelsen, måste det ändå skickas ett original per post (man kan naturligtvis lämna originalet personligen också) och på originalet ska samtliga motionärers namnteckning finnas.

På årsmötet

Samtliga motioner, med styrelsens yttrande, ska finnas i årsmöteshandlingarna.

På årsmötet ska alla inkomna motioner behandlas och beslutas om. I det fall flera motioner behandlar samma sak, kan årsmötet välja att behandla dessa i klump. Styrelsens förslag är alltid huvudyrkande, därför lämnas ordet först till styrelsens representant. Därefter får motionären yttra sig, och sedan lämnas ordet fritt, så att alla kan göra sin röst hörd. När argumenten är genomgångna fattar årsmötet beslut.

Om motionären under debatten bestämmer sig för att dra tillbaka motionen ska mötesordförande ställa frågan om någon annan vill väcka motionen.

Enligt gällande stadgar ska års- och fullmäktigemöten arrangeras fysiskt. För de klubbar som önskar ges möjligheten att även 2022 och 2023 arrangera digitalt års- eller fullmäktigemöten.

Se mer information om digitala års- eller fullmäktigemöten här.

Om ni förväntar er ett stormigt årsmöte eller står inför komplicerade beslut kan det vara bra att anlita en van mötesordförande med vana vid årsmötet. Föreningskommittén har tagit fram en lista över personer som har genomgått utbildning ordförandeskap vid årsmöten hos SKK.

Du hittar listan genom att klicka här.

Observera att en extern ordförande kan vilja ha ersättning för sitt uppdrag. En sådan överenskommelse bör göras innan årsmötets genomförande för att undvika missförstånd.

Relaterade dokument